Η παρακολούθηση θέσεων εργασίας για μια πανεπιστημιούπολη και πολλαπλές τοποθεσίες απαιτεί ισχυρή οργάνωση. Ανακαλύψτε σε αυτό το άρθρο συμβουλές και καλές πρακτικές για να βελτιωθείτε κληρονομώντας από την εμπειρία της Urbest.
Ας συνοψίσουμε όλα τα καθήκοντα που σχετίζονται με τη συντήρηση και τις υπηρεσίες που πρέπει να αναλάβει ένας επόπτης για μια πανεπιστημιούπολη:
- Συντήρηση, είτε εσωτερικά είτε με υπεργολάβους
- Καθημερινά αιτήματα από τους καθηγητές, την ασφάλεια ή τη ρεσεψιόν, για παράδειγμα
- Έλεγχοι συμμόρφωσης
- Προγραμματισμός εκδηλώσεων
- Θέσεις εργασίας που σχετίζονται με την πληροφορική για υπολογιστές, οθόνες και άλλα
Στη συνέχεια ξεκινά η πιο κρίσιμη φάση: η αλληλεπίδραση με την ομάδα υπηρεσιών για τη βελτιστοποίηση της κατανομής του φόρτου εργασίας, την απρόσκοπτη παρακολούθηση της προόδου και τη διασφάλιση της έγκαιρης ολοκλήρωσης όλων των εργασιών.
Τελικά, για να είναι αποτελεσματική η διαχείριση των υπηρεσιών μιας πανεπιστημιούπολης, μπορεί κανείς να εξετάσει:
- Ποσοστό εργασιών που επιλύθηκαν
- Χρόνος επίλυσης (από τη στιγμή που προκύπτει ένα έργο μέχρι τη στιγμή που επιλύεται)
- Κόστος των εκτελεσθεισών εργασιών
- Ικανοποίηση των πελατών (στην προκειμένη περίπτωση, των εκπαιδευτικών και των μαθητών)
- Χρόνος απασχόλησης
Με αυτό το πλαίσιο κατά νου, μπορούμε τώρα να εξετάσουμε πολλαπλά προβλήματα που συνήθως εμφανίζονται στην εκπαίδευση, αντικατοπτρίζοντας κάποιες παραλείψεις ή περιθώρια βελτίωσης.
1. Οι αιτούντες υπηρεσίες δεν έχουν ιδέα με ποιον να επικοινωνήσουν
Σε μεγάλες πανεπιστημιουπόλεις, οι φοιτητές και το ακαδημαϊκό και διοικητικό προσωπικό μπορεί να δυσκολεύονται να εντοπίσουν τη σωστή επαφή για την υποβολή ενός αιτήματος εργασίας, είτε αυτό αφορά τη συντήρηση, την υλικοτεχνική υποδομή ή άλλες υπηρεσίες.
Αυτή η αβεβαιότητα συχνά αποθαρρύνει τους ανθρώπους να επικοινωνούν για θέματα ή συνεπάγεται σημαντική απώλεια χρόνου με την αναποτελεσματική επικοινωνία.
➡️ Μια κεντρική συνεργατική εφαρμογή επιτρέπει στους χρήστες να υποβάλλουν τα αιτήματά τους μέσω μιας ενιαίας πύλης, επιλέγοντας την κατάλληλη κατηγορία, εξασφαλίζοντας την άμεση διαβίβαση στην αρμόδια υπηρεσία.
2. Απόκλιση μεταξύ του τι θα έπρεπε να κάνουν οι πάροχοι υπηρεσιών και του τι πραγματικά κάνουν
Οι συμβάσεις με εξωτερικούς παρόχους υπηρεσιών, όπως οι υπηρεσίες συντήρησης ή ασφάλειας, περιλαμβάνουν τακτικές επισκέψεις στο χώρο για την εκτέλεση των εργασιών.
Ωστόσο, ενδέχεται να προκύψουν αποκλίσεις μεταξύ των συμβατικών υποχρεώσεων και της πραγματικότητας, με λιγότερες επισκέψεις από τις αναμενόμενες ή παραβλεπόμενες εργασίες.
➡️ Μια συνεργατική εφαρμογή παρέχει κοινή ορατότητα των προγραμματισμένων εργασιών, επιτρέποντας στους διαχειριστές της πανεπιστημιούπολης και στους παρόχους υπηρεσιών να παρακολουθούν τις προγραμματισμένες παρεμβάσεις, να τεκμηριώνουν την εκτέλεσή τους και να διασφαλίζουν την πλήρη ιχνηλασιμότητα των ενεργειών που αναλαμβάνονται.
3. Υψηλός κύκλος εργασιών και έλλειψη πληροφόρησης σε περίπτωση απουσίας εργαζομένου
Ο τομέας της συντήρησης και των υπηρεσιών στα πανεπιστήμια παρουσιάζει συχνά υψηλή εναλλαγή εργαζομένων. Είναι δύσκολο να βρεθούν καλοί τεχνικοί ή να αντικατασταθεί ένα έμπειρο άτομο που γνωρίζει την πανεπιστημιούπολη.
Η απουσία ή η αποχώρηση ενός βασικού υπαλλήλου μπορεί να έχει ως αποτέλεσμα την απώλεια κρίσιμων πληροφοριών.
➡️ Μια συνεργατική εφαρμογή βοηθά στη διάρθρωση του φόρτου εργασίας, στον καθορισμό σαφών διαδικασιών για τα αιτήματα εξυπηρέτησης και στη δημιουργία αυτοματοποιημένων αναφορών.
