Σχολικά συστήματα ERP: Εκπαιδευτικά ιδρύματα: Η ραχοκοκαλιά των εκπαιδευτικών ιδρυμάτων

Τα εκπαιδευτικά ιδρύματα υπερβαίνουν την παροχή μαθησιακής εμπειρίας- χρησιμεύουν ως πυλώνες της κοινωνίας. Ωστόσο, η ευθύνη αυτή συνεπάγεται προκλήσεις. Από τον χειρισμό των εισαγωγών και των εγγραφών έως τη διαχείριση των αρχείων και την παρακολούθηση της παρουσίας, τα ιδρύματα αυτά επωμίζονται το βάρος των δεδομένων. Σύμφωνα με έρευνα του EdWeek Research Center, οι εκπαιδευτικοί ανέφεραν ότι αφιερώνουν μόνο το 46% του χρόνου τους στη διδασκαλία- το υπόλοιπο αφιερώνεται σε διοικητικά καθήκοντα, βαθμολόγηση και υποβολή εκθέσεων. Αυτό σημαίνει ότι πολύτιμος χρόνος και προσπάθεια εκτρέπονται από την έρευνα και τη διδασκαλία. Ως εκ τούτου, η εφαρμογή τεχνολογιών όπως τα σχολικά συστήματα ERP μπορεί να προσφέρει μια μετασχηματιστική λύση. Τα συστήματα αυτά βοηθούν τα σχολεία και τα κολέγια στη διαχείριση των καθηκόντων και τον εξορθολογισμό των διαδικασιών, δημιουργώντας τελικά ένα περιβάλλον που ευνοεί την αποτελεσματική μάθηση.

Τι είναι ένα σχολικό σύστημα ERP και γιατί είναι σημαντικό;

Το ERP σημαίνει Enterprise Resource Planning. Στα εκπαιδευτικά ιδρύματα, το σύστημα αυτό έχει σχεδιαστεί για να διατηρεί αρχεία των καθημερινών δραστηριοτήτων και να επεξεργάζεται δεδομένα. Περιλαμβάνει λειτουργίες όπως παρακολούθηση παρουσιών, διαχείριση αρχείων διδάκτρων, δημοσίευση αποτελεσμάτων εξετάσεων, διαχείριση εισαγωγών και πολλά άλλα. Δεδομένου ότι τα εκπαιδευτικά ιδρύματα συσσωρεύουν τεράστιες ποσότητες δεδομένων, η αποτελεσματική παρακολούθηση και διαχείριση τους μπορεί να αποτελέσει πρόκληση. Ωστόσο, τα συστήματα ERP παίζουν ρόλο στην ενοποίηση τμημάτων και λειτουργιών δημιουργώντας έναν κεντρικό κόμβο για τη διαχείριση των δεδομένων των φοιτητών, την αποθήκευση πόρων και την οργάνωση των καθημερινών δραστηριοτήτων. Τα συστήματα αυτά αυτοματοποιούν τις διαδικασίες, με αποτέλεσμα τη βελτίωση της διαχείρισης, της οργάνωσης και της επικοινωνίας δεδομένων εντός των ιδρυμάτων.

Πλεονεκτήματα της χρήσης ενός σχολικού συστήματος ERP

1. Απλοποιημένη διαδικασία εισαγωγής: Τα συστήματα ERP μειώνουν σημαντικά την ανάγκη για χειροκίνητες προσπάθειες. Σημαντικές εργασίες όπως η αξιολόγηση των μαθητών, η διαχείριση της παρουσίας και η είσπραξη διδάκτρων διεκπεραιώνονται αποτελεσματικά μέσω πλατφορμών που είναι ενσωματωμένες στο σύστημα ERP. Ως αποτέλεσμα, οι ροές εργασίας γίνονται ταχύτερες και αποδοτικότερες, καθώς ελαχιστοποιούνται οι περιττές εργασίες.

2. Προσβασιμότητα δεδομένων σε πραγματικό χρόνο: Όλα τα τμήματα αποκτούν πρόσβαση σε δεδομένα σε πραγματικό χρόνο. Αυτό επιτρέπει στα μέλη ΔΕΠ να αναλύουν πληροφορίες για σκοπούς λήψης αποφάσεων και σχεδιασμού.

