Organizzazione della manutenzione e dei servizi: Cosa c’è da sapere

Facility Management Hero Image

Tracciare i lavori per un campus e per più sedi richiede una forte organizzazione. Scopri in questo articolo i consigli e le buone pratiche per migliorarti ereditati dall’esperienza di Urbest.

Riassumiamo tutti i compiti relativi alla manutenzione e ai servizi di cui un supervisore deve occuparsi per un campus:

  • Manutenzione, sia interna che con subappaltatori.
  • Richieste quotidiane da parte degli insegnanti, della sicurezza o della reception, ad esempio
  • Controlli di conformità
  • Pianificazione degli eventi
  • Lavori legati all’informatica per computer, schermi e altro

A questo punto inizia la fase più critica: l’interazione con il team di assistenza per ottimizzare la distribuzione del carico di lavoro, tenere traccia dei progressi e garantire che tutti i compiti siano completati in tempo.

In definitiva, per essere efficienti nella gestione dei servizi per un campus, si può guardare a:

  • Percentuale di attività risolte
  • Tempo di risoluzione (tra il momento in cui si presenta un compito e il momento in cui viene risolto)
  • Costo dei lavori eseguiti
  • Soddisfazione del cliente (in questo caso, insegnanti e studenti)
  • Tempo dedicato ai lavori

Tenendo presente questo quadro di riferimento, possiamo ora esaminare i molteplici problemi che si verificano di solito nel campo dell’istruzione, riflettendo alcuni difetti o margini di miglioramento.

1. Chi richiede un servizio non ha idea di chi contattare

Nei campus universitari di grandi dimensioni, gli studenti e il personale accademico e amministrativo possono avere difficoltà a individuare il contatto giusto per inoltrare una richiesta di lavoro, sia essa relativa alla manutenzione, alla logistica o ad altri servizi.

Questa incertezza spesso scoraggia le persone a comunicare sui problemi o implica una significativa perdita di tempo con una comunicazione inefficiente.

➡️ Un’applicazione collaborativa centralizzata consente agli utenti di presentare le proprie richieste attraverso un unico portale, selezionando la categoria appropriata e garantendo la trasmissione diretta al servizio competente.

2. Discrepanza tra ciò che i fornitori di servizi dovrebbero fare e ciò che effettivamente fanno.

I contratti con i fornitori di servizi esterni, come la manutenzione o i servizi di sicurezza, prevedono visite regolari in loco per portare a termine i lavori.

Tuttavia, possono verificarsi discrepanze tra gli obblighi contrattuali e la realtà, con un numero di visite inferiore al previsto o compiti trascurati.

➡️ Un’applicazione collaborativa fornisce una visibilità condivisa delle attività programmate, consentendo ai manager del campus e ai fornitori di servizi di tenere traccia degli interventi pianificati, documentarne l’esecuzione e garantire la completa tracciabilità delle azioni intraprese.

3. Elevato turnover e mancanza di informazioni in caso di assenza di un dipendente

Il settore della manutenzione e dei servizi all’interno delle università è spesso caratterizzato da un elevato turnover dei dipendenti. È difficile trovare tecnici validi o sostituire una persona esperta che conosce il campus.

L’assenza o la partenza di un dipendente chiave può comportare la perdita di informazioni cruciali.

➡️ Un’applicazione collaborativa aiuta a strutturare i carichi di lavoro, a definire processi chiari per le richieste di assistenza e a generare report automatici.

In questo modo, anche in caso di assenza, le attività ricorrenti vengono tracciate e i nuovi dipendenti possono adattarsi rapidamente accedendo agli storici degli interventi e alle procedure stabilite.

4. Interfacce multiple senza una vista consolidata o un promemoria

I responsabili dei campus spesso si destreggiano tra più canali di comunicazione: e-mail, telefonate, messaggi di testo, documenti cartacei, ecc.

Questi flussi di lavoro interrotti complicano il tracciamento delle attività e il consolidamento delle informazioni.

➡️ Un’applicazione collaborativa centralizza tutte le richieste, i lavori programmati e i problemi in sospeso in un’unica posizione, fornendo una panoramica chiara e promemoria automatici per garantire un follow-up efficace delle azioni in sospeso.

5. Tempo perso in inutili spostamenti in loco

Nei campus di grandi dimensioni, i frequenti spostamenti tra le scrivanie e i vari edifici o aule possono comportare una significativa perdita di tempo per il personale tecnico.

Un’applicazione mobile permette ai tecnici di accedere alle informazioni necessarie in tempo reale, di ricevere avvisi istantanei per le nuove richieste e di documentare gli interventi direttamente sul campo.

➡️ La mobilità da smartphone riduce gli spostamenti inutili e migliora l’efficienza operativa.

6. Incertezza sul completamento del compito

Per i manager del campus è fondamentale sapere se i compiti assegnati sono stati portati a termine correttamente. Inoltre, spesso è una perdita di tempo rincorrere le persone per confermare che i compiti sono stati svolti. Fortunatamente, la tecnologia consente di tenere traccia dei compiti e di ricevere promemoria personalizzati.

Un’applicazione collaborativa con un sistema di ticketing consente di tenere traccia dell’avanzamento di ogni richiesta, di ricevere notifiche sugli aggiornamenti e di avere la certezza che i lavori vengano svolti secondo le aspettative.

➡️ Il software di gestione collaborativa delle attività fornisce tracciabilità, promemoria specifici e responsabilità dei lavoratori nei loro compiti.

7. Preparazione insufficiente per gli audit di sicurezza

Essendo un luogo che ospita molte persone, le università sono sottoposte a regolari controlli di sicurezza.

Una preparazione inadeguata può causare problemi di non conformità che possono portare a gravi limitazioni fino alla chiusura di alcuni edifici.

Un’applicazione collaborativa consente di documentare in modo esaustivo tutte le ispezioni e le azioni intraprese, facilita la condivisione delle informazioni rilevanti con gli stakeholder e garantisce una chiara dimostrazione della conformità ai requisiti normativi durante gli audit.

Questo facilita il processo e riduce lo stress associato.

➡️ Integrando un’applicazione collaborativa, i manager dei campus universitari possono migliorare la comunicazione, ottimizzare la gestione dei servizi e produrre archivi delle operazioni, contribuendo a rendere l’ambiente universitario più efficiente e meglio organizzato. Scoprite un esempio di scuola superiore che utilizza quotidianamente la gestione dei compiti.

Scelta del redattore

Risorse gratuite

Ottenete l'accesso a materiali preziosi progettati per migliorare il successo della vostra istituzione. Da e-book informativi e liste di controllo a modelli e infografiche, queste risorse sono state accuratamente curate per fornire indicazioni pratiche, ispirazione e soluzioni per le sfide più comuni che le istituzioni scolastiche devono affrontare. Non perdere l'opportunità di sfruttare questi materiali gratuiti per portare la tua istituzione a nuovi livelli.

Unisciti alle centinaia di organizzazioni che usano Classter per aumentare l'efficienza e semplificare i processi.

La nostra piattaforma rende la gestione di ogni parte del tuo istituto agevole e semplice, aiutandoti a sbloccare il suo pieno potenziale.

Siamo qui per aiutarti a iniziare.

×