En 2018, la UE puso en marcha el GDPR (Reglamento General de Protección de Datos), una ley común de protección de datos en toda la Unión Europea. Desde entonces, ha transformado la forma en que las instituciones gestionan los datos personales, especialmente en la educación, donde la información sensible está en todas partes. Junto con el RGPD, normativas como la Directiva sobre la privacidad y las comunicaciones electrónicas y diversas leyes nacionales crean un marco estricto sobre cómo deben recopilarse, almacenarse, accederse y compartirse los datos.
Para las instituciones de enseñanza superior, los riesgos del incumplimiento son reales. Las multas pueden ser importantes, pero el daño a la reputación y la pérdida de confianza de los estudiantes, los padres y el personal pueden ser aún más perjudiciales.
Muchas instituciones han implantado el Software de Gestión Escolar (SMS) para gestionar sus operaciones cotidianas de forma más eficiente. Pero aquí está la pregunta importante: ¿Te está ayudando realmente tu SMS a cumplir las leyes de protección de datos de la UE?
Te proporcionamos una práctica lista de comprobación para ayudarte a averiguarlo. Podrás detectar cualquier laguna de cumplimiento, comprender tus riesgos y sentirte más seguro de que tu software respalda tus responsabilidades en materia de protección de datos.
1. ¿Tu software cumple el GDPR por diseño y por defecto?
Tu software de gestión escolar debe apoyar el cumplimiento del GDPR a través de su diseño básico y sus funciones cotidianas. «Privacidad por diseño y por defecto» significa que la protección de datos está integrada desde el principio.
Busca estas características:
- Base legal para el tratamiento: Define claramente el consentimiento, los contratos o el interés legítimo.
- Transparencia: Muestra avisos de privacidad y políticas de uso de datos claros a los usuarios.
- Minimización de datos: Recoger sólo los datos estrictamente necesarios.
- Limitación de la finalidad: Utilizar los datos sólo para el fin para el que fueron recogidos.
- Precisión: Permite actualizaciones fáciles para mantener la información al día.
- Limitación de almacenamiento: Establece reglas para eliminar automáticamente los datos obsoletos.
- Seguridad: Utiliza encriptación, controles de acceso y registros de auditoría.
- Derechos del interesado: Apoyar el acceso, la rectificación, la supresión y la oposición.
- Responsable de Protección de Datos (RPD): Proporcionar una forma de gestionar la comunicación relacionada con el RPD.
- Evaluación del impacto de la protección de datos (EIPD): Incluye herramientas para las evaluaciones de tratamiento de datos de alto riesgo.
2. ¿Puedes controlar y limitar el acceso a los datos de los distintos roles de usuario?
No todo el mundo en tu institución necesita acceder a la misma información. Un software de gestión escolar que cumpla el GDPR debería ayudarte a limitar el acceso en función de las funciones de los usuarios, reduciendo el riesgo de exposición de datos y de error humano.
- Permisos basados en roles: ¿Puedes asignar distintos niveles de acceso a profesores, administradores, personal financiero o informático? Por ejemplo, un profesor debe ver las calificaciones, no los registros financieros.
- Restricciones de datos sensibles: ¿Impide el sistema que usuarios no autorizados accedan a los expedientes sanitarios o disciplinarios de los alumnos?
- Registros de auditoría: ¿Se registra cada inicio de sesión, acceso y edición? Los registros de auditoría te ayudan a controlar la actividad y a rendir cuentas.
- Autenticación multifactor (MFA): ¿Tu SMS requiere algo más que una contraseña para los usuarios de nivel de administrador? MFA refuerza enormemente la seguridad.
3. ¿Tu sistema rastrea y registra el consentimiento adecuadamente?
El consentimiento es una de las piedras angulares del GDPR. Para las instituciones de enseñanza superior, esto incluye todo, desde los acuerdos de intercambio de datos hasta el uso de fotos de estudiantes en materiales de marketing. Tu software de gestión escolar debe facilitar la recogida, el seguimiento y la gestión del consentimiento de forma segura y transparente.
En primer lugar, comprueba si tu sistema permite a los alumnos o tutores dar su consentimiento digital a través de formularios o portales online. Éstos deben ser de fácil acceso, estar redactados en un lenguaje claro y vinculados a un propósito específico. Una vez dado, cada registro de consentimiento debe incluir una marca de tiempo que muestre cuándo y cómo se recogió.
Igualmente importante es que tu SMS permita a los usuarios revisar, actualizar o retirar su consentimiento en cualquier momento. Tanto si se trata de un padre que cambia de opinión sobre el uso de fotos como de un estudiante que opta por no recibir correos electrónicos promocionales, el sistema debe respetar esa decisión rápidamente y sin fricciones.
