Guida passo passo all’automazione dei flussi di lavoro nell’istruzione superiore

L’automazione del flusso di lavoro nell’istruzione superiore significa utilizzare strumenti e sistemi digitali per semplificare le attività manuali e ripetitive. Ciò include l’elaborazione delle ammissioni, la programmazione delle lezioni, la comunicazione con gli studenti e la valutazione. Invece di affidarsi a fogli di calcolo, moduli cartacei o interminabili thread di e-mail, le università possono creare flussi di lavoro basati su regole che vengono eseguiti automaticamente in background. In questo modo non solo si risparmia tempo, ma si migliora anche l’accuratezza e si lascia al personale la possibilità di concentrarsi sul coinvolgimento degli studenti.

I processi manuali spesso causano ritardi, errori e frustrazione per tutti i soggetti coinvolti. Nel mondo digitale di oggi, non c’è motivo per cui le istituzioni debbano avere a che fare con sistemi dispersi, lavoro amministrativo ripetitivo o processi obsoleti che rallentano le cose. In questo articolo ti illustreremo una guida passo passo per iniziare l’ automazione dei flussi di lavoro nell’istruzione superiore. Dall’identificazione degli attuali colli di bottiglia alla scelta degli strumenti giusti, ogni sezione è pensata per aiutarti a creare flussi di lavoro più intelligenti ed efficienti che migliorino l’esperienza del personale e degli studenti. Che tu abbia appena iniziato o che tu voglia scalare, qui c’è qualcosa per ogni istituto pronto ad adottare sistemi più intelligenti.

Passo 1: identificare i flussi di lavoro manuali che rallentano la tua istituzione

Prima di automatizzare qualcosa, devi sapere che cosa sta effettivamente frenando la tua istituzione. Molte università operano con un mix di processi digitali e manuali e, anche se questo può sembrare gestibile, spesso porta a inefficienze che si consumano silenziosamente nel tempo e nella produttività.

Processi manuali comuni che causano colli di bottiglia

• Ammissioni e moduli cartacei
• Inserimento manuale degli studenti
• Comunicazioni interne via e-mail
• Programmazione e pianificazione degli orari basata su fogli di calcolo

Questi tipi di processi non solo richiedono più tempo, ma sono anche più inclini all’errore umano, alla perdita di informazioni e a un inutile tira e molla tra i team.

Segni che un processo ha bisogno di essere automatizzato

• Attività ripetitive
• Alti tassi di errore
• Tempi di approvazione lunghi
• Reclami del personale
• Mancanza di visibilità in tempo reale

Fase 2: tracciare una mappa dei processi esistenti

Ora che hai identificato le aree chiave in cui il tuo istituto incontra delle difficoltà, il passo successivo è quello di analizzare i processi nel dettaglio. La mappatura dei flussi di lavoro attuali ti permette di capire chiaramente come si muovono le attività dall’inizio alla fine e ti aiuta a scoprire le inefficienze o i colli di bottiglia.

Punto di partenza e di arrivo

Ciò significa definire esattamente dove inizia un processo e cosa ne segna il completamento. Conoscere i punti di inizio e di fine fornisce un ambito chiaro per il flusso di lavoro che si desidera analizzare.

Passi da compiere

In questo caso, scomponi il processo in ogni singola azione che si svolge tra i punti di inizio e fine. Questo ti aiuta a vedere la sequenza di attività, decisioni e interazioni necessarie per completare il flusso di lavoro.

Persone/Dipartimenti responsabili

È importante identificare chi è coinvolto in ogni fase del processo. Questo include dipartimenti, team o individui responsabili di completare compiti specifici o di prendere decisioni. Chiarire i ruoli aiuta a prevenire la confusione e a garantire la responsabilità durante tutto il flusso di lavoro.

Strumenti/sistemi attualmente utilizzati

Si tratta di elencare tutti i software, le piattaforme o i canali di comunicazione che supportano il processo. Sapere quali strumenti sono attualmente in uso mette in evidenza dove potrebbero essere necessarie integrazioni o aggiornamenti e ti aiuta a capire come le informazioni fluiscono tra i sistemi. Inoltre, rivela tutti i passaggi manuali o le duplicazioni che l’automazione potrebbe eliminare.

