Edit Content

هل يفي برنامج إدارة مدرستك بمعايير الاتحاد الأوروبي للامتثال للبيانات؟

GDPR Compliance

في عام 2018، نفذ الاتحاد الأوروبي اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)، وهو قانون مشترك لحماية البيانات في جميع أنحاء الاتحاد الأوروبي. ومنذ ذلك الحين، أدى ذلك إلى تغيير كيفية تعامل المؤسسات مع البيانات الشخصية، خاصةً في مجال التعليم، حيث تنتشر المعلومات الحساسة في كل مكان. إلى جانب اللائحة العامة لحماية البيانات، تضع اللوائح التنظيمية مثل توجيه الخصوصية الإلكترونية والقوانين الوطنية المختلفة إطارًا صارمًا لكيفية جمع البيانات وتخزينها والوصول إليها ومشاركتها.

بالنسبة لمؤسسات التعليم العالي، فإن مخاطر عدم الامتثال حقيقية. يمكن أن تكون الغرامات كبيرة، ولكن الضرر الذي يلحق بسمعتها وفقدان ثقة الطلاب وأولياء الأمور والموظفين يمكن أن يكون أكثر ضرراً.

طبقت العديد من المؤسسات برامج إدارة المدارس (SMS) لإدارة عملياتها اليومية بكفاءة أكبر. ولكن إليك السؤال المهم: هل يساعدك نظام الرسائل النصية القصيرة (SMS) الخاص بك في الواقع على الامتثال لقوانين حماية البيانات في الاتحاد الأوروبي؟

نوفر لك قائمة مراجعة عملية لمساعدتك في معرفة ذلك. ستتمكن من اكتشاف أي ثغرات في الامتثال، وفهم المخاطر التي تواجهها، وستشعر بمزيد من الثقة في أن برنامجك يدعم مسؤوليات حماية البيانات الخاصة بك.

هل برنامج إدارة مدرستك متوافق مع بيانات الاتحاد الأوروبي

1. هل برنامجك متوافق مع اللائحة العامة لحماية البيانات حسب التصميم والافتراضي؟

يجب أن يدعم برنامج إدارة مدرستك الامتثال للائحة العامة لحماية البيانات من خلال تصميمه الأساسي ووظائفه اليومية. “الخصوصية حسب التصميم وبشكل افتراضي” يعني أن حماية البيانات مدمجة منذ البداية.

ابحث عن هذه الميزات:

  • الأساس القانوني للمعالجة: تحديد الموافقة أو العقود أو المصلحة المشروعة بوضوح.
  • الشفافية: عرض إشعارات خصوصية واضحة وسياسات استخدام البيانات للمستخدمين.
  • تقليل البيانات: جمع البيانات الضرورية فقط.
  • تحديد الغرض: استخدام البيانات للغرض الذي جُمعت من أجله فقط.
  • الدقة: السماح بإجراء تحديثات سهلة للحفاظ على تحديث المعلومات.
  • حدود التخزين: تعيين قواعد لحذف البيانات القديمة تلقائياً.
  • الأمان: استخدم التشفير وعناصر التحكم في الوصول وسجلات التدقيق.
  • حقوق صاحب البيانات: دعم الوصول إلى البيانات وتصحيحها وحذفها والاعتراض عليها.
  • مسؤول حماية البيانات (DPO): توفير طريقة لإدارة الاتصالات المتعلقة بمسؤول حماية البيانات.
  • تقييم أثر حماية البيانات (DPIA): تضمين أدوات لتقييمات معالجة البيانات عالية المخاطر.

2. هل يمكنك التحكم في الوصول إلى البيانات والحد من الوصول إلى البيانات لأدوار المستخدمين المختلفة؟

لا يحتاج كل شخص في مؤسستك إلى الوصول إلى نفس المعلومات. يجب أن يساعدك برنامج إدارة المدرسة المتوافق مع اللائحة العامة لحماية البيانات في تقييد الوصول بناءً على أدوار المستخدمين، مما يقلل من مخاطر انكشاف البيانات والخطأ البشري.

  • الأذونات المستندة إلى الأدوار: هل يمكنك تعيين مستويات وصول مختلفة للمعلمين أو المسؤولين أو موظفي الشؤون المالية أو موظفي تكنولوجيا المعلومات؟ على سبيل المثال، يجب على المعلم عرض التقديرات وليس السجلات المالية.
  • قيود البيانات الحساسة: هل يمنع النظام المستخدمين غير المصرح لهم من الوصول إلى السجلات الصحية أو التأديبية للطلاب؟
  • مسارات التدقيق: هل يتم تسجيل كل عملية تسجيل دخول ووصول وتعديل؟ تساعدك سجلات التدقيق على مراقبة النشاط ودعم المساءلة.
  • المصادقة متعددة العوامل (MFA): هل تتطلب رسائلك النصية القصيرة أكثر من مجرد كلمة مرور للمستخدمين على مستوى المسؤول؟ تعمل المصادقة متعددة العوامل (MFA) على تعزيز الأمان بشكل كبير.

