Mises à jour des produits | Janvier 2025

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Table des matières

Nous sommes heureux de vous présenter une série complète de mises à jour conçues pour améliorer l’efficacité, la précision et la flexibilité dans tous les aspects de la gestion de l’éducation. Qu’il s’agisse de formulaires améliorés pour les étudiants, d’outils avancés pour les programmes éducatifs ou de processus rationalisés pour les admissions, la facturation et la planification, ces mises à jour sont conçues pour simplifier les flux de travail et renforcer l’autonomie des utilisateurs.

Avec des interfaces affinées et des outils étendus pour les administrateurs et les éducateurs, ces mises à jour rendent les tâches quotidiennes plus rapides, plus intuitives et plus faciles à gérer.

Voici les nouveautés :

Cœur de métier

Amélioration de la forme et des vues des étudiants

Filtre sur les modèles de signature : Ajoutez un filtre « Modèles de signature » pour les instituts disposant de la licence « Signatures », permettant des recherches affinées par types de modèles spécifiques dans les listes. Il fonctionne avec le filtre « Demande de signature » existant pour restreindre les recherches sur le statut de la signature, améliorant ainsi la précision et la flexibilité.

Prise en charge par K12 des propriétés alternatives au niveau des programmes éducatifs : Les propriétés alternatives des programmes éducatifs sont désormais prises en charge dans les écoles K12, y compris les affectations automatiques dans « Inscrire les étudiants à des classes et des matières ». Paramètres, privilèges, terminologie.

Prise en charge des indicatifs de pays pour les numéros de téléphone : Toutes les entrées téléphoniques prennent désormais en charge la sélection de l’indicatif de pays, ce qui garantit un formatage correct des entrées de base de données et des processus de communication. Les numéros non résolus sont signalés comme « non identifiés » et le nouveau contrôle s’applique à tous les écrans concernés, y compris les étudiants, les parents, les enseignants et les profils d’entreprise.

Codes de pays pré-remplis pour les entrées téléphoniques: Les codes pays sont désormais automatiquement pré-remplis pour les champs téléphoniques vides en fonction de l’adresse de l’entité ou du pays par défaut de l’entreprise. Les mises à jour s’appliquent dynamiquement lors de la sélection du pays, ce qui garantit la cohérence.

Amélioration de la gestion des programmes éducatifs

Ajoutez des programmes éducatifs en masse: Attribuez des programmes éducatifs à un maximum de 1 000 étudiants en une seule action, avec des validations détaillées, des filtres et des processus automatisés pour gérer les tâches associées.

Indicateurs visuels du programme éducatif: Améliorez la grille du programme éducatif dans le formulaire de l’étudiant avec des icônes, des couleurs et des infobulles pour montrer les liens avec les dispositions financières ou l’absence de celles-ci. Les icônes s’adaptent en fonction des autorisations et des paramètres de l’utilisateur, ce qui permet d’obtenir des informations claires d’un seul coup d’œil.

Inscription automatique de services pour les inscriptions à des matières: Attribuez automatiquement des services par défaut lorsque les étudiants s’inscrivent à des matières, en suivant le même flux de travail que l’inscription automatique à des programmes éducatifs. Les mises à jour garantissent une affectation, une gestion et des ajustements transparents des services en fonction de l’inscription ou de la désinscription des étudiants.

Amélioration des notifications et du journal des demandes groupées: Les processus de demandes groupées notifient désormais les créateurs par courrier électronique et par message interne en cas de changement d’état, y compris des détails sur les réussites et les échecs. Les catégories de messages sont configurables pour une gestion simplifiée. Le journal des demandes groupées a été amélioré grâce à des filtres de date.

Refonte des modifications des programmes d’enseignement : Les changements de programmes éducatifs permettent désormais des modifications même lorsqu’ils sont liés à des données académiques ou financières, avec de nouveaux contrôles basés sur les privilèges pour les modifications de niveaux et de filières. L’interface utilisateur améliorée garantit des avertissements, des validations et des sauvegardes pour les changements de programmes, les modifications en masse et la compatibilité des prix.

Gestion améliorée des données d’admission: Nous avons introduit des paramètres de données d’admission forcées, similaires aux consentements, avec de nouvelles configurations pour le statut de l’étudiant et pour plusieurs types d’utilisateurs (étudiant / admission / anciens élèves). Les données d’admission et les consentements peuvent désormais être gérés de manière dynamique, avec des statuts clairs et des conditions forcées. Ces mises à jour rationalisent le processus et garantissent que tous les documents requis sont complétés pour des statuts et des portails spécifiques.