4. ¿Es seguro y conforme el seguimiento del correo electrónico y las comunicaciones?
Canales de comunicación encriptados
Tu plataforma debe utilizar protocolos de correo electrónico seguro como TLS o SSL para proteger los mensajes en tránsito. Esto garantiza que la información sensible -como las actualizaciones de los alumnos o los avisos de facturación- esté protegida de la interceptación o el acceso no autorizado.
Preferencias de consentimiento y notificación
Los alumnos, el personal y los padres deben tener control sobre sus preferencias de comunicación. ¿Pueden los usuarios optar por recibir o no notificaciones no esenciales? Un sistema conforme respeta el consentimiento y facilita la actualización de las preferencias en cualquier momento.
Marketing y Cumplimiento de la Privacidad
Si tu SMS envía correos electrónicos o boletines de marketing, debe cumplir tanto las normas del GDPR como las de ePrivacy. Esto significa obtener un consentimiento explícito, ofrecer opciones claras para darse de baja y mantener registros precisos de las preferencias de comunicación.
5. ¿Puedes obtener, exportar y borrar fácilmente los datos de los alumnos?
Según el GDPR, las personas tienen derecho a acceder a sus datos personales, solicitar su transferencia y pedir que se eliminen. Tu software de gestión escolar debe facilitar el cumplimiento de estas solicitudes sin necesidad de recurrir a complejas soluciones o procesos manuales.
Empieza por evaluar la facilidad con la que puedes recuperar y exportar los datos de un alumno. Tanto si un alumno se traslada a otra institución como si simplemente ejerce su Derecho de Acceso, tu sistema debe proporcionar los datos en un formato estructurado, de uso común y fácil de compartir de forma segura.
Igualmente importante es el Derecho al olvido. Si un estudiante solicita la supresión de sus datos personales, tu SMS debe permitirte llevarla a cabo plenamente, manteniendo al mismo tiempo un registro de la supresión con fines de auditoría. Un proceso de eliminación claro, respaldado por registros de auditoría y de actividad, ayuda a demostrar el cumplimiento y genera confianza con los estudiantes y sus familias.
6. ¿Las copias de seguridad están encriptadas y se gestionan adecuadamente?
Incluso los sistemas más seguros pueden enfrentarse a incidentes inesperados. Por eso las copias de seguridad desempeñan un papel crucial en tu estrategia de protección de datos, pero sólo si se gestionan de forma correcta y conforme a las normas.
Busca estas características clave de la copia de seguridad:
- Cifrado en tránsito y en reposo: Todos los datos de las copias de seguridad deben encriptarse cuando se transfieren y cuando se almacenan, asegurando que estén protegidos de accesos no autorizados en cada etapa.
- Políticas de retención definidas: Tu SMS debe permitirte controlar cuánto tiempo se almacenan las copias de seguridad. Conservar las copias de seguridad más tiempo del necesario puede exponer a tu institución a riesgos de cumplimiento.
- Capacidad de restauración granular: En caso de pérdida de datos, debes poder restaurar datos o registros de usuarios concretos, sin tener que restaurar toda la base de datos.
7. ¿Existe un protocolo claro para las violaciones de datos?
Proceso de notificación de violaciones
Tu proveedor debe tener un proceso definido para detectar y responder a las violaciones. Esto incluye identificar el alcance, contener la amenaza y preparar informes. Según el GDPR, las autoridades deben ser notificadas en un plazo de 72 horas; por tanto, es crucial una rápida escalada interna.
Alertas oportunas a las instituciones
¿Puede tu proveedor de SMS notificar rápidamente a tu institución si se produce una infracción por su parte? Los retrasos pueden acarrear sanciones normativas. Busca proveedores que se comprometan a alertar con prontitud para que tu equipo pueda actuar con rapidez.
Registro y notificación de incidentes
Es esencial disponer de registros precisos de las violaciones, que incluyan fechas, datos afectados y medidas de resolución. Tu SMS debe registrar todos los incidentes y hacer que esos registros sean accesibles para auditorías, revisiones y responsabilidad institucional.
Classter facilita el cumplimiento de la normativa
En Classter, entendemos que el cumplimiento no es sólo una casilla de verificación, sino una base de confianza. Por eso, nuestro software de gestión escolar todo en uno se ha creado teniendo en cuenta el cumplimiento del GDPR. Desde el momento en que los datos entran en el sistema, los principios de privacidad por diseño guían la forma en que se almacenan, procesan y acceden a ellos. Los permisos basados en roles, las copias de seguridad encriptadas, el seguimiento del consentimiento y los registros de auditoría están perfectamente integrados, para que tu institución pueda cumplir la normativa sin estrés añadido.
Hemos hecho el trabajo pesado, para que tú no tengas que hacerlo.
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