يتطلب تتبع الوظائف لحرم جامعي ومواقع متعددة تنظيمًا قويًا. اكتشف في هذه المقالة نصائح وممارسات جيدة لتحسين نفسك الموروثة من تجربة Urbest.
دعونا نلخص جميع المهام المتعلقة بالصيانة والخدمات التي يتعين على المشرف الاعتناء بها في الحرم الجامعي:
- الصيانة، سواء كانت صيانة داخلية أو مع مقاولين من الباطن
- الطلبات اليومية من المعلمين أو الأمن أو مكتب الاستقبال، على سبيل المثال
- عمليات التحقق من الامتثال
- تخطيط الفعاليات
- الوظائف المتعلقة بتكنولوجيا المعلومات لأجهزة الكمبيوتر والشاشات وغيرها
ثم تبدأ بعد ذلك المرحلة الأكثر أهمية: التفاعل مع فريق الخدمة لتحسين توزيع عبء العمل وتتبع التقدم بسلاسة وضمان إنجاز جميع المهام في الوقت المحدد.
في نهاية المطاف، لكي تكون إدارة الخدمات في الحرم الجامعي فعّالة، يمكن للمرء أن ينظر إلى:
- النسبة المئوية للمهام التي تم حلها
- وقت الحل (بين لحظة ظهور المهمة ولحظة حلها)
- تكلفة الوظائف المنجزة
- رضا العملاء (في هذه الحالة، المعلمون والطلاب)
- الوقت المستغرق في الوظائف
مع وضع هذا الإطار في الاعتبار، يمكننا الآن النظر إلى المشاكل المتعددة التي تحدث عادةً في التعليم، والتي تعكس بعض أوجه القصور أو مجالاً للتحسين.
1. ليس لدى طالبي الخدمة أي فكرة عن الجهة التي يجب الاتصال بها
في حرم الجامعات الكبيرة، قد يواجه الطلاب والموظفون الأكاديميون والإداريون صعوبة في تحديد جهة الاتصال الصحيحة لرفع طلب وظيفي، سواء كان يتعلق بالصيانة أو الخدمات اللوجستية أو غيرها من الخدمات.
هذا الغموض غالبًا ما يثني الناس عن التواصل بشأن المشكلات أو ينطوي على ضياع وقت كبير في التواصل غير الفعال ذهابًا وإيابًا.
➡️ يتيح التطبيق التعاوني المركزي التعاوني للمستخدمين تقديم طلباتهم من خلال بوابة واحدة، واختيار الفئة المناسبة، مما يضمن إرسالها مباشرة إلى الخدمة ذات الصلة.
2. التناقض بين ما ينبغي أن يفعله مقدمو الخدمات وما يفعلونه بالفعل
تتضمن العقود المبرمة مع مقدمي الخدمات الخارجيين، مثل خدمات الصيانة أو خدمات الأمن، زيارات منتظمة للموقع لإنجاز المهام.
ومع ذلك، قد تنشأ بعض التناقضات بين الالتزامات التعاقدية والواقع، مع وجود عدد زيارات أقل من المتوقع أو مهام تم تجاهلها.
➡️ يوفر التطبيق التعاوني رؤية مشتركة للمهام المجدولة، مما يمكّن مديري الحرم الجامعي ومقدمي الخدمات من تتبع التدخلات المخطط لها وتوثيق تنفيذها وضمان التتبع الكامل للإجراءات المتخذة.
3. ارتفاع معدل دوران الموظفين ونقص المعلومات في غياب الموظف
غالباً ما يعاني قطاع الصيانة والخدمات داخل الجامعات من ارتفاع معدل دوران الموظفين. فمن الصعب العثور على فنيين جيدين أو استبدال موظفين ذوي خبرة ومعرفة بالحرم الجامعي.
قد يؤدي غياب أو مغادرة أحد الموظفين الرئيسيين إلى فقدان معلومات مهمة.
