El seguimiento de los trabajos para un campus y múltiples sedes requiere una organización sólida. Descubre en este artículo consejos y buenas prácticas para mejorar heredados de la experiencia Urbest.
Vamos a resumir todas las tareas relacionadas con el mantenimiento y los servicios de las que debe ocuparse un supervisor de un campus:
- Mantenimiento, ya sea interno o con subcontratistas
- Peticiones diarias de los profesores, la seguridad o la recepción, por ejemplo
- Controles de conformidad
- Planificación de eventos
- Trabajos relacionados con la informática para ordenadores, pantallas y otros
Entonces comienza la fase más crítica: interactuar con el equipo de servicio para optimizar la distribución de la carga de trabajo, realizar un seguimiento perfecto del progreso y garantizar que todas las tareas se completan a tiempo.
En última instancia, para ser eficiente en la gestión de los servicios de un campus, se puede tener en cuenta:
- Porcentaje de tareas resueltas
- Tiempo para resolver (entre el momento en que surge una tarea y el momento en que se resuelve)
- Coste de los trabajos realizados
- Satisfacción del cliente (en este caso, profesores y alumnos)
- Tiempo dedicado a los trabajos
Con este marco en mente, ahora podemos examinar múltiples problemas que suelen darse en la educación, reflejando algunos defectos o posibilidades de mejora.
1. Los solicitantes de servicios no tienen ni idea de a quién dirigirse
En los grandes campus universitarios, los estudiantes y el personal académico y administrativo pueden tener dificultades para identificar el contacto correcto para plantear una solicitud de trabajo, ya se refiera a mantenimiento, logística u otros servicios.
Esta incertidumbre a menudo disuade a la gente de comunicarse sobre los problemas o implica una pérdida de tiempo significativa con una comunicación ineficaz de ida y vuelta.
➡️ Una aplicación colaborativa centralizada permite a los usuarios enviar sus solicitudes a través de un portal único, seleccionando la categoría adecuada, lo que garantiza la transmisión directa al servicio pertinente.
2. Discrepancia entre lo que deberían hacer los proveedores de servicios y lo que realmente hacen
Los contratos con proveedores de servicios externos, como servicios de mantenimiento o seguridad, implican visitas periódicas a las instalaciones para realizar los trabajos.
Sin embargo, pueden surgir discrepancias entre las obligaciones contractuales y la realidad, con menos visitas de las esperadas o tareas pasadas por alto.
➡️ Una aplicación colaborativa proporciona visibilidad compartida de las tareas programadas, lo que permite a los gestores del campus y a los proveedores de servicios hacer un seguimiento de las intervenciones planificadas, documentar su ejecución y garantizar la trazabilidad completa de las acciones realizadas.
3. Alta rotación y falta de información en ausencia de un empleado
El sector de mantenimiento y servicios de las universidades experimenta a menudo una elevada rotación de personal. Es difícil encontrar buenos técnicos o sustituir a una persona con experiencia que conozca el campus.
La ausencia o marcha de un empleado clave puede provocar la pérdida de información crucial.
➡️ Una aplicación colaborativa ayuda a estructurar las cargas de trabajo, definir procesos claros para las solicitudes de servicio y generar informes automatizados.
Así, incluso en casos de ausencia, se hace un seguimiento de las tareas recurrentes, y los nuevos empleados pueden adaptarse rápidamente accediendo a los historiales de intervención y a los procedimientos establecidos.
4. Múltiples interfaces sin una vista consolidada ni recordatorios
Los gestores de campus a menudo hacen malabarismos entre múltiples canales de comunicación: correos electrónicos, llamadas telefónicas, mensajes de texto, documentos en papel, etc.
Estos flujos de trabajo rotos complican el seguimiento de las tareas y la consolidación de la información.
➡️ Una aplicación colaborativa centraliza todas las solicitudes, trabajos programados y asuntos pendientes en una única ubicación, proporcionando una visión clara y recordatorios automatizados para garantizar un seguimiento eficaz de las acciones pendientes.
5. Tiempo perdido en desplazamientos innecesarios in situ
En los grandes campus, los frecuentes desplazamientos entre los pupitres y los distintos edificios o aulas pueden suponer una importante pérdida de tiempo para el personal técnico.
Una aplicación móvil permite a los técnicos acceder a la información necesaria en tiempo real, recibir alertas instantáneas de nuevas solicitudes y documentar sus intervenciones directamente sobre el terreno.
➡️ La movilidad desde los teléfonos inteligentes reduce los desplazamientos innecesarios y mejora la eficacia operativa.
6. Incertidumbre sobre la finalización de la tarea
Para los responsables del campus es esencial saber si las tareas asignadas se han realizado correctamente. Además, a menudo es una pérdida de tiempo perseguir a la gente para confirmar que los trabajos se han hecho. Afortunadamente, la tecnología permite el seguimiento de las tareas y los recordatorios personalizados.
Una aplicación colaborativa con un sistema de tickets permite seguir el progreso de cada solicitud, recibir notificaciones de las actualizaciones y tener la seguridad de que los trabajos se llevan a cabo de acuerdo con las expectativas.
➡️ El software de gestión de tareas colaborativas proporciona trazabilidad, recordatorios específicos y responsabilidad de los trabajadores en sus tareas.
7. Preparación insuficiente para las auditorías de seguridad
Como lugar que acoge a mucha gente, las universidades se someten regularmente a auditorías de seguridad.
Una preparación inadecuada puede dar lugar a problemas de incumplimiento que pueden acarrear graves limitaciones, hasta el cierre de algunos edificios.
Una aplicación colaborativa permite documentar exhaustivamente todas las inspecciones y medidas adoptadas, facilita el intercambio fluido de información relevante con las partes interesadas y garantiza una demostración clara del cumplimiento de los requisitos normativos durante las auditorías.
Esto facilita el proceso y reduce el estrés asociado.
➡️ Integrando una aplicación colaborativa, los gestores del campus universitario pueden mejorar la comunicación, optimizar la gestión de los servicios y producir archivos de las operaciones, contribuyendo a un entorno universitario más eficaz y mejor organizado.Consulta un ejemplo de instituto que utiliza la gestión diaria de tareas.