Έτσι, ακόμη και σε περιπτώσεις απουσίας, οι επαναλαμβανόμενες εργασίες παρακολουθούνται και οι νέοι υπάλληλοι μπορούν να προσαρμοστούν γρήγορα, αποκτώντας πρόσβαση στο ιστορικό παρεμβάσεων και στις καθιερωμένες διαδικασίες.
4. Πολλαπλές διεπαφές χωρίς ενοποιημένη προβολή ή υπενθυμίσεις
Οι διαχειριστές πανεπιστημιουπόλεων συχνά χρησιμοποιούν πολλαπλά κανάλια επικοινωνίας: ηλεκτρονικά μηνύματα, τηλεφωνήματα, μηνύματα κειμένου, έγγραφα σε χαρτί κ.λπ.
Αυτές οι σπασμένες ροές εργασίας περιπλέκουν την παρακολούθηση εργασιών και την ενοποίηση πληροφοριών.
➡️ Μια συνεργατική εφαρμογή συγκεντρώνει όλα τα αιτήματα, τις προγραμματισμένες εργασίες και τα εκκρεμή ζητήματα σε μια ενιαία τοποθεσία, παρέχοντας μια σαφή επισκόπηση και αυτοματοποιημένες υπενθυμίσεις για να εξασφαλιστεί η αποτελεσματική παρακολούθηση των εκκρεμών ενεργειών.
5. Χρόνος που χάνεται σε περιττές μετακινήσεις στο χώρο του εργοταξίου
Σε μεγάλες πανεπιστημιουπόλεις, οι συχνές μετακινήσεις μεταξύ γραφείων και διαφόρων κτιρίων ή αιθουσών διδασκαλίας μπορεί να οδηγήσουν σε σημαντική απώλεια χρόνου για το τεχνικό προσωπικό.
Μια εφαρμογή για κινητά επιτρέπει στους τεχνικούς να έχουν πρόσβαση στις απαραίτητες πληροφορίες σε πραγματικό χρόνο, να λαμβάνουν άμεσες ειδοποιήσεις για νέα αιτήματα και να τεκμηριώνουν τις παρεμβάσεις τους απευθείας στο πεδίο.
➡️ Η κινητικότητα από τα smartphones μειώνει τις περιττές μετακινήσεις και ενισχύει την επιχειρησιακή αποδοτικότητα.
6. Αβεβαιότητα σχετικά με την ολοκλήρωση της εργασίας
Είναι σημαντικό για τους διαχειριστές της πανεπιστημιούπολης να γνωρίζουν αν τα καθήκοντα που τους έχουν ανατεθεί έχουν ολοκληρωθεί σωστά. Επιπλέον, είναι συχνά χάσιμο χρόνου να κυνηγάτε ανθρώπους για να επιβεβαιώσετε ότι οι εργασίες έχουν γίνει. Ευτυχώς, η τεχνολογία επιτρέπει την παρακολούθηση των εργασιών και τις εξατομικευμένες υπενθυμίσεις.
Μια συνεργατική εφαρμογή με σύστημα διαχείρισης εισιτηρίων επιτρέπει την παρακολούθηση της προόδου κάθε αιτήματος, την ειδοποίηση για ενημερώσεις και τη βεβαιότητα ότι οι εργασίες εκτελούνται σύμφωνα με τις προσδοκίες.
➡️ Το λογισμικό συνεργατικής διαχείρισης εργασιών παρέχει ιχνηλασιμότητα, συγκεκριμένες υπενθυμίσεις και λογοδοσία των εργαζομένων στις εργασίες τους.
7. Ανεπαρκής προετοιμασία για ελέγχους ασφαλείας
Ως χώρος που φιλοξενεί πολλούς ανθρώπους, τα πανεπιστήμια υποβάλλονται σε τακτικούς ελέγχους ασφαλείας.
Η ανεπαρκής προετοιμασία μπορεί να οδηγήσει σε ζητήματα μη συμμόρφωσης που ενδεχομένως να οδηγήσουν σε σοβαρούς περιορισμούς έως και σε κλείσιμο ορισμένων κτιρίων.
Μια συνεργατική εφαρμογή επιτρέπει την ολοκληρωμένη τεκμηρίωση όλων των επιθεωρήσεων και των ενεργειών που πραγματοποιήθηκαν, διευκολύνει την απρόσκοπτη ανταλλαγή των σχετικών πληροφοριών με τους ενδιαφερόμενους φορείς και διασφαλίζει τη σαφή απόδειξη της συμμόρφωσης με τις κανονιστικές απαιτήσεις κατά τη διάρκεια των ελέγχων.
Αυτό διευκολύνει τη διαδικασία και μειώνει το σχετικό άγχος.
➡️ Με την ενσωμάτωση μιας συνεργατικής εφαρμογής, οι διευθυντές πανεπιστημιούπολης μπορούν να βελτιώσουν την επικοινωνία, να βελτιστοποιήσουν τη διαχείριση των υπηρεσιών και να δημιουργήσουν αρχεία των λειτουργιών, συμβάλλοντας σε ένα πιο αποτελεσματικό και καλύτερα οργανωμένο πανεπιστημιακό περιβάλλον.Δείτε ένα παράδειγμα λυκείου που χρησιμοποιεί καθημερινά τη διαχείριση εργασιών.