الموافقة هي إحدى الركائز الأساسية للائحة العامة لحماية البيانات. بالنسبة لمؤسسات التعليم العالي، يشمل ذلك كل شيء بدءاً من اتفاقيات مشاركة البيانات إلى استخدام صور الطلاب في المواد التسويقية. يجب أن يسهل برنامج إدارة مدرستك جمع الموافقة وتتبعها وإدارتها بطريقة آمنة وشفافة.

أولاً، تحقق مما إذا كان نظامك يسمح للطلاب أو أولياء الأمور بتقديم موافقة رقمية من خلال النماذج أو البوابات الإلكترونية. يجب أن تكون هذه النماذج سهلة الوصول، ومكتوبة بلغة واضحة، ومرتبطة بغرض محدد. بمجرد إعطائها، يجب أن يتضمن كل سجل موافقة طابعاً زمنياً لإظهار متى وكيف تم جمعها.

وبنفس القدر من الأهمية، يجب أن تسمح الرسائل النصية القصيرة للمستخدمين بمراجعة أو تحديث أو سحب موافقتهم في أي وقت. وسواء كان الأمر يتعلق بتغيير أحد الوالدين رأيه بشأن استخدام الصور أو اختيار أحد الطلاب عدم المشاركة في رسائل البريد الإلكتروني الترويجية، يجب أن يحترم النظام هذا الاختيار بسرعة وبدون احتكاك.

4. هل البريد الإلكتروني وتتبع الاتصالات آمن ومتوافق؟

قنوات الاتصال المشفرة

يجب أن يستخدم النظام الأساسي الخاص بك بروتوكولات البريد الإلكتروني الآمنة مثل TLS أو SSL لحماية الرسائل أثناء النقل. يضمن ذلك حماية المعلومات الحساسة – مثل تحديثات الطلاب أو إشعارات الفواتير – من الاعتراض أو الوصول غير المصرح به.

تفضيلات الموافقة والإخطار

يجب أن يتحكم الطلاب والموظفون وأولياء الأمور في تفضيلات الاتصال الخاصة بهم. هل يمكن للمستخدمين اختيار الاشتراك أو عدم الاشتراك في الإشعارات غير الضرورية؟ النظام المتوافق يحترم الموافقة ويجعل من السهل تحديث التفضيلات في أي وقت.

التسويق والامتثال للخصوصية

إذا كانت الرسائل النصية القصيرة الخاصة بك ترسل رسائل بريد إلكتروني تسويقية أو رسائل إخبارية، فيجب أن تمتثل لقواعد اللائحة العامة لحماية البيانات والخصوصية الإلكترونية. ويعني ذلك الحصول على موافقة صريحة، وتقديم خيارات واضحة لإلغاء الاشتراك، والاحتفاظ بسجلات دقيقة لتفضيلات الاتصال.

5. هل يمكنك الحصول على بيانات الطالب وتصديرها وحذفها بسهولة؟

بموجب اللائحة العامة لحماية البيانات، يحق للأفراد الوصول إلى بياناتهم الشخصية وطلب نقلها وطلب حذفها. يجب أن يسهّل برنامج إدارة مدرستك تلبية هذه الطلبات دون الحاجة إلى حلول معقدة أو عمليات يدوية.

ابدأ بتقييم مدى سهولة استرداد بيانات الطالب وتصديرها. سواء كان الطالب ينتقل إلى مؤسسة أخرى أو ببساطة يمارس حقه في الوصول، يجب أن يوفر نظامك البيانات بتنسيق منظم وشائع الاستخدام يسهل مشاركته بشكل آمن.

لا يقل أهمية عن ذلك الحق في النسيان. إذا طلب أحد الطلاب حذف بياناته الشخصية، يجب أن تسمح لك رسالة نصية قصيرة بتنفيذ ذلك بشكل كامل، مع الاحتفاظ بسجل للحذف لأغراض التدقيق. تساعد عملية الحذف الواضحة، المدعومة بسجلات التدقيق وسجلات الأنشطة، على إثبات الامتثال وبناء الثقة مع الطلاب وأسرهم.

