Organisation de la maintenance et des services : Ce qu’il faut savoir

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Le suivi des emplois pour un campus et plusieurs sites nécessite une organisation solide. Découvrez dans cet article des conseils et des bonnes pratiques pour vous améliorer, hérités de l ‘expérience Urbest.

Résumons toutes les tâches liées à la maintenance et aux services dont un superviseur doit s’occuper pour un campus :

  • la maintenance, qu’elle soit assurée en interne ou par des sous-traitants
  • Demandes quotidiennes des enseignants, de la sécurité ou de la réception, par exemple
  • Contrôles de conformité
  • Planification d’événements
  • Emplois liés à l’informatique pour les ordinateurs, les écrans et autres

Commence alors la phase la plus critique : l’interaction avec l’équipe de service pour optimiser la répartition de la charge de travail, suivre les progrès de manière transparente et veiller à ce que toutes les tâches soient accomplies dans les délais impartis.

En fin de compte, pour être efficace dans la gestion des services d’un campus, il faut tenir compte de ce qui suit :

  • Pourcentage de tâches résolues
  • Temps de résolution (entre le moment où une tâche se présente et le moment où elle est résolue)
  • Coût des travaux effectués
  • Satisfaction des clients (dans ce cas, les enseignants et les étudiants)
  • Temps consacré aux emplois

En gardant ce cadre à l’esprit, nous pouvons maintenant examiner les multiples problèmes qui se posent habituellement dans l’éducation et qui reflètent certaines défaillances ou marges d’amélioration.

1. Les demandeurs de services ne savent pas à qui s’adresser

Sur les grands campus universitaires, les étudiants et le personnel académique et administratif peuvent avoir du mal à identifier le bon contact pour formuler une demande de travail, qu’il s’agisse de maintenance, de logistique ou d’autres services.

Cette incertitude décourage souvent les gens de communiquer sur les problèmes ou implique une perte de temps considérable en raison d’une communication inefficace en va-et-vient.

➡️ Une application collaborative centralisée permet aux utilisateurs de soumettre leurs demandes via un portail unique, en sélectionnant la catégorie appropriée, assurant ainsi une transmission directe au service concerné.

2. Divergence entre ce que les prestataires de services devraient faire et ce qu’ils font réellement

Les contrats avec des prestataires de services externes, tels que les services de maintenance ou de sécurité, impliquent des visites régulières sur le site pour que les travaux soient effectués.

Cependant, des divergences peuvent apparaître entre les obligations contractuelles et la réalité, avec moins de visites que prévu ou des tâches négligées.

➡️ Une application collaborative offre une visibilité partagée des tâches programmées, permettant aux gestionnaires de campus et aux prestataires de services de suivre les interventions planifiées, de documenter leur exécution et d’assurer une traçabilité complète des actions entreprises.

3. Taux de rotation élevé et manque d’information en l’absence d’un employé

Le secteur de la maintenance et des services au sein des universités connaît souvent une forte rotation du personnel. Il est difficile de trouver de bons techniciens ou de remplacer une personne expérimentée qui connaît le campus.

L’absence ou le départ d’un employé clé peut entraîner la perte d’informations cruciales.

➡️ Une application collaborative permet de structurer les charges de travail, de définir des processus clairs pour les demandes de service et de générer des rapports automatisés.

Ainsi, même en cas d’absence, les tâches récurrentes sont suivies et les nouveaux employés peuvent s’adapter rapidement en accédant à l’historique des interventions et aux procédures établies.

4. Interfaces multiples sans vue consolidée ni rappels

Les gestionnaires de campus jonglent souvent entre plusieurs canaux de communication : courriels, appels téléphoniques, messages textuels, documents papier, etc.

Ces flux de travail interrompus compliquent le suivi des tâches et la consolidation des informations.

➡️ Une application collaborative centralise toutes les demandes, les travaux programmés et les problèmes en suspens en un seul endroit, offrant une vue d’ensemble claire et des rappels automatisés pour assurer un suivi efficace des actions en cours.

5. Temps perdu en déplacements inutiles sur le site

Sur les grands campus, les déplacements fréquents entre les bureaux et les différents bâtiments ou salles de classe peuvent entraîner une perte de temps importante pour le personnel technique.

Une application mobile permet aux techniciens d’accéder aux informations nécessaires en temps réel, de recevoir des alertes instantanées pour les nouvelles demandes et de documenter leurs interventions directement sur le terrain.

➡️ La mobilité à partir des smartphones réduit les déplacements inutiles et améliore l’efficacité opérationnelle.

6. Incertitude quant à l’achèvement de la tâche

Il est essentiel pour les gestionnaires de campus de savoir si les tâches assignées ont été correctement accomplies. En outre, c’est souvent une perte de temps que de courir après les gens pour confirmer que les tâches ont été accomplies. Heureusement, la technologie permet un suivi des tâches et des rappels personnalisés.

Une application collaborative dotée d’un système de billetterie permet de suivre l’avancement de chaque demande, de notifier les mises à jour et de s’assurer que les travaux sont exécutés conformément aux attentes.

➡️ Les logiciels de gestion collaborative des tâches assurent la traçabilité, des rappels spécifiques et la responsabilisation des travailleurs dans leur travail.

7. Préparation insuffisante aux audits de sécurité

En tant que lieu accueillant un grand nombre de personnes, les universités font l’objet d’audits de sécurité réguliers.

Une préparation inadéquate peut entraîner des problèmes de non-conformité pouvant conduire à des contraintes sévères allant jusqu’à la fermeture de certains bâtiments.

Une application collaborative permet une documentation complète de toutes les inspections et des mesures prises, facilite le partage transparent des informations pertinentes avec les parties prenantes et garantit une démonstration claire de la conformité aux exigences réglementaires lors des audits.

Cela facilite le processus et réduit le stress qui y est associé.

➡️ En intégrant une application collaborative, les gestionnaires de campus universitaires peuvent améliorer la communication, optimiser la gestion des services et produire des archives des opérations, contribuant ainsi à un environnement universitaire plus efficace et mieux organisé.

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