Die Verfolgung von Aufträgen für einen Campus und mehrere Standorte erfordert eine starke Organisation. Entdecken Sie in diesem Artikel Tipps und bewährte Verfahren, mit denen Sie sich aus der Erfahrung von Urbest verbessern können.
Lassen Sie uns alle Aufgaben im Zusammenhang mit der Instandhaltung und den Dienstleistungen zusammenfassen, um die sich ein Betreuer für einen Campus kümmern muss:
- Wartung, ob intern oder mit Subunternehmern
- Tägliche Anfragen von Lehrern, Sicherheitsleuten oder der Rezeption, zum Beispiel
- Kontrollen zur Einhaltung der Vorschriften
- Planung von Veranstaltungen
- IT-bezogene Jobs für Computer, Bildschirme und andere
Dann beginnt die kritischste Phase: die Interaktion mit dem Serviceteam, um die Arbeitslast optimal zu verteilen, den Fortschritt nahtlos zu verfolgen und sicherzustellen, dass alle Aufgaben pünktlich erledigt werden.
Letztendlich kann man das Servicemanagement für einen Campus effizient gestalten, indem man es betrachtet:
- Prozentsatz der gelösten Aufgaben
- Zeit zur Lösung (zwischen dem Moment, in dem eine Aufgabe auftaucht, und dem Moment, in dem sie gelöst wird)
- Kosten für erledigte Aufträge
- Kundenzufriedenheit (in diesem Fall: Lehrer und Schüler)
- Für Aufträge aufgewendete Zeit
Mit diesem Rahmen im Hinterkopf können wir nun mehrere Probleme betrachten, die in der Regel im Bildungswesen auftreten und die einige Fehler oder Verbesserungsmöglichkeiten widerspiegeln.
1. Serviceanforderer haben keine Ahnung, an wen sie sich wenden sollen
Auf großen Universitätsgeländen haben Studenten sowie akademisches und administratives Personal oft Schwierigkeiten, den richtigen Ansprechpartner zu finden, um eine Anfrage zu stellen, egal ob es sich um Wartungsarbeiten, Logistik oder andere Dienstleistungen handelt.
Diese Ungewissheit hält die Menschen oft davon ab, über Probleme zu kommunizieren oder bedeutet einen erheblichen Zeitverlust durch ineffiziente Hin- und Her-Kommunikation.
➡️ Eine zentralisierte kollaborative Anwendung ermöglicht es den Benutzern, ihre Anfragen über ein einziges Portal einzureichen, die entsprechende Kategorie auszuwählen und die direkte Weiterleitung an den entsprechenden Dienst sicherzustellen.
2. Diskrepanz zwischen dem, was Dienstleister tun sollten und was sie tatsächlich tun
Verträge mit externen Dienstleistern, wie z.B. Wartungs- oder Sicherheitsdienste, beinhalten regelmäßige Besuche vor Ort, um die Aufgaben zu erledigen.
Es kann jedoch zu Diskrepanzen zwischen den vertraglichen Verpflichtungen und der Realität kommen, wenn weniger Besuche als erwartet stattfinden oder Aufgaben übersehen werden.
➡️ Eine kollaborative Anwendung bietet eine gemeinsame Sicht auf geplante Aufgaben, so dass Campusmanager und Dienstleister geplante Maßnahmen verfolgen, ihre Ausführung dokumentieren und eine vollständige Rückverfolgbarkeit der durchgeführten Aktionen sicherstellen können.
3. Hohe Fluktuation und Informationsmangel bei Abwesenheit eines Mitarbeiters
Der Wartungs- und Servicesektor an Universitäten ist oft von einer hohen Mitarbeiterfluktuation betroffen. Es ist schwer, gute Techniker zu finden oder eine erfahrene Person zu ersetzen, die den Campus kennt.
Die Abwesenheit oder das Ausscheiden eines wichtigen Mitarbeiters kann zum Verlust von wichtigen Informationen führen.
