تعني أتمتة سير العمل في التعليم العالي استخدام الأدوات والأنظمة الرقمية لتبسيط المهام المتكررة واليدوية. ويشمل ذلك معالجة عمليات القبول، وجدولة الفصول الدراسية، والتواصل مع الطلاب، ووضع الدرجات. فبدلاً من الاعتماد على جداول البيانات أو النماذج الورقية أو سلاسل رسائل البريد الإلكتروني التي لا تنتهي، يمكن للجامعات إنشاء تدفقات عمل قائمة على القواعد تعمل تلقائياً في الخلفية. وهذا لا يوفر الوقت فحسب، بل يحسن الدقة ويمنح الموظفين حرية أكبر في التركيز على مشاركة الطلاب الهادفة.
غالباً ما تؤدي العمليات اليدوية إلى التأخير والأخطاء والإحباط لجميع المعنيين. في عالم اليوم الرقمي، لا يوجد سبب يدعو المؤسسات إلى التعامل مع أنظمة مبعثرة أو أعمال إدارية متكررة أو عمليات قديمة تبطئ من سير العمل. في هذه المقالة، سنرشدك في هذه المقالة إلى دليل تفصيلي لبدء أتمتة سير العمل في التعليم العالي. بدءًا من تحديد الاختناقات الحالية إلى اختيار الأدوات المناسبة، تم تصميم كل قسم لمساعدتك في بناء عمليات سير عمل أكثر ذكاءً وكفاءةً تعمل على تحسين تجربة الموظفين والطلاب على حد سواء. سواء كنت قد بدأت للتو أو تتطلع إلى التوسع، يوجد هنا ما يناسب كل مؤسسة مستعدة لتبني أنظمة أكثر ذكاءً.
الخطوة 1: تحديد مهام سير العمل اليدوية التي تبطئ مؤسستك
قبل أن تتمكن من أتمتة أي شيء، عليك أن تعرف ما الذي يعيق مؤسستك بالفعل. تعمل العديد من الجامعات بمزيج من العمليات الرقمية واليدوية، وعلى الرغم من أن ذلك قد يبدو قابلاً للإدارة، إلا أنه غالباً ما يؤدي إلى أوجه قصور تستهلك الوقت والإنتاجية بهدوء.
العمليات اليدوية الشائعة التي تسبب الاختناقات
- القبول والنماذج الورقية
- تأهيل الطالب يدوياً
- الاتصالات الداخلية التي تعتمد على البريد الإلكتروني
- الجدولة والجدولة الزمنية المستندة إلى جداول البيانات
هذه الأنواع من العمليات لا تستغرق وقتًا أطول فحسب، بل هي أيضًا أكثر عرضة للخطأ البشري والمعلومات المفقودة والتناوب غير الضروري بين الفرق.
علامات احتياج العملية إلى الأتمتة
- المهام المتكررة
- ارتفاع معدلات الخطأ
- أوقات الموافقة الطويلة
- شكاوى الموظفين
- عدم وضوح الرؤية في الوقت الحقيقي
الخطوة 2: رسم خريطة لعملياتك الحالية
والآن بعد أن حددت المجالات الرئيسية التي تواجه فيها مؤسستك تحديات، فإن الخطوة التالية هي تقسيم تلك العمليات بالتفصيل. يمنحك تخطيط سير عملك الحالي فهمًا واضحًا لكيفية انتقال المهام من البداية إلى النهاية ويساعدك على اكتشاف أوجه القصور أو الاختناقات.
نقطة البداية والنهاية
وهذا يعني تحديد المكان الذي تبدأ فيه العملية بالضبط وما يمثل اكتمالها. توفر معرفة نقطتي البداية والنهاية نطاقًا واضحًا لسير العمل الذي تريد تحليله.
الخطوات المتضمنة
هنا، يمكنك تقسيم العملية إلى كل إجراء فردي يحدث بين نقطتي البداية والنهاية. يساعدك هذا على رؤية تسلسل المهام والقرارات والتفاعلات اللازمة لإكمال سير العمل.
