Vale la pena di costruire un nuovo sistema informativo per gli studenti da zero?

La decisione di acquistare o costruire un nuovo Sistema Informativo Studenti è complessa. In qualità di CIO o di responsabile dell’istruzione, potreste chiedervi se ci sono vantaggi nel costruire un nuovo sistema informativo per gli studenti da zero. Quali sono i potenziali problemi che possono verificarsi e quali sono i possibili rischi da soppesare prima di prendere questa decisione? Alcuni istituti scolastici scelgono di sviluppare il proprio SIS, il che può portare a risultati incerti e a eccessivi sforamenti di budget. Ma se il consiglio di amministrazione ritiene che il rischio valga la pena, è bene considerare il costo effettivo e il tempo necessario per costruire un nuovo e complesso sistema informativo gestionale.

Cominciamo dal fattore più semplice ma più importante: la durata.

Lo sviluppo di un sistema informativo gestionale da zero consiste in diverse fasi, che a loro volta richiedono una certa quantità di tempo per essere implementate. In ogni caso, il tempo di implementazione può variare in quanto dipende dalle esigenze individuali esistenti e, naturalmente, dalla complessità. Tuttavia, in qualsiasi situazione, costruire un software è come costruire una casa. Tutte le fasi necessarie sono simili, a partire dall’identificazione dei requisiti e dalla progettazione fino alla pianificazione, all’architettura e allo sviluppo, e infine al collaudo. Considerando quanto sopra, la durata complessiva del ciclo di vita dello sviluppo del software (SDLC) può essere in media di 4-9 mesi .

Fase 1: progettazione e specifiche del sistema

Come già detto, il primo passo di uno sviluppo personalizzato è la progettazione del prodotto. Questo può richiedere 2-4 settimane, durante le quali gli sviluppatori si concentreranno sulla creazione di un prodotto unico e su misura per le vostre esigenze. Come per un progetto di costruzione, prima di iniziare è necessario avere un piano ingegneristico chiaro per assicurarsi che soddisfi i requisiti del prodotto. È necessario fornire una visione chiara agli sviluppatori per garantire che sappiano cosa devono sviluppare e come farlo.

Fase 2: Architettura e sviluppo

È la fase più lunga dello sviluppo e può durare fino a 3-8 mesi. La prima cosa da fare è la pianificazione, che coinvolge tutti i compiti e le risorse necessarie, verificando quali compiti possono essere svolti contemporaneamente e quali no. Una volta realizzato, il sistema avrà bisogno di un quadro o di una struttura su cui essere costruito. Per avviare il progetto ed essere in regola è necessario un team con ruoli specifici. In particolare, avrete bisogno di sviluppatori software per scrivere il codice, di architetti tecnici per progettare il framework e di designer per aiutare l’interfaccia utente (UI) e/o l’esperienza utente (UX).

Fase 3: AQ e conformità

Questa è la fase finale dello sviluppo di un software personalizzato e di solito dura dalle 3 alle 6 settimane. Si tratta di testare e confrontare il prodotto finale con gli standard di usabilità e di codifica. Durante questo periodo il sistema deve essere sottoposto almeno a una revisione della codifica, a test end-to-end e a test di accettazione da parte dell’utente (UAT). È inoltre necessario eseguire test supplementari sui tempi di carico e sulle prestazioni in caso di traffico elevato, oltre a testare l’integrazione del software con altri sistemi di^terze parti.

Detto questo, c’è un’altra domanda da porsi: vale la pena aspettare?

Una cosa da tenere presente è che anche se si costruisce il proprio SIS e questo è già in funzione, ci vorrà circa il doppio del tempo per portare il sistema al punto di essere completamente funzionante. Lungo il percorso possono comparire molte carenze e/o bug che richiedono tempo per essere risolti. Inoltre, durante il periodo di costruzione del sistema informativo gestionale, è ragionevole che molti dei requisiti si siano evoluti o che siano intervenute nuove tecnologie, il che significa che sarà necessario apportare ulteriori modifiche.

La verità è che l’adozione di una soluzione SIS già pronta può ridurre significativamente i tempi di implementazione nel vostro istituto. In particolare, il tempo di implementazione e di messa in funzione del software si è ridotto da 4-9 mesi a 2-3 settimane, con una riduzione dei tempi di oltre il 90%. Vale la pena di notare che questo periodo è necessario per entrare in contatto con il team del prodotto scelto, per determinare quali sono le vostre esigenze individuali e, nella fase successiva, per iniziare a configurare e integrare i vostri dati nel sistema. Pensate che il prodotto finale che otterrete sarà un SIS completo, completamente configurato e pronto per essere utilizzato.

Detto questo, passiamo al prossimo fattore chiave da tenere in considerazione: la complessità.

Sappiamo già che costruire un sistema di gestione da zero è un processo complesso e richiede molta organizzazione e pazienza. La stessa complessità (forse anche di più) esiste nella gestione di una scuola, soprattutto nell’istruzione superiore e nelle grandi organizzazioni in generale. Quindi, se consideriamo quante informazioni corrispondono a ogni studente e quanti studenti sono attivi o in fase di ammissione, cominciamo già a sentirci all’inizio di un labirinto.