➡️ Eine kollaborative Anwendung hilft bei der Strukturierung des Arbeitsaufkommens, der Definition klarer Prozesse für Serviceanfragen und der Erstellung automatisierter Berichte.
So werden auch bei Abwesenheit wiederkehrende Aufgaben nachverfolgt, und neue Mitarbeiter können sich schnell anpassen, indem sie auf Interventionshistorien und etablierte Verfahren zugreifen.
4. Mehrere Schnittstellen ohne konsolidierte Ansicht oder Erinnerungsfunktion
Campus Manager jonglieren oft zwischen mehreren Kommunikationskanälen: E-Mails, Telefonanrufe, Textnachrichten, Papierdokumente usw.
Diese unterbrochenen Arbeitsabläufe erschweren die Verfolgung von Aufgaben und die Konsolidierung von Informationen.
➡️ Eine kollaborative Anwendung zentralisiert alle Anfragen, geplanten Aufträge und ausstehenden Probleme an einem einzigen Ort und bietet einen klaren Überblick und automatische Erinnerungen, um eine effektive Nachverfolgung ausstehender Aktionen zu gewährleisten.
5. Zeitverlust durch unnötige Bewegungen vor Ort
Auf großen Campusgeländen kann der häufige Wechsel zwischen Schreibtischen und verschiedenen Gebäuden oder Klassenzimmern zu einem erheblichen Zeitverlust für das technische Personal führen.
Mit einer mobilen Anwendung können Techniker in Echtzeit auf die notwendigen Informationen zugreifen, sofortige Benachrichtigungen über neue Anfragen erhalten und ihre Eingriffe direkt vor Ort dokumentieren.
➡️ Die Mobilität über Smartphones reduziert unnötige Reisen und erhöht die betriebliche Effizienz.
6. Ungewissheit über die Erledigung der Aufgabe
Für die Campus-Manager ist es wichtig zu wissen, ob die zugewiesenen Aufgaben ordnungsgemäß erledigt wurden. Außerdem ist es oft eine Zeitverschwendung, den Leuten hinterherzulaufen, um zu bestätigen, dass die Aufgaben erledigt wurden. Zum Glück ermöglicht die Technologie die Verfolgung von Aufgaben und personalisierte Erinnerungen.
Eine kollaborative Anwendung mit einem Ticketingsystem ermöglicht die Verfolgung des Fortschritts jeder Anfrage, Benachrichtigungen über Aktualisierungen und die Gewissheit, dass die Aufträge entsprechend den Erwartungen ausgeführt werden.
➡️ Software für das kollaborative Aufgabenmanagement sorgt für Nachvollziehbarkeit, spezifische Erinnerungen und Verantwortlichkeit der Mitarbeiter für ihre Aufgaben.
7. Unzureichende Vorbereitung auf Sicherheitsaudits
Als Ort, an dem sich viele Menschen aufhalten, werden Universitäten regelmäßig Sicherheitsaudits unterzogen.
Eine unzureichende Vorbereitung kann dazu führen, dass die Vorschriften nicht eingehalten werden, was zu erheblichen Einschränkungen bis hin zur Schließung einiger Gebäude führen kann.
Eine kollaborative Anwendung ermöglicht eine umfassende Dokumentation aller Inspektionen und ergriffenen Maßnahmen, erleichtert den nahtlosen Austausch relevanter Informationen mit den Beteiligten und stellt sicher, dass die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften bei Audits eindeutig nachgewiesen werden kann.
Dies erleichtert den Prozess und reduziert den damit verbundenen Stress.
➡️ Durch die Integration einer kollaborativen Anwendung können Universitätsmanager die Kommunikation verbessern, das Servicemanagement optimieren und Betriebsarchive erstellen, was zu einer effizienteren und besser organisierten Universitätsumgebung beiträgt. Sehen Sie sich ein Beispiel für eine High School an, die täglich Aufgaben verwaltet.