Στο σημερινό ταχέως εξελισσόμενο εκπαιδευτικό περιβάλλον, οι εκπαιδευτικοί οργανισμοί χρειάζονται ένα ευρύ φάσμα λύσεων και εφαρμογών πληροφορικής για να λειτουργούν αποτελεσματικά. Τα κολέγια πρέπει να έχουν όλα τα δεδομένα των φοιτητών και των εκπαιδευτικών τους αποθηκευμένα κάτω από μία στέγη. Επίσης, τα συστήματα διαχείρισης των κολεγίων θα πρέπει να ενισχύουν την την ανταλλαγή πληροφοριών μεταξύ μαθητών, εκπαιδευτικών και διοικητικού προσωπικού και βοηθούν τους μαθητές να παραμείνουν σε καλό δρόμο όσον αφορά τις ακαδημαϊκές τους επιδόσεις. Στις μέρες μας, τα εκπαιδευτικά τεχνολογικά συστήματα πληροφοριών για τους φοιτητές (SIS) γίνονται απαραίτητο εργαλείο για την ομαλή και αποτελεσματική λειτουργία των κολεγίων.
Σε αυτήν την ανάρτηση, θα παρουσιάσουμε πώς ένα SIS βοηθά στην καθημερινή διαχείριση των κολεγίων σε πέντε σημαντικές πτυχές.
Γιατί είναι σημαντικό ένα Σύστημα Πληροφοριών για τους Φοιτητές;
Λόγω της ψηφιοποίησης της εκπαίδευσης και του ξεσπάσματος της πανδημίας COVID-19, σχεδόν όλα τα Κολλέγια έπρεπε να στραφούν σε ηλεκτρονική μάθηση. Οι διαχειριστές IT των κολεγίων αντιμετώπισαν σοβαρές προκλήσεις κατά τη διάρκεια αυτής της μετάβασης, καθώς έπρεπε να βασιστούν σε παλαιές και τοπικές λύσεις. Η εφαρμογή ενός cloud-based SIS λύνει το ζήτημα της απομακρυσμένης πρόσβασης και διευκολύνει τους εκπαιδευτικούς και τους διαχειριστές του Κολλεγίου να έχουν πρόσβαση στις πληροφορίες με τη δική τους ευκολία, από παντού.
Η ζήτηση για λύσεις SIS αυξάνεται ραγδαία. Ο λόγος για τον οποίο τα Συστήματα Πληροφόρησης Φοιτητών γίνονται ολοένα και πιο δημοφιλή στον εκπαιδευτικό τομέα είναι τα μοναδικά χαρακτηριστικά τους που επιτρέπουν την από άκρη σε άκρη διαχείριση των ακαδημαϊκών και λειτουργικών διαδικασιών από μια ενιαία υποδομή ΤΠ.
Ας ρίξουμε μια πιο προσεκτική ματιά στα βασικά οφέλη των SIS.
#1 Λύση βασισμένη στο Cloud
Η εφαρμογή μιας αρχιτεκτονικής βασισμένης στο νέφος στην υποδομή ΤΠ του κολλεγίου σας μέσω ενός SIS μπορεί να απαλλαγεί από τις ακριβές και δύσκολα συντηρήσιμες τοπικές εγκαταστάσεις. Μεταφέροντας τη βάση δεδομένων των φοιτητών του κολλεγίου σας στο ασφαλές περιβάλλον των clouds της Microsoft, της Amazon ή της Google, αποκτάτε το πιο ασφαλές περιβάλλον για τα δεδομένα σας, ενώ απολαμβάνετε σχεδόν 100% χρόνο διαθεσιμότητας. Χωρίς εφεδρικά αντίγραφα ασφαλείας και χωρίς σημαντικές αρχικές επενδύσεις πληροφορικής, επιτρέπουν στους διαχειριστές να κατανέμουν αποτελεσματικότερα τον προϋπολογισμό πληροφορικής του κολεγίου.
#2 Ψηφιακές διαδικασίες εισδοχής και εγγραφής
Ένα σύστημα διαχείρισης κολεγίων μπορεί να παρέχει μια διαδικασία εισαγωγής χωρίς χαρτί που βοηθά τα ιδρύματα τριτοβάθμιας εκπαίδευσης να μειώσουν τις επαναλαμβανόμενες διοικητικές εργασίες και να βελτιώσουν την εμπειρία εγγραφής για τους αιτούντες. Οι υπεύθυνοι εισδοχής μπορούν εύκολα να δημιουργούν ροές εργασίας εγγραφής, να διαχειρίζονται έγγραφα εισδοχής και συγκαταθέσεις και να λαμβάνουν δεδομένα σε πραγματικό χρόνο και ολοκληρωμένες αναφορές αιτήσεων. Επίσης, οι υπάλληλοι των κολεγίων αποκτούν όλες τις απαραίτητες λειτουργίες για την προσέλκυση των ενδιαφερόμενων φοιτητών και τους παρέχουν έναν διαισθητικό τρόπο υποβολής αιτήσεων μέσω διαδικτυακών και προσαρμόσιμων πυλών εισαγωγής. Τέλος, οι ηγέτες της εκπαίδευσης μπορούν να έχουν πληροφορίες εγγραφής σε πραγματικό χρόνο, από διαφορετικές πανεπιστημιουπόλεις και να απεικονίζουν τα δεδομένα εισδοχής για να αποκτήσουν χρήσιμες πληροφορίες.
