Ένας οδηγός βήμα προς βήμα για την αυτοματοποίηση ροών εργασίας στην τριτοβάθμια εκπαίδευση

Η αυτοματοποίηση της ροής εργασιών στην τριτοβάθμια εκπαίδευση σημαίνει τη χρήση ψηφιακών εργαλείων και συστημάτων για τον εξορθολογισμό επαναλαμβανόμενων και χειροκίνητων εργασιών. Αυτό περιλαμβάνει τη διεκπεραίωση εισαγωγών, τον προγραμματισμό μαθημάτων, την επικοινωνία με τους φοιτητές και τη βαθμολόγηση. Αντί να βασίζονται σε λογιστικά φύλλα, έντυπα σε χαρτί ή ατελείωτα νήματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τα πανεπιστήμια μπορούν να δημιουργήσουν ροές εργασίας βασισμένες σε κανόνες που εκτελούνται αυτόματα στο παρασκήνιο. Αυτό όχι μόνο εξοικονομεί χρόνο, αλλά βελτιώνει επίσης την ακρίβεια και δίνει στο προσωπικό μεγαλύτερη ελευθερία να επικεντρωθεί στην ουσιαστική δέσμευση των φοιτητών.

Οι χειροκίνητες διαδικασίες οδηγούν συχνά σε καθυστερήσεις, λάθη και απογοήτευση για όλους τους εμπλεκόμενους. Στον σημερινό ψηφιακό κόσμο, δεν υπάρχει κανένας λόγος για τα ιδρύματα να ασχολούνται με διάσπαρτα συστήματα, επαναλαμβανόμενες διαχειριστικές εργασίες ή ξεπερασμένες διαδικασίες που επιβραδύνουν τα πράγματα.Σε αυτό το άρθρο, θα σας παρουσιάσουμε έναν βήμα προς βήμα οδηγό για να ξεκινήσετε την αυτοματοποίηση ροής εργασιών στην τριτοβάθμια εκπαίδευση. Από τον εντοπισμό των υφιστάμενων σημείων συμφόρησης έως την επιλογή των σωστών εργαλείων, κάθε ενότητα έχει σχεδιαστεί για να σας βοηθήσει να δημιουργήσετε πιο έξυπνες και αποδοτικές ροές εργασίας που βελτιώνουν την εμπειρία τόσο για το προσωπικό όσο και για τους φοιτητές. Είτε ξεκινάτε μόλις τώρα είτε θέλετε να επεκταθείτε, εδώ υπάρχει κάτι για κάθε ίδρυμα που είναι έτοιμο να υιοθετήσει πιο έξυπνα συστήματα.

Βήμα 1: Εντοπίστε τις χειροκίνητες ροές εργασίας που επιβραδύνουν το ίδρυμά σας

Προτού αυτοματοποιήσετε οτιδήποτε, πρέπει να γνωρίζετε τι είναι αυτό που στην πραγματικότητα εμποδίζει το ίδρυμά σας. Πολλά πανεπιστήμια λειτουργούν με ένα μείγμα ψηφιακών και χειροκίνητων διαδικασιών, και ενώ αυτό μπορεί να φαίνεται διαχειρίσιμο, συχνά οδηγεί σε αναποτελεσματικότητα που τρώει αθόρυβα χρόνο και παραγωγικότητα.

Κοινές χειροκίνητες διαδικασίες που προκαλούν εμπλοκές

• Χάρτινες εισαγωγές και έντυπα
• Χειροκίνητη εισαγωγή μαθητών
• Εσωτερικές επικοινωνίες μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
• Χρονοπρογραμματισμός και ωρολόγιο πρόγραμμα βάσει υπολογιστικών φύλλων

Αυτού του είδους οι διαδικασίες όχι μόνο διαρκούν περισσότερο, αλλά είναι επίσης πιο επιρρεπείς σε ανθρώπινα λάθη, χαμένες πληροφορίες και περιττά μπρος-πίσω μεταξύ των ομάδων.