3. Οφέλη κόστους: Η αυτοματοποίηση των καθηκόντων οδηγεί σε βελτίωση της αποδοτικότητας των ιδρυμάτων που χρησιμοποιούν συστήματα ERP. Κατά συνέπεια, το κόστος μπορεί να μειωθεί, καθώς τα κεφάλαια δεν διατίθενται πλέον για την ολοκλήρωση των εργασιών. Επιπλέον, η αυτοματοποίηση των διαδικασιών προμηθειών μπορεί να οδηγήσει σε εξοικονόμηση κόστους που σχετίζεται με αγαθά και υπηρεσίες. Τα στατιστικά στοιχεία δείχνουν ότι ένα σχολικό σύστημα ERP μπορεί να μειώσει το κόστος των υλικών κατά 40%.

4. Βελτίωση της επικοινωνίας και της συνεργασίας: Χάρη στη φύση των συστημάτων ERP, οι ενδιαφερόμενοι για την εκπαίδευση μπορούν να έχουν εύκολη πρόσβαση στις πληροφορίες, γεγονός που οδηγεί σε συνεργασία μεταξύ εκπαιδευτικών, διοικητικού προσωπικού, γονέων και μαθητών. Επιπλέον, η ενσωματωμένη ενότητα επικοινωνίας στο σύστημα καθιστά εύκολη την αλληλεπίδραση μεταξύ γονέων και εκπαιδευτικών.

5. Διαχείριση πόρων: Τα σχολικά συστήματα ERP είναι εξοπλισμένα με ενότητες που επιτρέπουν την εύκολη παρακολούθηση των αποθεμάτων, τη διαχείριση των πόρων και τον προγραμματισμό της χρήσης των πόρων στις αίθουσες διδασκαλίας. Αυτό παίζει ρόλο στον προγραμματισμό των πόρων και στην ταχεία επίλυση τυχόν προβλημάτων που μπορεί να προκύψουν.

Εφαρμογή σχολικών συστημάτων ERP

Τα εκπαιδευτικά ιδρύματα υιοθετούν ολοένα και περισσότερο τα συστήματα ERP για σχολεία λόγω των εξορθολογισμένων διαδικασιών και των πλεονεκτημάτων που προσφέρουν τόσο εντός όσο και εκτός της σχολικής αίθουσας. Για παράδειγμα, το Grand Valley State University εφάρμοσε με επιτυχία ένα σχολικό σύστημα ERM για την υποστήριξη των οικονομικών και ανθρώπινων πόρων σε 7 πανεπιστημιουπόλεις, δημιουργώντας πιο απλοποιημένα συστήματα και καλύτερη εμπειρία για τους χρήστες. Ένα άλλο παράδειγμα είναι η UCreativa, ένα εκπαιδευτικό ίδρυμα που αποτελείται από οκτώ σχολεία με 1.200 μαθητές. Η χρήση ξεπερασμένων εργαλείων αποτελούσε πρόκληση για αυτούς, μέχρι που άρχισαν να χρησιμοποιούν το σύστημα ERP της Classters. Με αυτό το σύστημα στη θέση του, ήταν σε θέση να εφαρμόσουν μια διαδικασία εισαγωγής, να βελτιώσουν τις διαδικασίες εγγραφής, να διαχειριστούν αποτελεσματικά τα δεδομένα και να δημιουργήσουν ένα υβριδικό περιβάλλον μάθησης στο ίδρυμά τους. Οι ιστορίες επιτυχίας αυτών των σχολείων και εκπαιδευτικών ιδρυμάτων καταδεικνύουν την τάση χρήσης των σχολικών συστημάτων ERP για τη βελτίωση της αποδοτικότητας.