#3 Χρέωση & είσπραξη τελών
Ένα σύστημα διαχείρισης κολεγίων θα μπορούσε να είναι μια ταλαιπωρία χωρίςe και ασφαλής τρόπος διαχείρισης των πληρωμών των φοιτητών για τα δίδακτρα. Οι υπάλληλοι της διοίκησης μπορούν να έχουν πλήρη εικόνα των προγραμμάτων πληρωμών κατά τη διάρκεια του ακαδημαϊκού έτους και να διαχειρίζονται τις πληρωμές χρησιμοποιώντας ένα ευέλικτο και φιλικό προς το χρήστη σύστημα. Μπορούν επίσης να παρακολουθούν τη δραστηριότητα τιμολόγησης σχετικά με τα τέλη εισαγωγής, τη μεταφορά ή τις εξωσχολικές δραστηριότητες και υπηρεσίες. Επιπλέον, τα κολέγια οποιουδήποτε μεγέθους μπορούν να αρχίσουν να δέχονται ηλεκτρονικές πληρωμές μέσω ενοποιήσεων με 3rd πύλες πληρωμών, όπως η Stripe και η PayPal, και να δημιουργήσουν διαδικασίες χωρίς χαρτί για τους δραστηριότητες χρέωσης και τιμολόγησης.
#4 Ενισχυμένα κανάλια επικοινωνίας
Παρόλο που η επικοινωνία μπορεί να συμβεί φυσικά σε οποιοδήποτε οικοσύστημα του Κολλεγίου, η προσθήκη ενός κεντρικού καναλιού επικοινωνίας μπορεί να συμβάλει στην αύξηση των συνδέσεων μεταξύ μαθητών, εκπαιδευτικών και διοικητικών υπαλλήλων. Ένα σύστημα πληροφοριών για τους φοιτητές μπορεί να παρέχει στους χρήστες ένα ισχυρό κέντρο μηνυμάτων που επιτρέπει στα κολέγια να έχουν πλήρη έλεγχο όσον αφορά την επικοινωνία. Από τον προγραμματισμό ατομικών συναντήσεων μεταξύ φοιτητών και εκπαιδευτικών μέχρι την αποστολή μαζικών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε φοιτητές που παρακολουθούν ένα συγκεκριμένο μάθημα, πρόκειται για εργασίες που μπορούν εύκολα να διαχειριστούν μέσω ενός ενσωματωμένου εργαλείου επικοινωνίας σε ένα σύστημα διαχείρισης κολεγίων.
#5 Δέσμευση αποφοίτων
Η ύπαρξη ενός ενεργού δικτύου αποφοίτων μπορεί να βοηθήσει τον οργανισμό σας στις προσπάθειες συγκέντρωσης κεφαλαίων, ενώ μπορεί να προσφέρει στους σημερινούς φοιτητές σας βελτιωμένες θέσεις σταδιοδρομίας. Οι φοιτητές μπορούν να παραμείνουν συνδεδεμένοι με το alma mater τους μετά την τελετή αποφοίτησης και να δημιουργήσουν ένα ισχυρό δίκτυο που θα στηρίζει τη φοιτητική κοινότητα και θα συμμετάσχει σε μελλοντικές δραστηριότητες δωρητών. Ως αποτέλεσμα, ένα Σύστημα Πληροφοριών Φοιτητών μπορεί να κρατήσει τους αποφοίτους δεσμευμένους παρέχοντας ανακοινώσεις σχετικά με ευκαιρίες σταδιοδρομίας, πληροφορίες για υποτροφίες και ενσωμάτωση με πλατφόρμες μέσων κοινωνικής δικτύωσης.
Ανακεφαλαιώστε
Εν κατακλείδι, τα συστήματα διαχείρισης των κολεγίων μπορούν να διαδραματίσουν σημαντικό ρόλο στην ανάπτυξη του ιδρύματος. Τα σημερινά κολέγια πρέπει να διαχειρίζονται τεράστιες πληροφορίες για τους φοιτητές και χρειάζονται προηγμένα συστήματα για να τους βοηθήσουν να επιτύχουν τους ακαδημαϊκούς τους στόχους. Ένα Σύστημα Πληροφοριών για τους Φοιτητές είναι ένα βασικό εργαλείο που μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την εξορθολογισμό των εργασιών και την έγκαιρη παροχή εργασίας με πιο αποδοτικό τρόπο.
Συχνές ερωτήσεις
Ναι, ένα SIS μπορεί να διευκολύνει την εμπλοκή των αποφοίτων παρέχοντας ανακοινώσεις καριέρας, πληροφορίες για υποτροφίες και ενσωμάτωση των μέσων κοινωνικής δικτύωσης, επιτρέποντας στα κολέγια να διατηρούν ισχυρούς δεσμούς με τους αποφοίτους για προσπάθειες συγκέντρωσης κεφαλαίων και υποστήριξης καριέρας για τους σημερινούς φοιτητές.
Το Classter προσφέρει ολοκληρωμένες λειτουργίες ειδικά προσαρμοσμένες για εκπαιδευτικά ιδρύματα, συμπεριλαμβανομένων ενοτήτων για την εισαγωγή, την τιμολόγηση, την επικοινωνία και τη δέσμευση αποφοίτων, με παραμετροποιήσιμες επιλογές και ενσωματώσεις για την αποτελεσματική κάλυψη των διαφορετικών αναγκών των κολεγίων.
Ναι, το Classter έχει σχεδιαστεί για να ενσωματώνεται απρόσκοπτα στην υπάρχουσα υποδομή πληροφορικής των κολεγίων, εξασφαλίζοντας συμβατότητα με διάφορα συστήματα και πλατφόρμες, ώστε να διευκολύνεται η ομαλή μετάβαση και η βέλτιστη απόδοση των κολεγίων.