Σημάδια ότι μια διαδικασία χρειάζεται αυτοματοποίηση

• Επαναλαμβανόμενες εργασίες
• Υψηλά ποσοστά σφάλματος
• Μεγάλοι χρόνοι έγκρισης
• Παράπονα του προσωπικού
• Έλλειψη ορατότητας σε πραγματικό χρόνο

Βήμα 2: Χαρτογραφήστε τις υπάρχουσες διαδικασίες σας

Τώρα που έχετε εντοπίσει τους βασικούς τομείς στους οποίους το ίδρυμά σας αντιμετωπίζει προκλήσεις, το επόμενο βήμα είναι να αναλύσετε λεπτομερώς τις εν λόγω διαδικασίες. Η χαρτογράφηση των τρεχουσών ροών εργασίας σας σας δίνει μια σαφή εικόνα του τρόπου με τον οποίο οι εργασίες κινούνται από την αρχή έως το τέλος και σας βοηθά να αποκαλύψετε ανεπάρκειες ή σημεία συμφόρησης.

Σημείο έναρξης και λήξης

Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να καθοριστεί ακριβώς πού αρχίζει μια διαδικασία και τι σηματοδοτεί την ολοκλήρωσή της. Η γνώση των σημείων έναρξης και λήξης παρέχει ένα σαφές πεδίο εφαρμογής για τη ροή εργασίας που θέλετε να αναλύσετε.

Εμπλεκόμενα βήματα

Εδώ, αναλύετε τη διαδικασία σε κάθε επιμέρους ενέργεια που λαμβάνει χώρα μεταξύ των σημείων έναρξης και λήξης. Αυτό σας βοηθά να δείτε την αλληλουχία των εργασιών, των αποφάσεων και των αλληλεπιδράσεων που απαιτούνται για την ολοκλήρωση της ροής εργασίας.

Υπεύθυνοι/Τμήματα

Είναι σημαντικό να προσδιοριστεί ποιος εμπλέκεται σε κάθε στάδιο της διαδικασίας. Αυτό περιλαμβάνει τμήματα, ομάδες ή άτομα που είναι υπεύθυνα για την ολοκλήρωση συγκεκριμένων εργασιών ή τη λήψη αποφάσεων. Η αποσαφήνιση των ρόλων συμβάλλει στην αποφυγή σύγχυσης και διασφαλίζει τη λογοδοσία σε όλη τη ροή εργασιών.

Εργαλεία/συστήματα που χρησιμοποιούνται επί του παρόντος

Αυτό περιλαμβάνει την απαρίθμηση όλων των λογισμικών, των πλατφορμών ή των καναλιών επικοινωνίας που υποστηρίζουν τη διαδικασία. Η γνώση των εργαλείων που χρησιμοποιούνται επί του παρόντος αναδεικνύει πού μπορεί να απαιτούνται ενσωματώσεις ή αναβαθμίσεις και σας βοηθά να κατανοήσετε πώς ρέει η πληροφορία μεταξύ των συστημάτων. Αποκαλύπτει επίσης τυχόν χειροκίνητες παρακάμψεις ή διπλές προσπάθειες που η αυτοματοποίηση θα μπορούσε να εξαλείψει.

Βήμα 3: Επιλέξτε τα κατάλληλα εργαλεία για την αυτοματοποίηση

Μόλις χαρτογραφήσετε τις ροές εργασίας σας, το επόμενο βήμα είναι η επιλογή των κατάλληλων εργαλείων για την αυτοματοποίησή τους. Η σωστή πλατφόρμα μπορεί να κάνει ή να καταστρέψει τις προσπάθειές σας για αυτοματοποίηση, γι’ αυτό δείτε τι πρέπει να αναζητήσετε:

• Ενσωμάτωση με SIS, LMS, CRM
  Το εργαλείο αυτοματοποίησης θα πρέπει να συνδέεται απρόσκοπτα με τοΣύστημα Πληροφοριών Φοιτητών (SIS), το Σύστημα Διαχείρισης Μάθησης (LMS) και την πλατφόρμα Διαχείρισης Πελατειακών Σχέσεων (CRM). Αυτό διασφαλίζει την ομαλή ροή των δεδομένων μεταξύ των συστημάτων, μειώνοντας την επανάληψη και τη χειροκίνητη καταχώρηση.
• Πρόσβαση μέσω cloud
  Μια πλατφόρμα βασισμένη στο σύννεφο επιτρέπει στο προσωπικό και το διδακτικό προσωπικό να έχουν πρόσβαση στις ροές εργασίας και να διαχειρίζονται εργασίες από οπουδήποτε, είτε βρίσκονται στην πανεπιστημιούπολη είτε εργάζονται εξ αποστάσεως.
  
