Nel 2018 l’UE ha implementato il GDPR (General Data Protection Regulation), una legge comune sulla protezione dei dati in tutta l’Unione Europea. Da allora, ha trasformato il modo in cui le istituzioni gestiscono i dati personali, soprattutto nel settore dell’istruzione, dove le informazioni sensibili sono ovunque. Oltre al GDPR, regolamenti come la Direttiva ePrivacy e varie leggi nazionali creano un quadro rigoroso su come i dati devono essere raccolti, archiviati, consultati e condivisi.
Per gli istituti di istruzione superiore, i rischi di non conformità sono reali. Le multe possono essere significative, ma i danni alla reputazione e la perdita di fiducia da parte di studenti, genitori e personale possono essere ancora più dannosi.
Molti istituti hanno implementato un software di gestione scolastica (SMS) per gestire in modo più efficiente le operazioni quotidiane. Ma ecco una domanda importante: Il tuo SMS ti sta aiutando a rispettare le leggi europee sulla protezione dei dati?
Ti forniamo una pratica lista di controllo per aiutarti a scoprirlo. Sarai in grado di individuare eventuali lacune nella conformità, di comprendere i rischi e di sentirti più sicuro che il tuo software stia supportando le tue responsabilità in materia di protezione dei dati.
1. Il tuo software è conforme al GDPR per progettazione e per impostazione predefinita?
Il tuo software di gestione scolastica deve supportare la conformità al GDPR attraverso il suo design di base e le sue funzionalità quotidiane. “Privacy by design e by default” significa che la protezione dei dati è integrata fin dall’inizio.
Cerca queste caratteristiche:
- Base legale del trattamento: Definisci chiaramente il consenso, i contratti o il legittimo interesse.
- Trasparenza: Mostra agli utenti avvisi chiari sulla privacy e politiche di utilizzo dei dati.
- Minimizzazione dei dati: Raccogliere solo i dati strettamente necessari.
- Limitazione dello scopo: Utilizza i dati solo per lo scopo per cui sono stati raccolti.
- Accuratezza: Consente di aggiornare facilmente le informazioni per mantenerle aggiornate.
- Limitazione dell’archiviazione: Imposta delle regole per eliminare automaticamente i dati obsoleti.
- Sicurezza: Usa la crittografia, i controlli di accesso e i registri di audit.
- Diritti dell’interessato: Supportare l’accesso, la correzione, la cancellazione e le obiezioni.
- Responsabile della protezione dei dati (DPO): Fornire un modo per gestire le comunicazioni relative al DPO.
- Valutazione dell’impatto sulla protezione dei dati (DPIA): Include strumenti per la valutazione del trattamento dei dati ad alto rischio.
2. Puoi controllare e limitare l’accesso ai dati per i diversi ruoli degli utenti?
Non tutti i membri del tuo istituto hanno bisogno di accedere alle stesse informazioni. Un software di gestione scolastica conforme al GDPR dovrebbe aiutarti a limitare l’accesso in base ai ruoli degli utenti, riducendo il rischio di esposizione dei dati e di errore umano.
- Permessi basati sui ruoli: Puoi assegnare livelli di accesso diversi a insegnanti, amministratori, personale finanziario o IT? Ad esempio, un insegnante dovrebbe visualizzare i voti, non i dati finanziari.
- Restrizioni sui dati sensibili: Il sistema impedisce agli utenti non autorizzati di accedere ai dati sanitari o disciplinari degli studenti?
- Tracce di controllo: Ogni login, accesso e modifica viene registrato? I registri di audit ti aiutano a monitorare le attività e a sostenere la responsabilità.
- Autenticazione a più fattori (MFA): Il tuo SMS richiede più di una password per gli utenti di livello amministratore? L’MFA rafforza notevolmente la sicurezza.
3. Il tuo sistema tiene traccia e registra il consenso in modo corretto?
Il consenso è una delle pietre miliari del GDPR. Per gli istituti di istruzione superiore, questo include tutto, dagli accordi di condivisione dei dati all’utilizzo delle foto degli studenti nei materiali di marketing. Il tuo Software di Gestione Scolastica deve rendere facile la raccolta, la tracciabilità e la gestione del consenso in modo sicuro e trasparente.
Innanzitutto, verifica se il tuo sistema consente agli studenti o ai tutori di fornire il consenso digitale attraverso moduli o portali online. Questi moduli devono essere di facile accesso, scritti in un linguaggio chiaro e legati a uno scopo specifico. Una volta dato, ogni record di consenso dovrebbe includere un timestamp per mostrare quando e come è stato raccolto.
Altrettanto importante è che il tuo SMS permetta agli utenti di rivedere, aggiornare o ritirare il proprio consenso in qualsiasi momento. Che si tratti di un genitore che cambia idea sull’uso delle foto o di uno studente che rinuncia a ricevere email promozionali, il sistema deve rispettare la scelta in modo rapido e senza attriti.
