L’era digitale: come sfruttare la tecnologia per il consiglio scolastico

Dall’inizio della pandemia, le scuole si sono orientate verso operazioni virtuali, la più importante delle quali è stata quella delle lezioni online . Ma come si presenta questa transizione per altre aree dell’amministrazione della scuola, come il consiglio di amministrazione?

Sfruttando una tecnologia efficace, il consiglio scolastico può condurre il proprio lavoro in modo trasparente per aumentare la partecipazione della comunità, stabilire un senso di fiducia e semplificare il lavoro in generale. È possibile condurre le riunioni, centralizzare i materiali delle riunioni e archiviare le informazioni sugli obiettivi distrettuali in un’unica posizione, facilitando la condivisione di questi materiali con la comunità.

Perché tutto questo è importante? Per prima cosa, la maggior parte dei distretti scolastici e dei legislatori locali richiede ai consigli scolastici di mantenere la trasparenza attraverso le leggi sulle riunioni aperte e regolamenti simili. Oltre al dovere di rispettare legalmente queste regole, il mantenimento della trasparenza, la creazione di un rapporto di fiducia con la comunità e la definizione di strategie prioritarie per il miglioramento dei risultati accademici dovrebbero essere tra gli obiettivi principali del consiglio.

Sfruttare la tecnologia è un modo efficace per snellire questo processo. Come un numero maggiore di scuole sta tornando alle operazioni di personaÈ opportuno valutare se la nuova tecnologia comporterà una revisione dell’attuale strategia di gestione del consiglio di amministrazione o se sarà necessario ripartire da zero. Verranno illustrati diversi modi in cui i membri del consiglio scolastico possono integrare la tecnologia nel loro lavoro, tra cui:

1. Utilizzate strumenti di riunione virtuale per condurre riunioni ibride.
2. Condividere l’accesso del pubblico alle informazioni rilevanti.
3. Tracciare gli obiettivi per l’anno scolastico.

I membri dei consigli scolastici sono destinati a essere leader e sostenitori dell’istruzione pubblica, e la tecnologia consente loro di semplificare il lavoro, aprendo maggiori opportunità di sviluppare piani che supportino l’eccellenza accademica. Tutto dipende da come si integrano gli strumenti nel proprio lavoro. Cominciamo.

1. Utilizzare strumenti di riunione virtuale per condurre riunioni ibride.

I membri del consiglio di amministrazione hanno probabilmente punti di vista diversi sulla pandemia. Alcuni si sentiranno a proprio agio nell’incontrarsi di persona, mentre altri preferiranno partecipare da una postazione remota, dato che continuiamo ad affrontare problemi di salute. Per soddisfare le preferenze di tutti, dotatevi di strumenti di riunione ibridi.

Mentre i vostri docenti potrebbero prendere l’iniziativa con una configurazione ibrida dell’aula, potreste chiedervi come una tecnologia simile possa soddisfare le responsabilità specifiche dei membri del consiglio, come la preparazione delle riunioni, il voto su importanti punti decisionali e la comunicazione a posteriori. Ecco come la tecnologia può essere utilizzata nelle riunioni del consiglio di amministrazione ibrido:

Pianificare completamente le riunioni per mantenere lo slancio.

Non è il caso di saltare la pianificazione delle riunioni. Un’agenda digitale può aiutare il presidente del consiglio scolastico a creare una tabella di marcia per le prossime riunioni. Dovreste essere in grado di:

• Ordinate la vostra riunione esattamente come vi serve con strumenti di editing facili da usare.
• Assegnare i punti all’ordine del giorno a diversi oratori in modo che tutti non stiano seduti ad ascoltare il presidente del consiglio per tutto il tempo.
• Assegnate un tempo prestabilito per ogni argomento in modo che tutti sappiano quanto tempo dedicare a ciascun argomento.
• Assegnare obiettivi ai punti (ad esempio, prendere una decisione o condividere informazioni) in modo che i membri del consiglio sappiano a cosa stanno lavorando.
• Condividere in modo sicuro l’ordine del giorno in anticipo, in modo che tutti possano prepararsi a sufficienza e venire con riflessioni interessanti.

L’ordine del giorno e la capacità del facilitatore di rispettarlo determineranno in ultima analisi la produttività della riunione. Assicuratevi di visualizzare l’ordine del giorno sugli schermi di tutti durante la riunione per tenere tutti sotto controllo.

Prendete dei minuti completi.

Durante le riunioni del consiglio scolastico, è probabile che i partecipanti entrino in sintonia e inizino a lanciare idee ponderate a destra e a manca, soprattutto se sono pienamente coinvolti nella conversazione. L’ultima cosa che volete è concludere la riunione per poi accorgervi che nessuno ha preso appunti su tutte le grandi idee che giravano per la stanza.