• Δικαιώματα βάσει ρόλων
  Αναζητήστε εργαλεία που σας επιτρέπουν να εκχωρείτε διαφορετικά επίπεδα πρόσβασης ανάλογα με το ρόλο του χρήστη. Αυτό συμβάλλει στη διατήρηση της ασφάλειας των ευαίσθητων δεδομένων, ενώ παράλληλα παρέχει σε κάθε ομάδα τα εργαλεία που χρειάζεται.
  
• Πρότυπα για ακαδημαϊκές διαδικασίες
  Τα προκατασκευασμένα πρότυπα για εργασίες όπως η εισαγωγή, η βαθμολόγηση και η εισαγωγή φοιτητών μπορούν να σας βοηθήσουν να ξεκινήσετε γρηγορότερα και να ακολουθήσετε τις βέλτιστες πρακτικές.

Γιατί ένα Σύστημα Διαχείρισης Σχολείου (SMS) “Όλα σε Ένα” λειτουργεί καλά

Οι πλατφόρμες “όλα σε ένα”, όπως η Classter, φέρνουν τα πάντα κάτω από μία στέγη, καθιστώντας την αυτοματοποίηση της ροής εργασιών απλούστερη και αποτελεσματικότερη. Με το Classter, δεν χρειάζεται να συνδυάζετε διαφορετικά εργαλεία λογισμικού που δεν επικοινωνούν καλά μεταξύ τους. Αντιθέτως, έχετε προσαρμοσμένες ενότητες σχεδιασμένες ειδικά για τις ανάγκες της τριτοβάθμιας εκπαίδευσης – καλύπτοντας τις εισαγωγές, τα οικονομικά, την ακαδημαϊκή διαχείριση, τη δέσμευση των φοιτητών και πολλά άλλα.

Αυτή η σπονδυλωτή προσέγγιση σημαίνει ότι το ίδρυμά σας μπορεί να επιλέξει ακριβώς αυτό που χρειάζεται, κλιμακούμενο εύκολα καθώς οι απαιτήσεις σας αυξάνονται. Για παράδειγμα, ένα μικρό κολέγιο μπορεί να ξεκινήσει με την αυτοματοποίηση των εισαγωγών και των εγγραφών μαθημάτων, ενώ ένα μεγάλο πανεπιστήμιο μπορεί να επεκταθεί στα οικονομικά, στις αναφορές και ακόμη και στη διαχείριση των αποφοίτων.

Επειδή το Classter είναι κατασκευασμένο ως ενιαία πλατφόρμα, τα δεδομένα ρέουν ομαλά μεταξύ των ενοτήτων, μειώνοντας τα λάθη και τις επικαλύψεις. Το προσωπικό και οι μαθητές επωφελούνται από μια απρόσκοπτη εμπειρία, είτε έχουν πρόσβαση στα προγράμματα, είτε υποβάλλουν εργασίες, είτε διαχειρίζονται τις χρεώσεις.

Βήμα 4: Δημιουργία μιας αυτοματοποιημένης ροής εργασίας

Τώρα, ήρθε η ώρα να το ενσωματώσετε στο λογισμικό διαχείρισης σχολείων. Ας δούμε πώς μπορείτε να δημιουργήσετε μια αυτοματοποιημένη ροή εργασίας χρησιμοποιώντας το παράδειγμα ενός μαθητή που εγγράφεται σε μια τάξη.

1. Ξεκινήστε με ένα σκανδάλη και τη διαδικασία που θέλετε να αυτοματοποιήσετε

Ξεκινήστε προσδιορίζοντας τη συγκεκριμένη ροή εργασιών και ποιο συμβάν την ενεργοποιεί. Στην προκειμένη περίπτωση, η διαδικασία είναι η εγγραφή σε μαθήματα και το έναυσμα είναι ένας μαθητής που υποβάλλει αίτηση εγγραφής σε μάθημα μέσω της πύλης μαθητών. Αυτή η ενέργεια θέτει σε κίνηση την αυτοματοποίηση.