4. Il tracciamento delle e-mail e delle comunicazioni è sicuro e conforme?
Canali di comunicazione criptati
La tua piattaforma dovrebbe utilizzare protocolli di posta elettronica sicuri come TLS o SSL per proteggere i messaggi in transito. Questo garantisce che le informazioni sensibili, come gli aggiornamenti degli studenti o le notifiche di fatturazione, siano protette da intercettazioni o accessi non autorizzati.
Preferenze di consenso e notifica
Gli studenti, il personale e i genitori devono avere il controllo sulle loro preferenze di comunicazione. Gli utenti possono scegliere di non ricevere notifiche non essenziali? Un sistema conforme rispetta il consenso e rende facile aggiornare le preferenze in qualsiasi momento.
Conformità al marketing e alla privacy
Se il tuo SMS invia e-mail di marketing o newsletter, deve essere conforme alle norme GDPR ed ePrivacy. Ciò significa ottenere un consenso esplicito, offrire chiare opzioni di cancellazione e mantenere un registro accurato delle preferenze di comunicazione.
5. È possibile ottenere, esportare ed eliminare facilmente i dati degli studenti?
Ai sensi del GDPR, le persone hanno il diritto di accedere ai propri dati personali, richiederne il trasferimento e chiederne la cancellazione. Il tuo software di gestione scolastica dovrebbe rendere semplice l’adempimento di queste richieste, senza dover ricorrere a complessi workaround o processi manuali.
Inizia a valutare la facilità con cui puoi recuperare ed esportare i dati di uno studente. Sia che uno studente si stia trasferendo in un’altra istituzione o che stia semplicemente esercitando il suo Diritto di Accesso, il tuo sistema dovrebbe fornire i dati in un formato strutturato e comunemente utilizzato, facile da condividere in modo sicuro.
Altrettanto importante è il Diritto all’oblio. Se uno studente richiede la cancellazione dei propri dati personali, il tuo SMS deve permetterti di farlo in modo completo, conservando anche una registrazione della cancellazione a fini di verifica. Un processo di cancellazione chiaro, supportato da tracce di audit e registri delle attività, aiuta a dimostrare la conformità e a creare fiducia negli studenti e nelle loro famiglie.
6. I backup sono criptati e gestiti correttamente?
Anche i sistemi più sicuri possono andare incontro a incidenti imprevisti. Ecco perché i backup giocano un ruolo fondamentale nella tua strategia di protezione dei dati, ma solo se vengono gestiti in modo corretto e conforme.
Cerca le seguenti caratteristiche chiave del backup:
- Crittografia in transito e a riposo: Tutti i dati di backup devono essere crittografati durante il trasferimento e l’archiviazione, per garantire che siano protetti da accessi non autorizzati in ogni fase.
- Politiche di conservazione definite: Il tuo SMS dovrebbe permetterti di controllare la durata di conservazione dei backup. Conservare i backup più a lungo del necessario può esporre il tuo istituto a rischi di conformità.
- Funzionalità di ripristino granulare: In caso di perdita di dati, dovresti essere in grado di ripristinare i dati o i record di un utente specifico, senza dover ripristinare l’intero database.
7. Esiste un protocollo chiaro per le violazioni dei dati?
Processo di notifica delle violazioni
Il tuo fornitore dovrebbe avere un processo definito per rilevare e rispondere alle violazioni. Questo include l’identificazione della portata, il contenimento della minaccia e la preparazione di rapporti. Ai sensi del GDPR, le autorità devono essere informate entro 72 ore; pertanto, una rapida escalation interna è fondamentale.
Avvisi tempestivi alle istituzioni
Il tuo fornitore di SMS è in grado di avvisare rapidamente il tuo istituto se si verifica una violazione da parte sua? I ritardi possono comportare sanzioni normative. Cerca fornitori che si impegnino a inviare avvisi tempestivi in modo che il tuo team possa agire rapidamente.
Registrazione e segnalazione degli incidenti
Sono essenziali registrazioni accurate delle violazioni, che includano le date, i dati interessati e le fasi di risoluzione. Il tuo SMS deve registrare tutti gli incidenti e rendere questi registri accessibili per audit, revisioni e responsabilità istituzionale.
Classter elimina il problema della conformità
Noi di Classter siamo consapevoli che la conformità non è solo una casella di controllo, ma una base di fiducia. Ecco perché il nostro software di gestione scolastica all-in-one è costruito con la piena conformità al GDPR. Dal momento in cui i dati entrano nel sistema, i principi di privacy-by-design guidano il modo in cui vengono archiviati, elaborati e consultati. Le autorizzazioni basate sui ruoli, i backup crittografati, il monitoraggio del consenso e i registri di controllo sono tutti perfettamente integrati, in modo che il tuo istituto possa rimanere conforme senza ulteriori stress.
Abbiamo fatto il lavoro pesante, così non dovrai farlo tu.
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