➡️ يساعد التطبيق التعاوني في تنظيم أعباء العمل وتحديد عمليات واضحة لطلبات الخدمة وإنشاء تقارير آلية.
وبالتالي، حتى في حالات الغياب، يتم تتبع المهام المتكررة، ويمكن للموظفين الجدد التكيف بسرعة من خلال الوصول إلى سجلات التدخل والإجراءات المعمول بها.
4. واجهات متعددة بدون عرض موحد أو تذكيرات
غالبًا ما يتنقل مديرو الحرم الجامعي بين قنوات اتصال متعددة: رسائل البريد الإلكتروني، والمكالمات الهاتفية، والرسائل النصية، والمستندات الورقية، وما إلى ذلك.
تؤدي عمليات سير العمل المعطلة هذه إلى تعقيد تتبع المهام وتوحيد المعلومات.
➡️ يقوم التطبيق التعاوني بتركيز جميع الطلبات والمهام المجدولة والمشكلات المعلقة في موقع واحد، مما يوفر نظرة عامة واضحة وتذكيرات آلية لضمان المتابعة الفعالة للإجراءات المعلقة.
5. الوقت الضائع في التحركات غير الضرورية في الموقع
في الحرم الجامعي الكبير، يمكن أن يؤدي التنقل المتكرر بين المكاتب والمباني أو الفصول الدراسية المختلفة إلى ضياع وقت كبير على الموظفين الفنيين.
يسمح تطبيق الهاتف المحمول للفنيين بالوصول إلى المعلومات الضرورية في الوقت الفعلي، وتلقي تنبيهات فورية للطلبات الجديدة، وتوثيق تدخلاتهم مباشرةً في الميدان.
➡️ يقلل التنقل من الهواتف الذكية من التنقل غير الضروري ويعزز الكفاءة التشغيلية.
6. عدم اليقين بشأن إكمال المهمة
من الضروري أن يعرف مديرو المجمّع ما إذا كانت المهام الموكلة إليهم قد أُنجزت بشكل صحيح. بالإضافة إلى ذلك، غالباً ما تكون مطاردة الأشخاص لتأكيد إنجاز المهام مضيعة للوقت. لحسن الحظ، تتيح التكنولوجيا تتبع المهام والتذكير المخصص.
يتيح التطبيق التعاوني مع نظام التذاكر إمكانية تتبع تقدم كل طلب، وإشعارات بالتحديثات، والثقة في أن المهام يتم تنفيذها وفقًا للتوقعات.
➡️ يوفر برنامج إدارة المهام التعاونية إمكانية التتبع والتذكير المحدد والمساءلة للعاملين في وظائفهم.
7. عدم كفاية التحضير لعمليات التدقيق الأمني
كمكان يستضيف الكثير من الأشخاص، تخضع الجامعات لعمليات تدقيق أمني منتظمة.
يمكن أن يؤدي عدم الاستعداد الكافي إلى مشاكل عدم الامتثال التي قد تؤدي إلى قيود شديدة قد تصل إلى إغلاق بعض المباني.
يتيح التطبيق التعاوني التوثيق الشامل لجميع عمليات التفتيش والإجراءات المتخذة، ويسهل المشاركة السلسة للمعلومات ذات الصلة مع أصحاب المصلحة، ويضمن إثباتًا واضحًا للامتثال للمتطلبات التنظيمية أثناء عمليات التدقيق.
وهذا يسهل العملية ويقلل من التوتر المصاحب لها.
➡️ من خلال دمج تطبيق تعاوني، يمكن لمديري الحرم الجامعي تحسين التواصل، وتحسين إدارة الخدمات، وإنتاج أرشيفات للعمليات، مما يساهم في بيئة جامعية أكثر كفاءة وأفضل تنظيماً.راجع مثالاً على استخدام المدرسة الثانوية لإدارة المهام يومياً.