4 consejos para crear un proceso digital eficaz de gestión de las admisiones

Cada curso académico, las instituciones educativas acogen a cientos de nuevos solicitantes. Por ello, el proceso de admisión puede ser bastante complejo y estar lleno de requisitos y plazos. Los procesos de admisión tradicionales requieren mucho papeleo, así como múltiples interacciones con los estudiantes, por teléfono o correo electrónico, para ponerles al día sobre el progreso de su solicitud.

Como resultado, la admisión acaba siendo un proceso bastante estresante y largo para todos los implicados: estudiantes, personal administrativo y académicos. Pero, con todas las herramientas digitales disponibles, tiene que haber una forma más eficaz de gestionar los procesos de admisión, ¿no?

La respuesta es sí. Los modernos sistemas de gestión de admis iones pueden hacer que el proceso de admisión sea más ágil, disminuyendo la complejidad y el estrés relacionados con los procesos tradicionales. Al digitalizarse, puede crear un flujo de trabajo eficaz, reducir las ineficiencias operativas y aumentar el valor de marca de su institución académica.

4 consejos para crear un proceso digital eficaz de gestión de las admisiones

¿Cuál es exactamente el concepto de gestión digital de admisiones?

La función de gestión digital de las admisiones suele formar parte de la infraestructura informática más amplia de los sistemas de gestión de la información estudiantil. Estos sistemas están diseñados para facilitar las operaciones escolares diarias, tanto académicas como financieras. Contar con un Sistema de Información de Estudiantes implantado en su institución académica le permite gestionar los procesos con precisión.

Más concretamente, ayuda a las instituciones a gestionar el proceso de admisión de principio a fin. Desde informar a los estudiantes sobre los requisitos de admisión a una asignatura o programa hasta la presentación de formularios, la gestión de documentos y la evaluación final de los solicitantes.

Lo que hace que el proceso digital de gestión de admisiones sea tan eficiente es que permite lacomunicación fluida entre todo tipo de partes interesadas (estudiantes, educadores, padres, personal administrativo). De este modo, todo el mundo está al corriente del progreso de cada solicitud.

Beneficios para todos los implicados en el proceso

Desde el punto de vista del solicitante, un proceso de admisión digital le ayuda a tener un conocimiento preciso de los requisitos de admisión. También permite al solicitante seguir fácilmente el progreso de la solicitud a lo largo del proceso.

En general, proporciona a los solicitantes una experiencia de admisión más fluida al eliminar colas innecesarias en las ventanillas y comunicaciones confusas con el personal administrativo.

Dicen que nunca se tiene una segunda oportunidad para causar una buena primera impresión y lo mismo ocurre con el proceso de admisión. Una admisión sin problemas será la mejor presentación de su institución a los candidatos seleccionados. Esto tendrá un efecto positivo en el compromiso del estudiante con la institución a lo largo de su vida académica.

Desde el punto de vista del centro educativo, la digitalización del proceso de admisión también ofrece muchas ventajas. Una menor interacción física con los solicitantes en las fases iniciales reducirá los gastos generales y la frustración.

En las fases posteriores del proceso, un proceso de admisión digital ayuda a evaluar a los solicitantes con mayor rapidez. Los responsables de admisiones tienen una visión completa del perfil académico de un solicitante al disponer de toda la información y documentos en una base de datos central.

Por último, es más fácil para el departamento financiero hacer un seguimiento de los solicitantes seleccionados. Pueden disponer de información precisa sobre las tasas académicas que se cobran a cada solicitante en función del curso seleccionado. Además, pueden calcular cualquier ayuda financiera o descuento aplicado a la tasa final.

Así que, si está convencido de que el proceso de admisión de su institución académica debe digitalizarse, aquí tiene 4 consejos para empezar de inmediato:

Consejo 1: Cree un Portal de Admisión fácil de usar

El Portal de Admisión es la «ventanilla digital» de su centro de enseñanza. El portal permite a los solicitantes autorregistrarse y acceder a un entorno web personalizado. Allí podrán gestionar y seguir el estado de su solicitud. Las herramientas inteligentes de gestión de la información sobre los estudiantes, como Classter, ofrecen varias funciones, unidas a los portales de admisión, para mejorar la experiencia de admisión.

Funcionalidades como los calendarios personales y los sistemas de mensajería individualizada permiten una comunicación puntual y precisa entre la institución y los solicitantes. Así se garantiza que todos los solicitantes estén informados de los documentos requeridos, las fechas de los exámenes o entrevistas y los plazos de solicitud. A tiempo y con precisión.

Consejo 2: Integrar los datos de varios campus en una infraestructura informática central

Las instituciones académicas establecidas suelen tener campus dispersos geográficamente, en distintos países o continentes.