Ecco perché è necessario sfruttare la tecnologia per registrare verbali efficaci. La segreteria del consiglio scolastico dovrebbe essere in grado di creare modelli per prendere rapidamente appunti o verbalizzare direttamente l’ordine del giorno. In questo modo si elimina la necessità di ripartire da zero e di sprecare tempo prezioso per le riunioni (o, peggio, di perdere del tutto informazioni fondamentali). In questo modo, non rallenterete la riunione e non escluderete le discussioni più importanti, aiutando la scuola a evitare problemi di responsabilità.

Voto a distanza.

Il consiglio scolastico ha la responsabilità di stabilire la visione del distretto e di prendere decisioni ufficiali per realizzarla. Che si tratti di votare il programma di studi di quest’anno o di determinare come spendere i fondi della scuola, questo può avere un impatto diretto sulla fiducia del pubblico. Per prendere decisioni ufficiali efficaci e informare il pubblico, dotatela di strumenti di voto virtuali che le consentano di:

• Consentire il voto anonimo per le decisioni sensibili
• Creare i prossimi sondaggi che il consiglio scolastico può esaminare prima di una riunione.
• Consentire ai membri di votare dai loro smartphone, facilitando il contributo sia dei partecipanti remoti che di quelli di persona.

Tutti possono condividere le loro opinioni indipendentemente dalla loro presenza fisica. Inoltre, questo semplifica il processo di voto del consiglio di amministrazione in generale, dato che non dovrete passare il tempo a contare le mani alzate o le schede elettorali cartacee. In questo modo è possibile registrare rapidamente le votazioni nell’agenda e condividere con il pubblico i risultati delle decisioni più importanti.

Utilizzate le videoconferenze per collegarvi faccia a faccia.

La vostra scuola ha probabilmente sperimentato la l’apprendimento a distanza Probabilmente riconoscerete che la mancanza di interazione faccia a faccia è un’insidia comune delle riunioni a distanza. Fortunatamente, le interazioni faccia a faccia possono essere emulate in uno spazio di riunione online con la giusta tecnologia. Assicuratevi che il vostro kit di strumenti per riunioni virtuali includa uno strumento di videoconferenza. In questo modo i membri del consiglio potranno valutare il linguaggio del corpo degli altri quando parlano, per individuare entusiasmo, disaccordo o noia.

Stabilite le regole del galateo delle videoconferenze per rendere questa strategia tecnologica il più efficace possibile. Chiedete ai membri del consiglio di:

• Trovare un luogo tranquillo per partecipare
• Rimane silenzioso quando non si parla per eliminare i rumori di fondo.
• Essere pronti per la macchina fotografica con un abbigliamento adeguato

La videoconferenza facilita anche la registrazione delle riunioni per condividerle con i membri della comunità che vogliono sapere cosa succede nella sala riunioni. Anche se probabilmente non è obbligatorio nel vostro distretto, la registrazione delle riunioni del consiglio è un ottimo modo per mantenere un senso di fiducia tra la comunità e coinvolgere tutti nel successo del distretto.

2. Condividere l’accesso del pubblico alle informazioni rilevanti.

Poiché i membri della comunità finanziano la scuola attraverso le tasse, sono considerati stakeholder del distretto scolastico. Ciò significa che hanno il diritto di sapere cosa succede nella sala del consiglio di amministrazione e se i fondi vengono utilizzati correttamente. Potete ottenere questo risultato fornendo al pubblico l’accesso alle informazioni pertinenti.

Durante e tra le riunioni di commissione e del consiglio, i membri del consiglio comunicano costantemente e fanno molto delle decisioni. Anche se non tutto dovrebbe essere condiviso con il pubblico (come la valutazione del consiglio di amministrazione sul sovrintendente), alcune cose vale la pena condividerle con la comunità per stabilire un senso di fiducia e trasparenza.

Ecco alcuni suggerimenti che vi aiuteranno a filtrare i materiali del vostro consiglio e a valutare ciò che è degno di essere condiviso con la vostra comunità:

• Annunciate quando e dove si terrà la prossima riunione e se questa sarà aperta al pubblico.
• Condividere l’ordine del giorno online prima delle riunioni. In questo modo è possibile visualizzare le informazioni prima delle riunioni.
• Condividere livestream o archivi video delle riunioni del consiglio scolastico pubblico.
• Centralizzare i documenti delle riunioni, come gli ordini del giorno, i verbali e qualsiasi altra risorsa ufficiale in un archivio online, dove le persone possono fare riferimento in qualsiasi momento.
• Condividete gli obiettivi fissati dal vostro consiglio. Ne parleremo in modo più approfondito nella prossima sezione.

In generale, mostrare ai membri della comunità le risorse appropriate promuove un forte senso di fiducia nel consiglio e nella sua capacità di prendere decisioni. A Il sito web della scuola è il suo marchio online per eccellenza ed è il luogo perfetto per condividere le informazioni con i genitori e i potenziali studenti. Iniziate condividendo qui le informazioni chiave, come i dettagli delle riunioni sul vostro calendario eventi e le registrazioni delle riunioni passate.