Académique

Carnet de notes

Carnet de notes par élève: Le nouveau mode « carnet de notes par élève » pour les employés permet la saisie des notes par élève avec des filtres personnalisés, une colonne « Absences » pour le suivi de l’assiduité, et une colonne « Analyse des notes » pour des ventilations détaillées lorsque les scénarios de notation diffèrent.

Statut de la matière reportée: Les enseignants peuvent marquer la matière d’un étudiant comme « reportée/incomplète », l’excluant ainsi du calcul des notes et des processus de résultats annuels. Les employés peuvent ensuite mettre à jour le statut et noter l’étudiant. Une nouvelle colonne du carnet de notes permet aux utilisateurs de basculer ce statut s’il est activé dans les paramètres.

Résultats annuels et certifications

Liste globale des élèves avec résultats annuels: Une nouvelle liste globale d’étudiants consolide les résultats annuels au niveau du programme d’études, avec des filtres améliorés, une récupération des données basée sur le programme d’études et un suivi de la progression de la certification. Accessible uniquement aux rôles autorisés, elle prend en charge le filtrage avancé, les options d’exportation et les actions de masse pour une supervision académique rationalisée.

Évaluations

Outils d’évaluation en bloc: De nouveaux outils permettent la création automatisée d’évaluations :

  1. Sessions hebdomadaires: Générer automatiquement des évaluations liées à des sessions programmées, avec des actions de masse pour la création et la gestion des connexions.
  2. Planification des évaluations: Créez plusieurs évaluations par matière en utilisant des scénarios de notation prédéfinis via un assistant guidé.

Copie en bloc des évaluations vers un seul enseignant: Les utilisateurs du back-office peuvent désormais copier en masse des évaluations vers un seul enseignant, avec une option permettant d’attribuer les évaluations soit à l’enseignant d’origine, soit au premier enseignant éligible dans le groupe/la matière cible. Une fenêtre contextuelle conviviale guide le processus avec des étapes de sélection et de confirmation claires.

Visualisation améliorée des évaluations: Passez de l’onglet  » Par matière » à l’onglet  » Liste des évaluations » pour une gestion flexible des évaluations. Vos préférences sont enregistrées et les paramètres basés sur les rôles garantissent une expérience personnalisée pour les enseignants et les employés.

Programmation et calendrier

Sélection simplifiée des périodes horaires : Les utilisateurs peuvent désormais sélectionner uniquement les périodes de début et de fin de l’horaire pour les sessions ou les horaires. Le système calcule et inclut automatiquement les périodes intermédiaires, ce qui simplifie le processus tout en garantissant des validations précises et une fonctionnalité sans faille.

Exclusions de l’emploi du temps et des sessions : Les matières ayant des statuts d’inscription spécifiques peuvent désormais être marquées pour exclure leurs entrées d’emploi du temps ou de session des vues des élèves et des parents. Les créneaux sont masqués si toutes les matières associées à un élève sont exclues. Cela s’applique aux tableaux de bord, aux calendriers, aux emplois du temps, aux listes de sessions et aux rapports.

Prise de présence via des appels API (codes QR) : Notre API externe prend en charge un ensemble de points de terminaison pour rationaliser le suivi des présences en calculant automatiquement les détails requis tels que les catégories de présence et les données de session sur la base d’entrées simples telles que l’identifiant de l’étudiant ou le groupe. Elle s’adapte aux différentes méthodes de présence (quotidienne, par session ou par horaire) et fournit un retour d’information clair sur les données manquantes ou incorrectes. Conçu pour une intégration transparente avec des applications externes, il garantit des soumissions de présence précises et efficaces tout en réduisant les efforts manuels.

Inscriptions aux {sujets} et aux services

Limites d’inscription au service : Les limites d’inscription prennent en compte les statuts spécifiques des étudiants, garantissant une validation précise à travers toutes les méthodes. Les utilisateurs sont avertis par le biais d’un processus de messagerie unifié lorsque les limites sont atteintes, ce qui empêche toute nouvelle inscription.

Fenêtre contextuelle de visualisation du programme d’études : Le bouton « Vue du programme » ouvre une version en lecture seule de la boîte de dialogue « Matières par programme ». Tous les champs seront désactivés, à l’exception des infobulles et de l’état de l’historique, et il n’y aura qu’un bouton de fermeture pour quitter la fenêtre. La section du groupe principal sera supprimée pour des raisons de simplicité.