Συστήματα Classter και ERP

Το Classter Core, το All-in-One Student Information System (SIS) της Classter, λειτουργεί ως ένα ευέλικτο και προσαρμόσιμο σύστημα ERP. Αυτό το σύστημα εποπτεύει αποτελεσματικά τις ακαδημαϊκές διαδικασίες, παρέχοντας μια εύπλαστη δομή που μπορεί να προσαρμοστεί στις μοναδικές απαιτήσεις κάθε ιδρύματος, προσφέροντας ένα πλήρως προσαρμόσιμο περιβάλλον. Το εργαλείο Curriculum Builder δίνει τη δυνατότητα στους εκπαιδευτικούς να κατασκευάζουν ολοκληρωμένα σχέδια μελέτης, να διαχειρίζονται τις απαιτήσεις πιστωτικών μονάδων και να διευκολύνουν την ηλεκτρονική εγγραφή, εξασφαλίζοντας ένα απρόσκοπτο ακαδημαϊκό ταξίδι. Η ασφαλής διαχείριση δεδομένων του Classter ευθυγραμμίζεται με τις απαιτήσεις του GDPR, παρέχοντας ένα αξιόπιστο περιβάλλον για εκπαιδευτικούς οργανισμούς στην ΕΕ. Το σύστημα προσφέρει λεπτομερή αρχεία μαθητών προσβάσιμα στους εκπαιδευτικούς και τους διοικητικούς υπαλλήλους, βελτιώνοντας την πρόσβαση σε ακαδημαϊκές, προσωπικές, ιατρικές και οικονομικές πληροφορίες. Επιπλέον, το Classter Core αυτοματοποιεί εργασίες έντασης εργασίας, όπως η εισαγωγή/εξαγωγή δεδομένων μαθητών, επιτρέποντας στους εκπαιδευτικούς ηγέτες να εξοικονομούν χρόνο και να ενισχύουν τη λειτουργική αποδοτικότητα. Από τη διαχείριση των εγγραφών στα σχολεία έως τη διαχείριση των εξωσχολικών δραστηριοτήτων, το Classter Core υποστηρίζει ολόκληρο τον κύκλο ζωής των μαθητών. Αποτελεί απαραίτητο στοιχείο των σχολικών συστημάτων ERP για πολυάριθμα εκπαιδευτικά ιδρύματα παγκοσμίως.

Η ουσία

Η διαχείριση των ιδρυμάτων δεν πρέπει πλέον να περιλαμβάνει αναποτελεσματικές διαδικασίες που οδηγούν σε πληθώρα αχρησιμοποίητων δεδομένων. Τα σχολικά συστήματα ERP φέρνουν επανάσταση στον τομέα της εκπαίδευσης. Τα συστήματα ERP, όπως το Classter Core, επαναπροσδιορίζουν πλήρως τη διαχείριση, παρέχοντας μια πλατφόρμα για την απλοποίηση διαφόρων εργασιών, όπως η εισαγωγή, η παρακολούθηση της παρουσίας, η οικονομική διαχείριση και η βαθμολόγηση. Τα πλεονεκτήματα από την εφαρμογή συστημάτων ERP για τα σχολεία είναι ο εξορθολογισμός των διαδικασιών εισαγωγής, η πρόσβαση σε δεδομένα σε πραγματικό χρόνο, η εξοικονόμηση κόστους, η βελτίωση της επικοινωνίας και της συνεργασίας μεταξύ των ενδιαφερομένων και η καλύτερη διαχείριση των πόρων. Όλοι αυτοί οι παράγοντες συμβάλλουν στη δημιουργία ενός ευνοϊκού μαθησιακού περιβάλλοντος. Ιστορίες επιτυχίας από ιδρύματα όπως το Grand Valley State University και η UCreativa αναδεικνύουν την τάση προς τη χρήση συστημάτων ERP για αυξημένη αποδοτικότητα. Η συμβολή του Classter στον τομέα αυτό, με το προσαρμόσιμο σύστημά του, αντανακλά τη στροφή προς εξατομικευμένες αυτοματοποιημένες εκπαιδευτικές διαδικασίες. Καθώς τα συστήματα αυτά γίνονται μέρος των ιδρυμάτων, προωθούν μια συνεργατική και μαθητοκεντρική προσέγγιση της εκπαίδευσης. Στην ουσία, τα συστήματα ERP υπερβαίνουν την τεχνολογία- ενσωματώνουν μια εξέλιξη στην εκπαίδευση που επιτρέπει στα ιδρύματα να επικεντρωθούν εκ νέου στην κύρια αποστολή τους, την έρευνα και τη διδασκαλία.

Συχνές ερωτήσεις