Le logiciel de gestion scolaire (SMS) est une plateforme numérique conçue pour aider les établissements d’enseignement à gérer plus efficacement leurs tâches académiques, administratives et financières. Si de nombreuses écoles utilisent des solutions SMS, les établissements d’enseignement supérieur ont des besoins spécifiques qui les distinguent des écoles primaires et secondaires. Les universités, les collèges et les autres établissements d’enseignement supérieur ont besoin de systèmes capables de gérer des structures de cours complexes, le suivi des crédits, l’administration de la recherche et la conformité avec les organismes d’accréditation.
Trouver le bon logiciel de gestion scolaire pour l’enseignement supérieur peut s’avérer difficile. Nous allons donc vous expliquer ce qu’il faut rechercher dans un système qui réponde vraiment aux besoins de l’enseignement supérieur. Dans cet article, nous allons explorer les caractéristiques indispensables d’un bon SMS, vous donner une liste de contrôle pratique pour guider votre décision, et vous montrer pourquoi Classter est le meilleur logiciel de gestion scolaire pour l’enseignement supérieur.
Commençons.
Pourquoi les établissements d’enseignement supérieur ont-ils besoin d’un logiciel de gestion scolaire ?
Conçu spécialement pour répondre à la complexité de l’enseignement supérieur, un SMS aide les établissements à tout regrouper en un seul endroit. Voici pourquoi c’est important :
- Centralisation des données et des opérations : Conservez toutes les informations académiques, administratives et financières dans une plateforme sécurisée pour faciliter l’accès et la collaboration.
- Gestion améliorée du cycle de vie de l’étudiant : Gérez chaque étape du parcours de l’étudiant, depuis la première demande et l’admission jusqu’à l’obtention du diplôme et l’engagement des anciens élèves.
- Automatisation des flux de travail académiques et financiers : Gagnez du temps et réduisez les erreurs humaines en automatisant les inscriptions aux cours, la notation, la facturation des frais de scolarité, etc.
- Une meilleure communication entre les départements et les campus : Rationalisez la communication entre les enseignants, le personnel et les étudiants grâce à des outils de messagerie, des portails et des notifications intégrés.
- Conformité avec les réglementations en matière d’accréditation et de confidentialité des données (par exemple, GDPR) : Assurez-vous que votre établissement respecte toutes les normes juridiques et académiques en utilisant un logiciel conçu dans un souci de conformité.
Principales caractéristiques du logiciel de gestion des écoles d’enseignement supérieur
1. Gestion des programmes universitaires
Les universités proposent souvent des centaines de cours répartis entre plusieurs facultés et filières. Votre logiciel de gestion d’établissement doit faciliter la création et la gestion des catalogues de cours, l’attribution des crédits et l’élaboration des programmes d’études de manière structurée. Ainsi, les étudiants progressent en douceur tandis que les administrateurs gardent le contrôle de la planification académique.
2. Système d’information sur les étudiants (SIS)
Il s’agit du carnet de notes numérique de chaque étudiant. Un SIS robuste vous permet de suivre les détails personnels, le statut de l’inscription, les identifiants, les résultats scolaires et même les mesures disciplinaires, le tout en un seul endroit.
3. Automatisation des admissions et des inscriptions
Oubliez la surcharge de travail administratif. Avec un module d’admission automatisé, les étudiants peuvent postuler en ligne, télécharger des documents et recevoir des mises à jour instantanées. Le personnel peut vérifier l’admissibilité, approuver les demandes et faire avancer les étudiants dans l’entonnoir d’inscription avec un minimum d’effort.
4. Facturation et gestion financière
Qu’il s’agisse des frais de scolarité, des réductions, des bourses ou des plans de paiement, la gestion des finances peut s’avérer complexe. Un logiciel de gestion scolaire doit calculer automatiquement les frais, envoyer les factures, traiter les paiements en toute sécurité et générer des rapports financiers actualisés.
5. Programmation et emploi du temps
Dites adieu aux salles de classe réservées deux fois. Les outils intelligents d’établissement des horaires permettent d’affecter des instructeurs, de réserver des salles et de détecter les conflits d’horaires entre les départements. Ces outils sont particulièrement utiles pour les grandes institutions qui gèrent des formats d’apprentissage hybrides.