2. Ορίστε τα βήματα της ροής εργασίας μέσα στο SMS σας

Στη συνέχεια, περιγράψτε κάθε βήμα της διαδικασίας, όπως ακριβώς κάνατε στο Βήμα 2. Μέσα στο SMS, δημιουργήστε κάθε βήμα ως μέρος της ροής εργασίας. Για την εγγραφή σε τάξη, τα βήματα μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Το σύστημα λαμβάνει τη φόρμα και καταγράφει την αίτηση.
• Το σύστημα ελέγχει αυτόματα το ακαδημαϊκό ιστορικό του φοιτητή για προαπαιτούμενα.
• Το αίτημα διαβιβάζεται στον ακαδημαϊκό σύμβουλο για εξέταση.
• Ο σύμβουλος λαμβάνει ειδοποίηση και είτε εγκρίνει είτε απορρίπτει.
• Εάν εγκριθεί, το σύστημα ενημερώνει το πρόγραμμα μαθημάτων του φοιτητή.
• Μια επιβεβαίωση αποστέλλεται στον μαθητή με ενημερωμένα στοιχεία του ωρολογίου προγράμματος.

3. Ρύθμιση κανόνων, όρων και δικαιωμάτων

Προσθέστε κανόνες για τη διαχείριση της λογικής και των σημείων λήψης αποφάσεων. Αυτοί δημιουργούνται με τη χρήση συνθηκών που λένε στο SMS πώς να συμπεριφερθεί με βάση τα δεδομένα του μαθητή.

• Εάν δεν πληρούνται οι προϋποθέσεις, η ροή εργασιών διακόπτεται και αποστέλλει ειδοποίηση στον σπουδαστή.
• Εάν το μάθημα είναι πλήρες, το σύστημα τοποθετεί αυτόματα τον μαθητή σε λίστα αναμονής.
• Τα δικαιώματα διασφαλίζουν ότι μόνο οι σύμβουλοι μπορούν να εγκρίνουν αιτήματα, ενώ οι φοιτητές μπορούν μόνο να βλέπουν ενημερώσεις κατάστασης.

4. Δοκιμάστε τη ροή εργασίας σε περιβάλλον Sandbox

Πριν από την έναρξη λειτουργίας, δοκιμάστε διεξοδικά τη ροή εργασιών σε ένα sandbox ή περιβάλλον δοκιμών. Προσομοιώστε πολλαπλά σενάρια εγγραφής μαθητών:

• Ένας φοιτητής που πληροί όλες τις προϋποθέσεις
• Ένας μαθητής που χάνει τις απαιτήσεις
• Ένας μαθητής που εγγράφεται σε μια πλήρη τάξη

Ελέγξτε ότι κάθε βήμα ενεργοποιείται σωστά, ότι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή οι ειδοποιήσεις εντός της εφαρμογής αποστέλλονται εγκαίρως και ότι τα δεδομένα του μαθήματος ενημερώνονται στο προφίλ του μαθητή. Αυτό το βήμα είναι κρίσιμο για την αποφυγή διαταραχών μόλις η ροή εργασίας τεθεί σε χρήση.

Βήμα 5: Παρακολούθηση της απόδοσης και συνεχής βελτίωση

Μόλις οι αυτοματοποιημένες ροές εργασίας σας είναι σε λειτουργία, το επόμενο κρίσιμο βήμα είναι η παρακολούθηση της απόδοσής τους. Επικεντρωθείτε στην παρακολούθηση μετρήσεων που δείχνουν αν η αυτοματοποίηση προσφέρει πραγματική αξία. Στους βασικούς δείκτες περιλαμβάνονται οι χρόνοι ολοκλήρωσης εργασιών, ο αριθμός των απαιτούμενων χειροκίνητων παρεμβάσεων και τα ποσοστά σφαλμάτων σε όλη τη ροή εργασιών. Είναι επίσης σημαντικό να συλλέγετε ανατροφοδότηση από τους χρήστες -τόσο από το προσωπικό όσο και από τους φοιτητές- για να κατανοήσετε την εμπειρία τους. Εάν οι διαδικασίες εξακολουθούν να είναι αργές ή απαιτούν υπερβολικά πολλές ανθρώπινες παρεμβάσεις, είναι σημάδι ότι απαιτείται περαιτέρω βελτιστοποίηση.

