Guía paso a paso para automatizar los flujos de trabajo en la enseñanza superior

La automatización del flujo de trabajo en la enseñanza superior significa utilizar herramientas y sistemas digitales para agilizar las tareas repetitivas y manuales. Esto incluye el proceso de admisión, la programación de clases, la comunicación con los estudiantes y la calificación. En lugar de depender de hojas de cálculo, formularios en papel o interminables hilos de correo electrónico, las universidades pueden crear flujos de trabajo basados en reglas que se ejecuten automáticamente en segundo plano. Esto no sólo ahorra tiempo, sino que también mejora la precisión y da al personal más libertad para centrarse en la participación significativa de los estudiantes.

Los procesos manuales suelen provocar retrasos, errores y frustración para todos los implicados. En el mundo digital de hoy, no hay razón para que las instituciones tengan que lidiar con sistemas dispersos, trabajo administrativo repetitivo o procesos anticuados que ralentizan las cosas.En este artículo, te guiaremos paso a paso para empezar con la automatización del flujo de trabajo en la enseñanza superior. Desde la identificación de tus cuellos de botella actuales hasta la elección de las herramientas adecuadas, cada sección está diseñada para ayudarte a crear flujos de trabajo más inteligentes y eficientes que mejoren la experiencia tanto del personal como de los estudiantes. Tanto si acabas de empezar como si quieres ampliar, aquí hay algo para cada institución dispuesta a adoptar sistemas más inteligentes.

Paso 1: Identifica los flujos de trabajo manuales que ralentizan tu institución

Antes de automatizar nada, tienes que saber qué es lo que realmente frena a tu institución. Muchas universidades funcionan con una mezcla de procesos digitales y manuales, y aunque pueda parecer manejable, a menudo conduce a ineficiencias que silenciosamente se comen el tiempo y la productividad.

Procesos manuales habituales que provocan cuellos de botella

• Admisiones y formularios en papel
• Incorporación manual de alumnos
• Comunicaciones internas por correo electrónico
• Programación y horarios basados en hojas de cálculo

Estos tipos de procesos no sólo llevan más tiempo, sino que también son más propensos al error humano, la pérdida de información y las innecesarias idas y venidas entre equipos.

Señales de que un proceso necesita automatización

• Tareas repetitivas
• Tasas de error elevadas
• Largos plazos de aprobación
• Quejas del personal
• Falta de visibilidad en tiempo real

Paso 2: Traza un mapa de tus procesos actuales

Ahora que has identificado las áreas clave en las que tu institución se enfrenta a retos, el siguiente paso es desglosar esos procesos en detalle. Trazar un mapa de tus flujos de trabajo actuales te da una idea clara de cómo se mueven las tareas de principio a fin y ayuda a descubrir ineficiencias o cuellos de botella.

Punto inicial y final

Esto significa definir exactamente dónde empieza un proceso y qué marca su finalización. Conocer los puntos inicial y final proporciona un ámbito claro para el flujo de trabajo que quieres analizar.

Pasos implicados

Aquí, desglosas el proceso en cada acción individual que tiene lugar entre los puntos inicial y final. Esto te ayuda a ver la secuencia de tareas, decisiones e interacciones necesarias para completar el flujo de trabajo.

Personas/Departamentos responsables

Es importante identificar quién participa en cada fase del proceso. Esto incluye departamentos, equipos o personas responsables de completar tareas específicas o de tomar decisiones. Aclarar las funciones ayuda a evitar confusiones y garantiza la responsabilidad en todo el flujo de trabajo.

Herramientas/Sistemas utilizados actualmente

Esto implica hacer una lista de todos los programas informáticos, plataformas o canales de comunicación que soportan el proceso. Saber qué herramientas se utilizan actualmente pone de relieve dónde pueden ser necesarias integraciones o actualizaciones y te ayuda a comprender cómo fluye la información entre los sistemas. También revela cualquier solución manual o esfuerzo duplicado que la automatización podría eliminar.

Paso 3: Seleccionar las herramientas adecuadas para la automatización

Una vez que hayas trazado tus flujos de trabajo, el siguiente paso es elegir las herramientas adecuadas para automatizarlos. La plataforma adecuada puede hacer o deshacer tus esfuerzos de automatización, así que esto es lo que debes buscar:

• Integración con SIS, LMS, CRM
  Tu herramienta de automatización debe conectarse a la perfección con tuSistema de Información de Estudiantes (SIS), Sistema de Gestión del Aprendizaje (LMS ) y plataforma de Gestión de Relaciones con los Clientes (CRM ). Esto garantiza que los datos fluyan sin problemas entre los sistemas, reduciendo la duplicación y la introducción manual.
• Acceso basado en la nube
  Una plataforma basada en la nube permite al personal y al profesorado acceder a los flujos de trabajo y gestionar las tareas desde cualquier lugar, tanto si están en el campus como si trabajan a distancia.
  
• Permisos basados en funciones
  Busca herramientas que te permitan asignar distintos niveles de acceso en función del rol del usuario. Esto ayuda a mantener seguros los datos confidenciales, al tiempo que proporciona a cada equipo las herramientas que necesita.
  
• Plantillas para procesos académicos
  Las plantillas prediseñadas para tareas como admisiones, calificaciones e incorporación de estudiantes pueden ayudarte a empezar más rápido y a seguir las mejores prácticas.

Por qué funciona bien un sistema de gestión escolar (SMS) todo en uno

Las plataformas todo en uno como Classter lo reúnen todo bajo un mismo techo, haciendo que la automatización del flujo de trabajo sea más sencilla y eficaz. Con Classter, no tienes que unir diferentes herramientas de software que no se comunican bien entre sí. En su lugar, obtienes módulos personalizados diseñados específicamente para las necesidades de la enseñanza superior, que abarcan admisiones, finanzas, gestión académica, participación de los estudiantes y mucho más.

