Organización del Mantenimiento y los Servicios: Lo que debes saber

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El seguimiento de los trabajos para un campus y múltiples sedes requiere una organización sólida. Descubre en este artículo consejos y buenas prácticas para mejorar heredados de la experiencia Urbest.

Vamos a resumir todas las tareas relacionadas con el mantenimiento y los servicios de las que debe ocuparse un supervisor de un campus:

  • Mantenimiento, ya sea interno o con subcontratistas
  • Peticiones diarias de los profesores, la seguridad o la recepción, por ejemplo
  • Controles de conformidad
  • Planificación de eventos
  • Trabajos relacionados con la informática para ordenadores, pantallas y otros

Entonces comienza la fase más crítica: interactuar con el equipo de servicio para optimizar la distribución de la carga de trabajo, realizar un seguimiento perfecto del progreso y garantizar que todas las tareas se completan a tiempo.

En última instancia, para ser eficiente en la gestión de los servicios de un campus, se puede tener en cuenta:

  • Porcentaje de tareas resueltas
  • Tiempo para resolver (entre el momento en que surge una tarea y el momento en que se resuelve)
  • Coste de los trabajos realizados
  • Satisfacción del cliente (en este caso, profesores y alumnos)
  • Tiempo dedicado a los trabajos

Con este marco en mente, ahora podemos examinar múltiples problemas que suelen darse en la educación, reflejando algunos defectos o posibilidades de mejora.

1. Los solicitantes de servicios no tienen ni idea de a quién dirigirse

En los grandes campus universitarios, los estudiantes y el personal académico y administrativo pueden tener dificultades para identificar el contacto correcto para plantear una solicitud de trabajo, ya se refiera a mantenimiento, logística u otros servicios.

Esta incertidumbre a menudo disuade a la gente de comunicarse sobre los problemas o implica una pérdida de tiempo significativa con una comunicación ineficaz de ida y vuelta.

➡️ Una aplicación colaborativa centralizada permite a los usuarios enviar sus solicitudes a través de un portal único, seleccionando la categoría adecuada, lo que garantiza la transmisión directa al servicio pertinente.

2. Discrepancia entre lo que deberían hacer los proveedores de servicios y lo que realmente hacen

Los contratos con proveedores de servicios externos, como servicios de mantenimiento o seguridad, implican visitas periódicas a las instalaciones para realizar los trabajos.

Sin embargo, pueden surgir discrepancias entre las obligaciones contractuales y la realidad, con menos visitas de las esperadas o tareas pasadas por alto.

➡️ Una aplicación colaborativa proporciona visibilidad compartida de las tareas programadas, lo que permite a los gestores del campus y a los proveedores de servicios hacer un seguimiento de las intervenciones planificadas, documentar su ejecución y garantizar la trazabilidad completa de las acciones realizadas.

3. Alta rotación y falta de información en ausencia de un empleado

El sector de mantenimiento y servicios de las universidades experimenta a menudo una elevada rotación de personal. Es difícil encontrar buenos técnicos o sustituir a una persona con experiencia que conozca el campus.

La ausencia o marcha de un empleado clave puede provocar la pérdida de información crucial.

➡️ Una aplicación colaborativa ayuda a estructurar las cargas de trabajo, definir procesos claros para las solicitudes de servicio y generar informes automatizados.

Así, incluso en casos de ausencia, se hace un seguimiento de las tareas recurrentes, y los nuevos empleados pueden adaptarse rápidamente accediendo a los historiales de intervención y a los procedimientos establecidos.

4. Múltiples interfaces sin una vista consolidada ni recordatorios

Los gestores de campus a menudo hacen malabarismos entre múltiples canales de comunicación: correos electrónicos, llamadas telefónicas, mensajes de texto, documentos en papel, etc.

Estos flujos de trabajo rotos complican el seguimiento de las tareas y la consolidación de la información.

➡️ Una aplicación colaborativa centraliza todas las solicitudes, trabajos programados y asuntos pendientes en una única ubicación, proporcionando una visión clara y recordatorios automatizados para garantizar un seguimiento eficaz de las acciones pendientes.

5. Tiempo perdido en desplazamientos innecesarios in situ

En los grandes campus, los frecuentes desplazamientos entre los pupitres y los distintos edificios o aulas pueden suponer una importante pérdida de tiempo para el personal técnico.

Una aplicación móvil permite a los técnicos acceder a la información necesaria en tiempo real, recibir alertas instantáneas de nuevas solicitudes y documentar sus intervenciones directamente sobre el terreno.

➡️ La movilidad desde los teléfonos inteligentes reduce los desplazamientos innecesarios y mejora la eficacia operativa.

6. Incertidumbre sobre la finalización de la tarea

Para los responsables del campus es esencial saber si las tareas asignadas se han realizado correctamente. Además, a menudo es una pérdida de tiempo perseguir a la gente para confirmar que los trabajos se han hecho. Afortunadamente, la tecnología permite el seguimiento de las tareas y los recordatorios personalizados.

Una aplicación colaborativa con un sistema de tickets permite seguir el progreso de cada solicitud, recibir notificaciones de las actualizaciones y tener la seguridad de que los trabajos se llevan a cabo de acuerdo con las expectativas.

➡️ El software de gestión de tareas colaborativas proporciona trazabilidad, recordatorios específicos y responsabilidad de los trabajadores en sus tareas.

7. Preparación insuficiente para las auditorías de seguridad

Como lugar que acoge a mucha gente, las universidades se someten regularmente a auditorías de seguridad.

Una preparación inadecuada puede dar lugar a problemas de incumplimiento que pueden acarrear graves limitaciones, hasta el cierre de algunos edificios.

Una aplicación colaborativa permite documentar exhaustivamente todas las inspecciones y medidas adoptadas, facilita el intercambio fluido de información relevante con las partes interesadas y garantiza una demostración clara del cumplimiento de los requisitos normativos durante las auditorías.

Esto facilita el proceso y reduce el estrés asociado.

➡️ Integrando una aplicación colaborativa, los gestores del campus universitario pueden mejorar la comunicación, optimizar la gestión de los servicios y producir archivos de las operaciones, contribuyendo a un entorno universitario más eficaz y mejor organizado.Consulta un ejemplo de instituto que utiliza la gestión diaria de tareas.

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