Το Λογισμικό Διαχείρισης Σχολείου σας πιθανόν να περιλαμβάνει εργαλεία που διευκολύνουν την παρακολούθηση αυτή. Τα ενσωματωμένα αναλυτικά ταμπλό παρέχουν δεδομένα σε πραγματικό χρόνο σχετικά με τον τρόπο λειτουργίας των ροών εργασίας, αναδεικνύοντας τυχόν καθυστερήσεις ή εμπλοκές. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε φόρμες ανατροφοδότησης για να συλλέγετε σχόλια απευθείας από τους χρήστες, καθώς και heatmaps χρηστών για να απεικονίσετε πού περνούν τον περισσότερο χρόνο στο σύστημα.

Συνεχής βελτίωση σημαίνει χρήση αυτών των δεδομένων για έξυπνες προσαρμογές. Μπορεί να αποφασίσετε να τροποποιήσετε μερικούς κανόνες ροής εργασιών, να προσθέσετε συνθήκες για τη μείωση των σφαλμάτων ή να αυτοματοποιήσετε πρόσθετες εργασίες που εξακολουθούν να διεκπεραιώνονται χειροκίνητα. Είναι επίσης χρήσιμο να επανεξετάζετε όλες τις σημαντικές ροές εργασίας στο τέλος κάθε εξαμήνου, διασφαλίζοντας ότι εξακολουθούν να ευθυγραμμίζονται με τους θεσμικούς στόχους και τις ανάγκες των χρηστών.

Λογισμικό διαχείρισης σχολείων της Classter για την τριτοβάθμια εκπαίδευση

Όσον αφορά την αυτοματοποίηση ροής εργασιών στην τριτοβάθμια εκπαίδευση, το Classter ξεχωρίζει ως μια ισχυρή λύση “όλα σε ένα”. Χτισμένο ειδικά για ακαδημαϊκά ιδρύματα, το Classter σας επιτρέπει να αυτοματοποιήσετε τα πάντα, από την εισαγωγή και τον προγραμματισμό μαθημάτων έως την εισαγωγή φοιτητών και τα οικονομικά. Με την αρθρωτή ευελιξία, τα ιδρύματα μπορούν να προσαρμόσουν την πλατφόρμα ώστε να ταιριάζει στις μοναδικές τους διαδικασίες – δεν χρειάζεται να βασίζονται σε πολλαπλά αποσυνδεδεμένα συστήματα.

Τι κάνει το Classter ιδανικό για την αυτοματοποίηση ροής εργασιών; Προσφέρει ενσωματωμένους κατασκευαστές ροών εργασίας, αναλύσεις σε πραγματικό χρόνο, απρόσκοπτη ενσωμάτωση με πλατφόρμες SIS, LMS και CRM και δικαιώματα βάσει ρόλων που διατηρούν τα ευαίσθητα δεδομένα ασφαλή. Είτε είστε ένα μικρό κολέγιο είτε ένα μεγάλο πανεπιστήμιο, το Classter κλιμακώνεται ανάλογα με τις ανάγκες του ιδρύματός σας, ενώ σας βοηθά να εξοικονομήσετε χρόνο, να μειώσετε τα λάθη και να παρέχετε καλύτερη εμπειρία τόσο στο προσωπικό όσο και στους φοιτητές.

Είστε έτοιμοι να δείτε πώς το Classter μπορεί να μεταμορφώσει τις διαδικασίες σας; Κλείστε μια δωρεάν επίδειξη και εξερευνήστε πώς μπορούν να μοιάζουν οι πιο έξυπνες ροές εργασίας για το ίδρυμά σας.

Συχνές ερωτήσεις