Este enfoque modular significa que tu institución puede elegir exactamente lo que necesita, escalando fácilmente a medida que crecen tus necesidades. Por ejemplo, una universidad pequeña podría empezar con la automatización de las admisiones y la inscripción a los cursos, mientras que una universidad grande podría ampliarse a las finanzas, los informes e incluso la gestión de antiguos alumnos.

Como Classter está construida como una plataforma unificada, los datos fluyen sin problemas entre los módulos, reduciendo errores y duplicidades. El personal y los estudiantes se benefician de una experiencia sin fisuras, tanto si acceden a los horarios como si envían tareas o gestionan la facturación.

Paso 4: Crear un flujo de trabajo automatizado

Ahora, es el momento de construirlo dentro de tu Software de Gestión Escolar. Vamos a ver cómo configurar un flujo de trabajo automatizado utilizando el ejemplo de un alumno que se matricula en una clase.

1. Empieza con un desencadenante y el proceso que quieres automatizar

Empieza por identificar el flujo de trabajo específico y qué evento lo desencadena. En este caso, el proceso es la inscripción a un curso, y el desencadenante es un estudiante que envía una solicitud de inscripción a una clase a través del portal del estudiante. Esta acción pone en marcha la automatización.

2. Define los pasos del flujo de trabajo dentro de tu SMS

A continuación, esboza cada paso del proceso, tal y como lo trazaste en el Paso 2. Dentro del SMS, crea cada paso como parte del flujo de trabajo. Para la inscripción en una clase, los pasos podrían incluir

• El sistema recibe el formulario y registra la solicitud.
• El sistema comprueba automáticamente el historial académico del alumno en busca de prerrequisitos.
• La solicitud se envía al asesor académico para su revisión.
• El asesor recibe una notificación y la aprueba o la rechaza.
• Si se aprueba, el sistema actualiza el horario del curso del estudiante.
• Se envía una confirmación al estudiante con los datos actualizados del horario.

3. Establecer reglas, condiciones y permisos

Añade reglas para gestionar la lógica y los puntos de decisión. Éstas se construyen utilizando condiciones que indican al SMS cómo comportarse en función de los datos del alumno.

• Si no se cumplen los prerrequisitos, el flujo de trabajo se detiene y envía una alerta al estudiante.
• Si el curso está completo, el sistema coloca automáticamente al alumno en una lista de espera.
• Los permisos garantizan que sólo los asesores puedan aprobar solicitudes, mientras que los estudiantes sólo pueden ver las actualizaciones de estado.

4. Prueba el flujo de trabajo en un entorno Sandbox

Antes de ponerlo en marcha, prueba a fondo el flujo de trabajo en un entorno de pruebas. Simula varios escenarios de inscripción de alumnos:

• Un estudiante que cumple todos los requisitos previos
• Un alumno que no cumple los requisitos
• Un alumno que se matricula en una clase completa

Comprueba que cada paso se activa correctamente, que los correos electrónicos o las notificaciones in-app se envían a tiempo y que los datos del curso se actualizan en el perfil del alumno. Este paso es crítico para evitar interrupciones una vez que el flujo de trabajo esté en uso.

Paso 5: Controlar el rendimiento y mejorar continuamente

Una vez que tus flujos de trabajo automatizados estén activos, el siguiente paso fundamental es controlar su rendimiento. Céntrate en el seguimiento de las métricas que muestran si la automatización está aportando un valor real. Los indicadores clave incluyen los tiempos de finalización de las tareas, el número de intervenciones manuales necesarias y las tasas de error en todo el flujo de trabajo. También es importante recabar opiniones de los usuarios -tanto del personal como de los estudiantes- para conocer su experiencia. Si los procesos siguen siendo lentos o requieren demasiadas intervenciones humanas, es señal de que se necesita una mayor optimización.

Es probable que tu software de gestión escolar incluya herramientas que faciliten esta supervisión. Los paneles de análisis integrados proporcionan datos en tiempo real sobre el funcionamiento de los flujos de trabajo, destacando los retrasos o cuellos de botella. Puedes utilizar formularios de opinión para recoger comentarios directamente de los usuarios, y mapas de calor de usuarios para visualizar dónde pasan más tiempo en el sistema.

La mejora continua significa utilizar estos datos para hacer ajustes inteligentes. Puede que decidas ajustar algunas reglas del flujo de trabajo, añadir condiciones para reducir errores o automatizar tareas adicionales que aún se gestionan manualmente. También es útil revisar todos los flujos de trabajo principales al final de cada semestre, asegurándote de que siguen alineados con los objetivos institucionales y las necesidades de los usuarios.

Software de gestión escolar de Classter para la enseñanza superior

Cuando se trata de automatizar el flujo de trabajo en la enseñanza superior, Classter destaca como una potente solución todo en uno. Creada específicamente para instituciones académicas, Classter te permite automatizar todo, desde las admisiones y la programación de cursos hasta la incorporación de estudiantes y las finanzas. Gracias a su flexibilidad modular, las instituciones pueden adaptar la plataforma a sus procesos específicos, sin necesidad de depender de varios sistemas desconectados.

¿Qué hace que Classter sea ideal para la automatización del flujo de trabajo? Ofrece creadores de flujos de trabajo integrados, análisis en tiempo real, integraciones perfectas con plataformas SIS, LMS y CRM, y permisos basados en roles que mantienen seguros los datos confidenciales. Tanto si eres un colegio pequeño como una gran universidad, Classter se adapta a las necesidades de tu institución y te ayuda a ahorrar tiempo, reducir errores y ofrecer una mejor experiencia tanto al personal como a los estudiantes.

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