الأشخاص/الإدارات المسؤولة
من المهم تحديد المشاركين في كل مرحلة من مراحل العملية. ويشمل ذلك الإدارات أو الفرق أو الأفراد المسؤولين عن إكمال مهام محددة أو اتخاذ القرارات. يساعد توضيح الأدوار على منع الالتباس ويضمن المساءلة في جميع مراحل سير العمل.
الأدوات/الأنظمة المستخدمة حاليًا
يتضمن ذلك إدراج جميع البرامج أو المنصات أو قنوات الاتصال التي تدعم العملية. إن معرفة الأدوات المستخدمة حاليًا يسلط الضوء على الأماكن التي قد تكون هناك حاجة إلى عمليات التكامل أو الترقيات ويساعدك على فهم كيفية تدفق المعلومات بين الأنظمة. كما أنه يكشف أيضاً عن أي حلول يدوية أو جهود مكررة يمكن أن تلغيها الأتمتة.
الخطوة 3: اختر الأدوات المناسبة للأتمتة
بمجرد تخطيط مهام سير العمل الخاصة بك، فإن الخطوة التالية هي اختيار الأدوات المناسبة لأتمتتها. يمكن للمنصة المناسبة أن تنجح جهودك في الأتمتة أو تفسدها، لذا إليك ما يجب أن تبحث عنه:
- التكامل مع SIS، ونظام إدارة التعلم الآلي وإدارة علاقات العملاء
يجب أن تتصل أداة الأتمتة الخاصة بك بسلاسة معنظام معلومات الطلاب (SIS) ونظام إدارة التعلم (LMS) ومنصة إدارة علاقات العملاء (CRM). يضمن ذلك تدفق البيانات بسلاسة بين الأنظمة، مما يقلل من الازدواجية والإدخال اليدوي. - الوصول المستند إلى السحابة
تسمح المنصة المستندة إلى السحابة للموظفين وأعضاء هيئة التدريس بالوصول إلى مهام سير العمل وإدارة المهام من أي مكان، سواء كانوا في الحرم الجامعي أو يعملون عن بُعد. - الأذونات المستندة إلى الدور
ابحث عن الأدوات التي تسمح لك بتعيين مستويات وصول مختلفة بناءً على دور المستخدم. يساعد ذلك في الحفاظ على أمان البيانات الحساسة مع منح كل فريق الأدوات التي يحتاجها. - قوالب للعمليات الأكاديمية
يمكن أن تساعدك القوالب المصممة مسبقاً لمهام مثل القبول والتقدير وإعداد الطلاب على البدء بشكل أسرع واتباع أفضل الممارسات.
لماذا يعمل نظام إدارة المدرسة المتكامل (SMS) بشكل جيد
تجمع منصات الكل في واحد مثل Classter كل شيء تحت سقف واحد، مما يجعل أتمتة سير العمل أكثر بساطة وفعالية. مع Classter، لن تضطر إلى تجميع أدوات برمجية مختلفة لا تتواصل بشكل جيد مع بعضها البعض. بدلاً من ذلك، يمكنك الحصول على وحدات مخصصة مصممة خصيصاً لتلبية احتياجات التعليم العالي – تغطي القبول والتمويل والإدارة الأكاديمية ومشاركة الطلاب وغير ذلك.
يعني هذا النهج المعياري أنه يمكن لمؤسستك انتقاء واختيار ما تحتاجه بالضبط، والتوسع بسهولة مع نمو متطلباتك. على سبيل المثال، يمكن أن تبدأ كلية صغيرة بأتمتة القبول وتسجيل المقررات الدراسية، بينما يمكن لجامعة كبيرة أن تتوسع في التمويل وإعداد التقارير وحتى إدارة الخريجين.
نظرًا لأن Classter مصمم كمنصة موحدة، فإن البيانات تتدفق بسلاسة بين الوحدات، مما يقلل من الأخطاء والازدواجية. يستفيد الموظفون والطلاب من تجربة سلسة، سواء كانوا يصلون إلى الجداول أو يقدمون الواجبات أو يتعاملون مع الفواتير.