Gestion des sessions

Réservation unifiée des salles de classe et des enseignants: Les vues de réservation disposent désormais d’une interface utilisateur unifiée, d’une validation des données pour un maximum de 2 000 cellules et d’un menu renommé (« Réservation de salles/enseignants »). Les filtres permettent d’afficher les enseignants et les salles de classe actifs par lieu, bâtiment ou « Sans entrée ». Les couleurs et les étiquettes des créneaux, ainsi qu’une boîte de dialogue unifiée contenant les détails des créneaux, sont normalisées, tandis que les actions basées sur les rôles sont rationalisées. Ces mises à jour améliorent la convivialité et les performances.

Facturation

Amélioration du module financier

Mise à jour des périodes financières et des plans d’arrangement: L’amélioration du lien entre les périodes financières et les périodes académiques, les nouveaux paramètres du plan d’arrangement et l’amélioration de la présélection permettent de rationaliser les flux de travail, de garantir l’exactitude et d’offrir une visibilité spécifique à l’utilisateur.

Filtrage de l’emplacement du formulaire de transaction: Les formulaires d’émission de transactions limitent désormais les lieux à ceux assignés à un étudiant au cours de la période sélectionnée, ce qui garantit un filtrage pertinent des lieux en fonction des paramètres du programme d’enseignement et de la période.

Restrictions relatives aux exceptions en matière de bourses d’études et aux accords : Les accords marqués comme « exception de bourse » (en raison de reprises de matières ou de statuts spécifiques) désactivent les remises et excluent les entreprises en tant que payeurs.

Application de la période financière pour les versements: De nouveaux paramètres permettent de gérer les exigences relatives aux propriétés de la période financière pour les versements de l’accord, en activant la sélection facultative, obligatoire ou désactivée. Cela permet de garantir l’exactitude de l’attribution de la période financière, d’éviter les valeurs vides et d’appliquer les validations dans tous les processus et rôles d’utilisateur connexes.

Restrictions des remises liées aux bons : Les remises liées aux bons peuvent désormais être limitées à des combinaisons de niveaux spécifiques déclarées au niveau de l’étudiant. Des validations permettent de s’assurer que les remises ne s’appliquent qu’aux arrangements éligibles, conformément aux critères définis par le bon d’études.

Gestion des bons basée sur les rôles: Les employés peuvent désormais attribuer des types de bons aux candidats au cours du processus d’admission, la disponibilité étant configurée en fonction du rôle de l’utilisateur. Les filtres basés sur les rôles garantissent que les utilisateurs ne voient que les bons éligibles, tandis que les bons non éligibles sont marqués comme « non disponibles » pour plus de transparence.

Montant de dépôt supplémentaire pour l’admission et le réenregistrement: Les candidats peuvent désormais être tenus de payer un montant de dépôt supplémentaire configurable, affiché à côté des versements existants, avec des exclusions pour des remises spécifiques convenues. Les paramètres permettent de personnaliser les montants, les messages et les scénarios par période, ce qui garantit la flexibilité des processus de paiement.

Suivi des modifications apportées aux remises accordées : Les établissements peuvent désormais suivre toutes les modifications apportées aux remises accordées aux étudiants. Cela inclut des actions telles que l’ajout, la suppression, l’activation, la désactivation ou la modification de remises, ainsi que la modification des dates de début ou de fin. Un journal détaillé garantit la transparence et la responsabilité, et l’accès est limité aux utilisateurs autorisés pour une meilleure sécurité des données. (tableau – historique des modifications)

Rationalisation des payeurs par défaut et du calcul des versements: Les établissements peuvent désormais définir des payeurs par défaut pour les accords avec les étudiants, ce qui garantit que ces payeurs sont automatiquement hérités dans les nouveaux plans. Lorsque l’option « Payeur par versement » est activée, les montants des versements sont calculés en fonction des payeurs configurés, ce qui permet une répartition précise des pourcentages. Cette mise à jour offre une flexibilité et une précision accrues pour les accords financiers.

Admission

Processus d’admission/réinscription

Amélioration du processus d’admission pour les employés: Le processus d’admission pour les employés redirige désormais vers l’index des candidatures après leur soumission, affiche des noms d’étudiants cliquables, ajoute un bouton « Fichiers » pour consulter les dossiers des étudiants et inclut une nouvelle action « Demande de signature » pour une gestion simplifiée.

Numérotation personnalisée des programmes éducatifs: Les instituts peuvent désormais définir des numéros d’inscription personnalisés pour les programmes éducatifs, en utilisant des préfixes et des formats spécifiques. Les numéros incrémentiels sont automatiquement calculés en fonction du préfixe et des paramètres choisis, ce qui garantit des numéros d’inscription uniques et cohérents pour les étudiants. Les changements sont appliqués de manière dynamique, ce qui rend le processus transparent et efficace.