6. هل النسخ الاحتياطية مشفرة ومدارة بشكل صحيح؟

حتى أكثر الأنظمة أماناً يمكن أن تواجه حوادث غير متوقعة. لهذا السبب تلعب النسخ الاحتياطية دورًا حاسمًا في استراتيجية حماية البيانات – ولكن فقط إذا تم التعامل معها بشكل صحيح ومتوافق.

ابحث عن ميزات النسخ الاحتياطي الرئيسية التالية

  • التشفير أثناء النقل وفي حالة السكون: يجب تشفير جميع بيانات النسخ الاحتياطية عند نقلها وعند تخزينها، مما يضمن حمايتها من الوصول غير المصرح به في كل مرحلة.
  • سياسات الاحتفاظ المحددة: يجب أن يسمح لك نظام إدارة المحتوى الخاص بك بالتحكم في مدة تخزين النسخ الاحتياطية. قد يؤدي الاحتفاظ بالنسخ الاحتياطية لفترة أطول من اللازم إلى تعريض مؤسستك لمخاطر الامتثال.
  • قدرات الاستعادة الدقيقة: في حالة فقدان البيانات، يجب أن تكون قادرًا على استعادة بيانات أو سجلات مستخدم معيّنة – دون الحاجة إلى استعادة قاعدة البيانات بأكملها.

7. هل هناك بروتوكول واضح لخرق البيانات؟

عملية الإخطار بالاختراق

يجب أن يكون لدى مزودك عملية محددة للكشف عن الاختراقات والاستجابة لها. ويشمل ذلك تحديد النطاق واحتواء التهديد وإعداد التقارير. وبموجب اللائحة العامة لحماية البيانات، يجب إخطار السلطات في غضون 72 ساعة؛ وبالتالي، فإن التصعيد الداخلي السريع أمر بالغ الأهمية.

تنبيهات للمؤسسات في الوقت المناسب

هل يمكن لمزود خدمة الرسائل النصية القصيرة إبلاغ مؤسستك بسرعة في حالة حدوث خرق من طرفهم؟ يمكن أن يؤدي التأخير إلى فرض عقوبات تنظيمية. ابحث عن مقدمي الخدمة الذين يلتزمون بالتنبيهات الفورية حتى يتمكن فريقك من التصرف بسرعة.

تسجيل الحوادث والإبلاغ عنها

من الضروري وجود سجلات دقيقة للانتهاكات، بما في ذلك التواريخ والبيانات المتأثرة وخطوات الحل. يجب أن يقوم نظام إدارة المحتوى الخاص بك بتسجيل جميع الحوادث وإتاحة الوصول إلى هذه السجلات للتدقيق والمراجعات والمساءلة المؤسسية.

Classter يزيل عناء الامتثال من على كاهله

نحن في Classter، ندرك أن الامتثال ليس مجرد خانة اختيار – بل هو أساس الثقة. لهذا السبب تم تصميم برنامج إدارة المدارس المتكامل الخاص بنا مع الامتثال الكامل للائحة العامة لحماية البيانات في جوهره. منذ اللحظة التي تدخل فيها البيانات إلى النظام، توجه مبادئ الخصوصية حسب التصميم كيفية تخزينها ومعالجتها والوصول إليها. يتم دمج جميع الأذونات المستندة إلى الأدوار والنسخ الاحتياطية المشفرة وتتبع الموافقة وسجلات التدقيق بسلاسة، حتى تتمكن مؤسستك من الحفاظ على الامتثال دون أي ضغوط إضافية.

لقد قمنا بالعمل الشاق، لذا ليس عليك القيام بذلك.

هل أنت مستعد لتبسيط الامتثال وحماية بيانات طلابك بكل ثقة؟

احجز عرضًا توضيحيًا مخصصًا واكتشف كيف يمكن لـ Classter دعم رحلة مؤسستك نحو إدارة مدرسية أكثر ذكاءً وأمانًا.

موارد مجانية

قم بالوصول إلى الموارد المجانية - كتب، وقوائم مراجعة، وقوالب، ونماذج، وغيرها - لمساعدة مؤسستك على النجاح. دعنا نرتقي بمدرستك إلى أبعد من ذلك!

انضم إلى المئات من المؤسسات التي تستخدم Classter لتعزيز كفاءتها وتبسيط العمليات

تعمل منصتنا على جعل إدارة كل جزء من مؤسستك سلسة وبسيطة، مما يساعدك على إطلاق العنان لإمكاناتها الكاملة.

نحن هنا لمساعدتك في البدء.