Fase 3: Selezionare gli strumenti giusti per l’automazione

Una volta tracciati i tuoi flussi di lavoro, il passo successivo è scegliere gli strumenti giusti per automatizzarli. La piattaforma giusta può fare la differenza tra i tuoi sforzi di automazione, quindi ecco cosa cercare:

• Integrazione con SIS, LMS, CRM
  Lo strumento di automazione deve connettersi perfettamente con ilSistema Informativo Studenti (SIS), il Sistema di Gestione dell’Apprendimento (LMS) e la piattaforma di Gestione delle Relazioni con i Clienti (CRM). In questo modo i dati fluiscono senza problemi tra i sistemi, riducendo le duplicazioni e l’inserimento manuale.
• Accesso basato sul cloud
  Una piattaforma basata sul cloud permette al personale e ai docenti di accedere ai flussi di lavoro e di gestire le attività da qualsiasi luogo, sia che si trovino nel campus sia che lavorino da remoto.
  
• Permessi basati sui ruoli
  Cerca strumenti che ti permettano di assegnare diversi livelli di accesso a seconda del ruolo dell’utente. Questo aiuta a mantenere i dati sensibili al sicuro e a dare a ogni team gli strumenti di cui ha bisogno.
  
• Modelli per i processi accademici
  I modelli precostituiti per attività come l’ammissione, la valutazione e l’inserimento degli studenti possono aiutarti a iniziare più velocemente e a seguire le best practice.

Perché un sistema di gestione scolastica (SMS) all-in-one funziona bene

Le piattaforme all-in-one come Classter riuniscono tutto sotto un unico tetto, rendendo l’automazione del flusso di lavoro più semplice ed efficace. Con Classter non devi mettere insieme strumenti software diversi che non comunicano bene tra loro. Al contrario, avrai a disposizione moduli personalizzati progettati appositamente per le esigenze dell’istruzione superiore, che coprono le ammissioni, le finanze, la gestione accademica, il coinvolgimento degli studenti e molto altro ancora.

Grazie a questo approccio modulare, la tua istituzione può scegliere esattamente ciò di cui ha bisogno, scalando facilmente le proprie esigenze. Ad esempio, una piccola università potrebbe iniziare con l’automazione delle ammissioni e delle iscrizioni ai corsi, mentre una grande università potrebbe espandersi verso la finanza, la reportistica e persino la gestione degli ex alunni.

Poiché Classter è costruito come una piattaforma unificata, i dati scorrono senza problemi tra i vari moduli, riducendo gli errori e le duplicazioni. Il personale e gli studenti beneficiano di un’esperienza senza soluzione di continuità, sia che si tratti di accedere agli orari, di inviare i compiti o di gestire la fatturazione.

Passo 4: Creare un flusso di lavoro automatizzato

Ora è il momento di costruirlo all’interno del tuo software di gestione scolastica. Vediamo come configurare un flusso di lavoro automatizzato utilizzando l’esempio di uno studente che si iscrive a un corso.

1. Iniziare con un trigger e il processo che si vuole automatizzare

Inizia identificando il flusso di lavoro specifico e l’evento che lo attiva. In questo caso, il processo è l’iscrizione a un corso e l’evento scatenante è la richiesta di iscrizione a un corso da parte di uno studente attraverso il portale degli studenti. Questa azione mette in moto l’automazione.

2. Definisci le fasi del flusso di lavoro all’interno del tuo SMS

Quindi, delinea tutte le fasi del processo, proprio come hai fatto nella fase 2. All’interno dell’SMS, crea ogni fase come parte del flusso di lavoro. Per l’iscrizione a un corso, le fasi potrebbero includere:

• Il sistema riceve il modulo e registra la richiesta.
• Il sistema controlla automaticamente la storia accademica dello studente per verificare la presenza di prerequisiti.
• La richiesta viene inoltrata al consulente accademico per essere esaminata.
• Il consulente riceve una notifica e può approvare o rifiutare.
• Se approvato, il sistema aggiorna il programma dei corsi dello studente.
• Una conferma viene inviata allo studente con i dettagli dell’orario aggiornato.