Masquage des catégories de filières et de programmes dans le processus d’admission: De nouveaux paramètres permettent de masquer ou de désactiver les menus déroulants de la filière et de la catégorie de programme dans les applications d’admission unique et multiple. Les listes déroulantes sélectionnent automatiquement la première valeur disponible, en conservant les fonctionnalités et validations existantes tout en simplifiant l’interface utilisateur pour les utilisateurs finaux.

Amélioration de la réinscription : Les étudiants et les parents peuvent désormais choisir un programme éducatif pour la réinscription à partir d’une liste déroulante de programmes éligibles. Si un seul programme est disponible, il sera présélectionné ; dans le cas contraire, les utilisateurs doivent en choisir un. Des validations permettent de s’assurer qu’il n’y a pas de doublons et les données mises en cache sont mises à jour après chaque processus.

Inscription en ligne

Inscription en ligne flexible pour les années d’études et les matières: Les instituts peuvent désormais configurer les années d’études disponibles pour la réinscription et l’inscription en ligne. Pour les établissements d’enseignement supérieur, il est possible de sélectionner des années d’études spécifiques et pour les écoles maternelles et primaires, il est possible de définir des matières. Cela permet de s’assurer que les processus d’inscription en ligne sont conformes aux exigences de l’établissement et qu’ils ne sont disponibles que pour les années ou les matières désignées.

Gestion des applications

Intégration du protocole d’application: Intégrez les applications aux entrées de protocole à l’aide de règles de numérotation personnalisables, d’une création automatique en cas d’action et d’une gestion du réenregistrement. Les numéros de protocole apparaissent dans les modèles, les listes et les filtres, avec un nettoyage automatique en cas de suppression de l’application.

CRM et messagerie

Simplifier les réunions pour tous les types d’utilisateurs: Les réunions de parents et d’enseignants sont désormais repensées pour inclure divers rôles d’utilisateurs tels que les mentors, les employés et les superviseurs. Les réunions peuvent être programmées avec n’importe quel type d’utilisateur configuré, ce qui offre plus de flexibilité et d’inclusivité. Les étiquettes et les menus ont été mis à jour pour une expérience cohérente et conviviale, s’alignant sur cette fonctionnalité élargie.

Intégrations

Liens Moodle par groupe de matières: Dans Mes matières, les enseignants et les étudiants voient maintenant une liste déroulante de liens Moodle lorsque plusieurs interconnexions de groupes de matières sont actives. Chaque lien correspond à une combinaison spécifique de groupes de matières. Pour les liens simples ou inexistants, l’interface existante reste inchangée.

Contrôle sélectif de l’intégration: Les administrateurs peuvent désormais gérer les intégrations de plateformes externes telles que Teams et Canvas individuellement pour des cours, des groupes ou des niveaux spécifiques. Cette mise à jour permet d’activer ou de désactiver sélectivement les intégrations, ce qui offre une plus grande flexibilité et réduit les synchronisations de plateformes inutiles. Les paramètres globaux par défaut simplifient la configuration des nouveaux groupes, avec la possibilité de les personnaliser en fonction des besoins.

Autres modifications importantes

Gestion des requêtes personnalisées : Les instituts peuvent désormais exécuter des requêtes personnalisées vérifiées (CQ) via le menu des requêtes ou le service d’alerte. Seuls les administrateurs ou les propriétaires peuvent accéder à ces requêtes et les exécuter. Chaque requête est vérifiée pour s’assurer qu’elle est toujours vérifiée avant d’être exécutée. Pour les requêtes « générales », les résultats sont envoyés sous forme de fichier Excel uniquement si des données sont trouvées, tandis que les erreurs ou les messages sont enregistrés. Les requêtes non valides ou non vérifiées ne seront pas exécutées et les utilisateurs verront des messages d’avertissement clairs. Cela garantit une gestion sûre et efficace des requêtes personnalisées. Vous pouvez utiliser des requêtes personnalisées pour exporter en masse des données financières ou mettre à jour en masse les valeurs de la base de données en fonction de vos besoins.

Fonctionnalités mobiles

Gestion simplifiée des matières pour les enseignants: Le menu « Mes matières » de l’application mobile de l’enseignant offre une vue claire des matières qu’il enseigne ou supervise, avec des filtres pour les rôles et le statut d’inscription. Les enseignants peuvent accéder aux détails « À propos » et « Liste », la modification n’étant accessible qu’aux utilisateurs autorisés. Le tableau de service affiche les élèves et les enseignants liés, en respectant les paramètres de confidentialité.

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