الخطوة 4: إنشاء سير عمل آلي
والآن، حان الوقت لإنشائه داخل برنامج إدارة المدرسة. دعنا نتعرف على كيفية إعداد سير عمل آلي باستخدام مثال تسجيل طالب في أحد الفصول الدراسية.
1. ابدأ بالمشغّل والعملية التي تريد أتمتتها
ابدأ بتحديد سير العمل المحدد والحدث الذي يؤدي إلى تشغيله. في هذه الحالة، تكون العملية في هذه الحالة هي التسجيل في المقرر الدراسي، ويكون المشغّل هو الطالب الذي يقوم بإرسال طلب تسجيل في الفصل الدراسي من خلال بوابة الطالب. يؤدي هذا الإجراء إلى تشغيل الأتمتة.
2. تحديد خطوات سير العمل داخل الرسائل النصية القصيرة الخاصة بك
بعد ذلك، قم بتخطيط كل خطوة من خطوات العملية، تمامًا كما قمت بتعيينها في الخطوة 2. ضمن الرسائل النصية القصيرة، قم بإنشاء كل خطوة كجزء من سير العمل. بالنسبة للتسجيل في الفصل، قد تتضمن الخطوات ما يلي:
- يتلقى النظام النموذج ويسجل الطلب.
- يتحقق النظام تلقائياً من السجل الأكاديمي للطالب لمعرفة المتطلبات الأساسية.
- يتم توجيه الطلب إلى المرشد الأكاديمي لمراجعته.
- يتلقى المستشار إشعاراً إما بالموافقة أو الرفض.
- في حالة الموافقة، يقوم النظام بتحديث جدول المقررات الدراسية للطالب.
- يتم إرسال تأكيد إلى الطالب مع تفاصيل الجدول الزمني المحدثة.
3. إعداد القواعد والشروط والأذونات
أضف قواعد لإدارة المنطق ونقاط القرار. يتم إنشاء هذه باستخدام الشروط التي تخبر الرسائل القصيرة كيف تتصرف بناءً على بيانات الطالب.
- في حالة عدم استيفاء المتطلبات الأساسية، يتوقف سير العمل مؤقتًا ويرسل تنبيهًا إلى الطالب.
- في حالة امتلاء المقرر الدراسي، يضع النظام الطالب تلقائيًا على قائمة الانتظار.
- تضمن الأذونات إمكانية موافقة المستشارين فقط على الطلبات، بينما يمكن للطلاب فقط عرض تحديثات الحالة.
4. اختبر سير العمل في بيئة تجريبية
قبل بدء البث المباشر، اختبر سير العمل بدقة داخل بيئة رمل أو بيئة اختبار. قم بمحاكاة سيناريوهات متعددة لتسجيل الطلاب:
- طالب يستوفي جميع المتطلبات الأساسية
- طالب يفتقد المتطلبات المفقودة
- طالب مسجل في فصل دراسي كامل
تحقق من تشغيل كل خطوة بشكل صحيح، وإرسال رسائل البريد الإلكتروني أو الإعلامات داخل التطبيق في الوقت المحدد، وتحديث بيانات المقرر الدراسي في ملف تعريف الطالب. تعد هذه الخطوة ضرورية لتجنب حدوث اضطرابات بمجرد استخدام سير العمل.
الخطوة 5: مراقبة الأداء وتحسينه باستمرار
بمجرد تشغيل عمليات سير العمل المؤتمتة الخاصة بك، فإن الخطوة الحاسمة التالية هي مراقبة أدائها. ركز على تتبع المقاييس التي توضح ما إذا كانت الأتمتة تقدم قيمة حقيقية. وتشمل المؤشرات الرئيسية أوقات إنجاز المهام، وعدد التدخلات اليدوية المطلوبة، ومعدلات الخطأ في سير العمل. من المهم أيضًا جمع الملاحظات من المستخدمين – الموظفين والطلاب على حد سواء – لفهم تجربتهم. إذا كانت العمليات لا تزال بطيئة أو تتطلب الكثير من المدخلات البشرية، فهذه علامة على الحاجة إلى مزيد من التحسين.