Per favorire la condivisione di altre informazioni, il software di gestione del consiglio può archiviare il materiale pertinente (come le politiche, il materiale delle riunioni e le informazioni legislative), consentendo agli amministratori del software di regolare chi ha accesso a quali risorse. In questo modo, è possibile scegliere cosa condividere con il pubblico senza temere che questi acceda a documenti sensibili.

3. Tracciare gli obiettivi per l’anno scolastico.

In genere, durante l’estate, il consiglio definisce gli obiettivi per l’anno successivo. Realizzare questi obiettivi non è un’impresa da poco. Il consiglio deve stabilire quali sono gli aspetti cruciali per il successo del distretto e quali dati di supporto utilizzare per monitorare i progressi. Gli obiettivi ufficiali stabiliti devono essere misurabili e avere un respiro visionario.

Passare al digitale significa in parte eliminare la fatica e gli sprechi della documentazione fisica senza carta . Gli strumenti moderni portano questa strategia ancora più avanti.

Con i software di documentazione tradizionali, non collaborativi, possono circolare più versioni di nuovi documenti, poiché le persone inviano le loro modifiche separatamente, causando confusione. Mentre con il software di documentazione collaborativa, il processo potrebbe essere simile a questo:

1. Il vostro presidente del consiglio carica una bozza di un obiettivo recentemente discusso in una riunione del consiglio.
2. Un membro del consiglio, Elizabeth, commenta i suoi suggerimenti, che vengono registrati in tempo e sono disponibili per gli altri utenti.
3. Un altro membro del consiglio, Derek, legge il commento di Elizabeth e fornisce un suggerimento per una parte diversa dell’obiettivo, anziché limitarsi a ribadire ciò che lei ha già suggerito.
4. I futuri commentatori possono accedere al documento e lavorare sulla stessa versione, mentre l’amministratore può intervenire e accettare (o rifiutare) le modifiche in qualsiasi momento.

La definizione di questi obiettivi richiede in genere un ampio processo di revisione, in cui tutti i membri del Consiglio di amministrazione esaminano e contribuiscono con i loro suggerimenti. Uno strumento di editing collaborativo semplifica notevolmente la definizione di questi obiettivi, in quanto i membri del consiglio possono aggiungere i loro commenti e collaborare con gli altri online in tempo reale.

Non c’è bisogno di inviare un nuovo documento ogni volta che viene fatta una revisione, quando tutti possono contribuire con le loro idee in una sola volta e vedere i suggerimenti degli altri. Gli strumenti di editing collaborativo eliminano il tira e molla, soprattutto quando tutti possono accedere ai documenti in qualsiasi momento tramite il portale del consiglio.

Tracciare i progressi verso gli obiettivi.

Una volta definiti gli obiettivi per il prossimo anno scolastico, dovrete trovare un modo per misurarli. Il fatto che la definizione degli obiettivi distrettuali per l’anno possa richiedere molto tempo, non significa che il loro monitoraggio debba essere un problema.

Da raccolta fondi per le scuole Gli strumenti di tracciamento degli obiettivi rendono gli obiettivi facilmente rintracciabili. Memorizzare e aggiornare gli obiettivi aiuta a tenere traccia dei progressi compiuti nel corso dell’anno scolastico, assicurando che chi è incaricato di raggiungere l’obiettivo rimanga sulla buona strada.

E come abbiamo già detto, condividere questi obiettivi è un ottimo modo per stabilire un senso di trasparenza. I membri della comunità che sono investiti nel successo del distretto avranno naturalmente i loro obiettivi per le scuole del distretto. Condividere con loro gli obiettivi e i progressi compiuti li aiuta a capire se la visione del consiglio è in linea con la loro e se il consiglio sta prendendo le misure appropriate per raggiungere tali obiettivi.

Se sfruttata in modo efficace, la tecnologia può fornire molti vantaggi al vostro consiglio d’istituto. Come abbiamo detto, consente di semplificare le riunioni, di condividere pubblicamente le informazioni corrette e di monitorare i progressi del distretto durante l’anno scolastico.

Indipendentemente dal modo in cui si sfrutta la tecnologia, quando si scelgono nuovi strumenti bisogna dare la priorità alla facilità d’uso. I consigli scolastici dovrebbero dedicare la maggior parte del loro tempo a prendere decisioni d’impatto, non a gestire software complicati. Scegliendo con cura il software e determinando come sfruttarlo, è possibile migliorare in modo sostanziale il lavoro del consiglio scolastico. Di conseguenza, il vostro consiglio sarà sulla buona strada per migliorare l’esperienza di apprendimento della vostra scuola e promuovere l’eccellenza accademica.

Domande frequenti