3. Impostare regole, condizioni e permessi

Aggiungi regole per gestire la logica e i punti di decisione. Queste regole si basano su condizioni che indicano all’SMS come comportarsi in base ai dati dello studente.

• Se i prerequisiti non sono soddisfatti, il flusso di lavoro si interrompe e invia un avviso allo studente.
• Se il corso è pieno, il sistema inserisce automaticamente lo studente in una lista d’attesa.
• Le autorizzazioni garantiscono che solo i consulenti possano approvare le richieste, mentre gli studenti possono solo visualizzare gli aggiornamenti di stato.

4. Testare il flusso di lavoro in un ambiente Sandbox

Prima di iniziare a lavorare, testa accuratamente il flusso di lavoro in una sandbox o in un ambiente di prova. Simula diversi scenari di iscrizione degli studenti:

• Uno studente che soddisfa tutti i prerequisiti
• Uno studente che manca dei requisiti
• Uno studente che si iscrive a una classe completa

Controlla che ogni fase si attivi correttamente, che le e-mail o le notifiche in-app siano inviate in tempo e che i dati del corso siano aggiornati nel profilo dello studente. Questa fase è fondamentale per evitare interruzioni una volta che il flusso di lavoro è in uso.

Fase 5: Monitoraggio delle prestazioni e miglioramento continuo

Una volta che i flussi di lavoro automatizzati sono attivi, il passo successivo è monitorare le loro prestazioni. Concentrati sul monitoraggio delle metriche che mostrano se l’automazione sta fornendo un valore reale. Gli indicatori chiave includono i tempi di completamento delle attività, il numero di interventi manuali necessari e i tassi di errore nel flusso di lavoro. È importante anche raccogliere il feedback degli utenti, sia del personale che degli studenti, per capire la loro esperienza. Se i processi sono ancora lenti o richiedono un numero eccessivo di interventi umani, è segno che è necessaria un’ulteriore ottimizzazione.

Il tuo software di gestione scolastica probabilmente include strumenti che facilitano il monitoraggio. I cruscotti analitici integrati forniscono dati in tempo reale sul funzionamento dei flussi di lavoro, evidenziando eventuali ritardi o colli di bottiglia. Puoi utilizzare i moduli di feedback per raccogliere i commenti degli utenti e le heatmap degli utenti per visualizzare i punti in cui trascorrono più tempo nel sistema.

Il miglioramento continuo significa utilizzare questi dati per apportare modifiche intelligenti. Potresti decidere di modificare alcune regole del flusso di lavoro, aggiungere condizioni per ridurre gli errori o automatizzare altre attività che vengono ancora gestite manualmente. È utile anche rivedere tutti i principali flussi di lavoro alla fine di ogni semestre, per assicurarsi che siano ancora in linea con gli obiettivi istituzionali e le esigenze degli utenti.

Il software di gestione scolastica di Classter per l’istruzione superiore

Quando si parla di automazione dei flussi di lavoro nell’istruzione superiore, Classter si distingue come una potente soluzione all-in-one. Costruita appositamente per le istituzioni accademiche, Classter ti permette di automatizzare tutto, dall’ammissione alla programmazione dei corsi, dall’inserimento degli studenti alle finanze. Grazie alla flessibilità modulare, le istituzioni possono adattare la piattaforma ai loro processi specifici, senza dover ricorrere a più sistemi scollegati.

Cosa rende Classter ideale per l’automazione dei flussi di lavoro? Offre costruttori di flussi di lavoro integrati, analisi in tempo reale, integrazioni perfette con le piattaforme SIS, LMS e CRM e autorizzazioni basate sui ruoli che garantiscono la sicurezza dei dati sensibili. Che si tratti di un piccolo college o di una grande università, Classter è in grado di adattarsi alle esigenze del tuo istituto, aiutandoti a risparmiare tempo, a ridurre gli errori e a offrire un’esperienza migliore sia al personale che agli studenti.

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