6. Outils d’évaluation et carnet de notes
Votre SMS doit prendre en charge différents systèmes de notation (lettres, pourcentages, réussite/échec) et permettre une saisie, une validation et une publication aisées des notes. Les fonctionnalités telles que la programmation des examens, les flux de travail de révision des notes et les relevés de notes exportables sont des atouts supplémentaires.
7. Outils de communication et de collaboration
Gardez tout le monde au courant grâce à des outils de messagerie intégrés, des portails pour les étudiants et les professeurs, et des notifications automatisées. Qu’il s’agisse d’annonces sur le campus ou de messages individuels, de bons outils de communication favorisent l’engagement et réduisent les malentendus.
8. Rapports et analyses
Les données doivent travailler pour vous. Grâce aux tableaux de bord intégrés, aux rapports personnalisables et à l’intégration avec des outils de BI, les administrateurs peuvent contrôler la réussite des étudiants, les performances budgétaires et la conformité aux réglementations.
Comment choisir le meilleur logiciel de gestion scolaire pour votre établissement
| Critères | Ce qu’il faut prendre en compte |
| Taille de l’institution | Choisissez une solution adaptée à votre échelle, qu’il s’agisse d’un petit établissement d’enseignement supérieur ou d’une grande université avec plusieurs campus. |
| Cloud vs. sur site | Les systèmes basés sur l’informatique en nuage offrent de la flexibilité et des mises à jour. Les systèmes sur site peuvent offrir plus de contrôle. |
| Budget et coût total de possession (TCO) | Ne vous limitez pas au coût de la licence. Incluez l’installation, la formation, l’assistance et les futures mises à jour. |
| Besoins d’intégration | Assurez-vous de la compatibilité avec des outils tels que LMS, logiciels financiers, systèmes de ressources humaines, etc. |
| Exigences locales en matière de conformité | Vérifiez que le logiciel prend en charge des normes telles que le GDPR et les règles d’accréditation régionales. |
| Personnalisation et rôles des utilisateurs | Recherchez des configurations flexibles, des paramètres d’autorisation et des flux de travail adaptables. |
| Options de soutien et de formation | De solides équipes d’accueil, de documentation et d’assistance sont essentielles. |
Classter est le meilleur logiciel de gestion scolaire pour l’enseignement supérieur
Lorsqu’il s’agit d’un logiciel de gestion d’école conçu spécifiquement pour l’enseignement supérieur, Classter remplit toutes les conditions requises. Il a été conçu dans un souci de flexibilité et d’évolutivité, ce qui en fait un outil idéal pour les petits établissements comme pour les grandes universités.
- Sur mesure pour l’enseignement supérieur
Classter comprend les besoins complexes des établissements d’enseignement supérieur, du suivi des crédits ECTS au support multilingue et à la conformité avec les organismes d’accréditation. - Tarification flexible basée sur les modules
Les institutions peuvent sélectionner uniquement les modules dont elles ont besoin (des admissions à la facturation en passant par la gestion de la relation client), ce qui fait de Classter un choix rentable et évolutif. - Gérer le cycle de vie complet de l’étudiant
De la première demande au statut d’ancien élève, Classter prend en charge chaque étape grâce à des outils puissants pour les admissions, les inscriptions, le suivi académique et les services de carrière. - Portails personnalisés pour les enseignants, les élèves et les administrateurs
Chaque utilisateur dispose d’un tableau de bord personnalisé contenant des outils et des informations pertinents, ce qui permet de réduire la confusion et d’augmenter la productivité. - Intégration facile avec Microsoft 365, Moodle et SSO
Classter s’intègre parfaitement à votre écosystème numérique existant, afin que votre personnel et vos étudiants puissent continuer à utiliser les outils qu’ils connaissent déjà. - Conformité intégrée avec les réglementations européennes en matière de données
Conçu avec le GDPR à l’esprit, Classter vous aide à gérer les données sensibles des étudiants de manière sûre et responsable.
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