من المحتمل أن يتضمن برنامج إدارة مدرستك أدوات تجعل هذه المراقبة أسهل. توفر لوحات المعلومات التحليلية المدمجة بيانات في الوقت الفعلي حول كيفية عمل سير العمل، مع تسليط الضوء على أي تأخيرات أو اختناقات. يمكنك استخدام نماذج الملاحظات لجمع التعليقات مباشرةً من المستخدمين، وخرائط الحرارة للمستخدمين لتصور الأماكن التي يقضون فيها معظم الوقت في النظام.
التحسين المستمر يعني استخدام هذه البيانات لإجراء تعديلات ذكية. قد تقرر تعديل بعض قواعد سير العمل، أو إضافة شروط لتقليل الأخطاء، أو أتمتة المهام الإضافية التي لا تزال تتم معالجتها يدويًا. من المفيد أيضًا مراجعة جميع عمليات سير العمل الرئيسية في نهاية كل فصل دراسي، والتأكد من أنها لا تزال تتماشى مع الأهداف المؤسسية واحتياجات المستخدم.
برنامج Classter لإدارة المدارس للتعليم العالي من Classter
عندما يتعلق الأمر بأتمتة سير العمل في مجال التعليم العالي، فإن Classter يبرز Classter كحل قوي شامل. صُمم Classter خصيصاً للمؤسسات الأكاديمية، حيث يتيح لك أتمتة كل شيء بدءاً من القبول وجدولة الدورات التدريبية إلى تأهيل الطلاب والتمويل. وبفضل المرونة المعيارية، يمكن للمؤسسات تكييف المنصة لتتناسب مع عملياتها الفريدة – فلا حاجة للاعتماد على أنظمة متعددة غير متصلة.
ما الذي يجعل Classter مثاليًا لأتمتة سير العمل؟ فهو يوفر أدوات إنشاء سير عمل مدمجة، وتحليلات في الوقت الفعلي، وتكامل سلس مع أنظمة SIS، ونظام إدارة التعلم وإدارة علاقات العملاء، وأذونات قائمة على الأدوار تحافظ على أمان البيانات الحساسة. سواءً كنت كلية صغيرة أو جامعة كبيرة، فإن Classter يتناسب مع احتياجات مؤسستك ويساعدك على توفير الوقت وتقليل الأخطاء وتقديم تجربة أفضل لكل من الموظفين والطلاب.
هل أنت مستعد لمعرفة كيف يمكن ل Classter تحويل عملياتك؟ احجز عرضًا توضيحيًا مجانيًا واستكشف كيف يمكن أن تبدو عمليات سير العمل الأكثر ذكاءً لمؤسستك.
الأسئلة الشائعة
تشير أتمتة سير العمل في التعليم العالي إلى استخدام الأدوات الرقمية، مثل برامج إدارة المدارس، لاستبدال المهام اليدوية المتكررة. ويشمل ذلك أتمتة عمليات القبول والتسجيل في الفصول الدراسية والتصحيح والتواصل الداخلي لتحسين الكفاءة وتقليل الأخطاء.
تشمل العمليات التي يمكن أتمتتها عمليات القبول، وتأهيل الطلاب، وجدولة الفصول الدراسية، ووضع الدرجات، وتتبع الحضور، والموافقات الداخلية، والتواصل مع الطلاب وأعضاء هيئة التدريس.
تم تصميم Classter خصيصًا للمؤسسات التعليمية ويتضمن أتمتة سير العمل المدمجة ولوحات المعلومات في الوقت الفعلي والتكامل مع نظم معلومات المدارس ونظام إدارة التعلم ومنصات إدارة علاقات العملاء. يعمل على تبسيط العمليات المعقدة مع تبسيط العمليات المعقدة مع مراعاة احتياجات مؤسستك.