Con el fin de garantizar los mismos estándares para todos los solicitantes en todos los campus, es crucial contar con un proceso de admisión basado en la nube. De este modo, el personal de distintos lugares tendrá acceso a distancia a los datos del solicitante.

Este puede ser también el caso de las instituciones educativas que ofrecen planes de estudios en línea. En nuestro mundo globalizado, el aprendizaje puede tener lugar en cualquier momento y lugar. Lo mismo ocurre con la admisión. Es crucial que los profesionales de TI del sector educativo desarrollen procesos basados en la web que permitan a los educadores y al personal de atención al público y administrativo supervisar el progreso de cada solicitud desde cualquier lugar del mundo.

Consejo 3: Sin papel: gestione los documentos en línea

Probablemente, el mayor problema de los procesos de admisión no digitales es la gestión de los documentos necesarios, tanto para los solicitantes como para las tareas administrativas.

Normalmente, el proceso de solicitud se completa cuando se han presentado varios documentos personales y certificaciones académicas. En un proceso tradicional, esto ocurre a través del servicio de correo, lo que provoca estrés, frustración a los solicitantes y retrasos, ya que los documentos deben entregarse en la institución.

Puede prescindir fácilmente del papel utilizando el módulo de admisión de un sistema de gestión de la información estudiantil como Classter. Esto permite a los solicitantes cargar y presentar fácilmente copias digitales de los documentos requeridos. De este modo, puede reducir considerablemente todo el ciclo de admisión, ya que elimina la laboriosa tarea de enviar los documentos por correo tradicional. Además, puede dar información inmediata a los solicitantes en caso de que falten documentos o haya posibles errores.

Por último, un proceso de gestión digital de documentos disminuye el impacto medioambiental de su centro educativo.

Consejo 4: Gestionar los acuerdos financieros de principio a fin

Este consejo se centra en el que probablemente sea el último paso de la mayor parte del proceso de admisión: los trámites financieros. Normalmente, esta función la gestiona el back-office o el departamento de contabilidad de forma aislada del resto del proceso de admisión.

Se trata de una cuestión delicada, ya que puede crear confusión a los solicitantes seleccionados sobre el importe real de las tasas académicas o las condiciones de pago.

Por otro lado, el equipo de back-office puede carecer de información importante sobre los posibles descuentos aplicados a las tasas de matrícula de un solicitante en función de sus antecedentes personales, minoría/etnia o situación financiera.

Es importante tener en cuenta este vacío de información a la hora de digitalizar su proceso de admisión tradicional. Puede salvar esta brecha utilizando una solución integral que rastree toda la información sobre tasas de matrícula, descuentos y acuerdos financieros.

Admisiones en la era digital

La industria de la educación está experimentando un cambio fundamental. Está impulsado por los enormes cambios que la tecnología digital ha provocado en nuestras sociedades en las últimas décadas.

Las instituciones educativas que no se suban a esta ola tendrán graves problemas a la hora de atraer a los mejores candidatos para sus programas. Además, seguirán teniendo procesos ineficaces que repercuten negativamente en la productividad y la eficacia de las operaciones administrativas.

Mediante el uso de un sistema de información para la gestión de estudiantes con numerosas funciones, como Classter, las instituciones educativas de todo tipo y tamaño pueden tener acceso inmediato a herramientas digitales de admisión de última generación, sin tener que realizar grandes inversiones en grandes infraestructuras informáticas.

Esto hace que el proceso de admisión digital sea más accesible para todas las instituciones, ayudándolas a seguir el ritmo de toda la transformación que se está produciendo en esta industria.

Preguntas frecuentes

¿Cómo pueden los sistemas digitales de gestión de admisiones mejorar la comunicación en mi institución?

os sistemas digitales de gestión de admisiones facilitan una comunicación fluida entre alumnos, educadores, padres y personal administrativo. Gracias a funciones como portales personalizados, sistemas de mensajería y actualizaciones en tiempo real, las partes interesadas pueden mantenerse informadas y comprometidas durante todo el proceso de admisión.

¿Cuáles son las ventajas de implantar un sistema de gestión de admisiones basado en la nube?

Los sistemas de gestión de admisiones basados en la nube ofrecen ventajas como la accesibilidad remota, la seguridad de los datos, la escalabilidad y la rentabilidad. Permiten al personal de distintos lugares acceder a los datos de los solicitantes, colaborar eficazmente y garantizar la coherencia en todos los campus.

¿Cómo mejora el Portal de Admisión de Classter la experiencia del solicitante?

Classter prioriza la seguridad de los datos y el cumplimiento de normativas como GDPR en la gestión de admisiones. Emplea sólidas medidas de cifrado, controles de acceso y protocolos de protección de datos para salvaguardar la información de los solicitantes y mantener el cumplimiento de la normativa.

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