Parte della complessità deriva dal numero di operatori che devono essere registrati e costantemente aggiornati nel sistema, tra cui:

1. Più parti interessate

Insegnanti, personale, studenti, genitori, membri del consiglio di amministrazione, ecc.

2. Strutture istituzionali multiple

Gradi, divisioni, atletica, arte, club, ecc.

3. Consegna del servizio

Amministratori, insegnanti, personale, ecc.

Un Sistema Informativo Studenti (SIS) deve essere in grado di gestire una grande quantità di informazioni, provenienti da più fonti. Deve automatizzare i processi chiave, facilitare l’amministrazione e i responsabili IT e, naturalmente, migliorare l’apprendimento.

Non dimenticate che il vostro SIS dovrebbe essere in grado di assistervi anche per quanto riguarda i seguenti aspetti

Ogni studente deve avere un proprio registro personale che contenga tutti i dati demografici e le informazioni accademiche (corsi attuali, voti, comportamento, finanze, ecc.). Gli studenti devono anche avere la possibilità di iscriversi alle materie, coordinarsi con i compiti e avere una panoramica dei loro progressi accademici.

Anche gli insegnanti, d’altra parte, dovrebbero essere in grado di gestire le loro classi con facilità. Devono avere una comunicazione frequente e diretta con gli studenti e i loro genitori ogni volta che è necessario. Inoltre, la creazione di orari e valutazioni, la valutazione, la panoramica della progressione degli studenti, i flussi di lavoro e altro ancora sono funzioni fondamentali che devono essere fornite agli educatori.

La gestione delle ammissioni è una componente fondamentale di ogni Sistema Informativo Studenti. I SIS sono noti per migliorare l’intero processo di registrazione dall’inizio alla fine, rendendolo più semplice sia per l’istituzione che per i candidati. I candidati devono poter presentare la domanda attraverso il sistema insieme a tutti i documenti necessari, mentre i responsabili delle ammissioni devono poter accedere a qualsiasi domanda in qualsiasi momento.

Infine, una caratteristica essenziale che il sistema deve fornire è la gestione finanziaria. Ciò significa funzioni per il monitoraggio delle spese, il bilancio, la creazione di fatture e i pagamenti. Lo sviluppo di un SIS da zero può essere complicato per gli sviluppatori, poiché solo pochi hanno competenze in campo finanziario. Per ottenere risultati credibili, quindi, avrete bisogno di un esperto di finanza nel vostro team.

E il labirinto della complessità non si ferma qui

Si parla di alta complessità quando un progetto contiene più di 30 schermate, include portali e applicazioni per gli utenti, supporta più sistemi operativi (web, Android, iOS), comporta la migrazione di dati da sistemi precedenti, si integra con più sistemi e piattaforme: CRM (Customer Relationship Management), ERP (Enterprise Resource Planning), gateway di pagamento, MS Teams e così via) e ha requisiti di reporting complessi. Sembra proprio quello che contiene un SIS, giusto?

Infine, ma non per questo meno importante, è necessario considerare anche il costo totale e l’impatto sul ROI dell’investimento.

Il costo del software di costruzione varia in ogni caso. Le ricerche hanno dimostrato che il costo medio di un software personalizzato si aggira tra i 50.000 e i 250.000 dollari. Nel nostro caso, il costo finale è determinato da diversi fattori che verranno discussi di seguito.

Per cominciare, come già detto, per avviare il progetto, dovrete cercare e reclutare un team di persone composto da:

• Un architetto tecnico
• Un team di sviluppatori
• Progettisti UI/UX
• Un esperto di usabilità
• Uno scrittore tecnico
• Un responsabile di progetto
• Un ingegnere QA

Per avere un’idea più precisa di dove si colloca la fascia di prezzo, diamo una rapida occhiata a quali sono i fattori esatti e come definiscono il costo finale.

Dimensione del software

Più grande è la dimensione, più lavoro deve essere fatto. È possibile calcolare rapidamente le dimensioni in base al numero di schermi di cui il sistema dispone o di cui ha bisogno; per grande si intende qualsiasi cosa superiore a 40.

Complessità

Come nel caso del software, una logica di business più complicata significa più codifica e test.

Integrazioni^{di terze} parti

L’integrazione con altri sistemi può essere rischiosa, poiché sono coinvolti molti fattori sconosciuti. Gli aggiornamenti delle corrispondenti soluzioni di terze parti possono causare errori e aumentare i costi di sviluppo.

Migrazione dei dati esistenti

Per trasferire i dati esistenti, è necessario rimuoverli dal vecchio sistema e migrarli nel nuovo. Il tempo impiegato per determinare le regole di traduzione, costruire gli script e completare una sequenza di test aggiungerà un costo aggiuntivo al progetto.

Un sistema informativo per studenti tutto in uno

Acquistando una soluzione SIS, come Classter, si evita la fatica di costruirla da soli. Dietro un sistema software già pronto c’è un team con anni di esperienza e competenza in questo settore. Il sistema finale installato fornisce una piattaforma completamente funzionale che è stata testata e implementata con successo in organizzazioni educative in passato. Inoltre, tenete presente che un team di assistenza tecnica sarà al vostro fianco per guidarvi durante la configurazione e l’installazione del sistema e per qualsiasi domanda o difficoltà nell’utilizzo della piattaforma.

Durante l’implementazione, il team di prodotto scelto farà tutto il lavoro per voi. Significato: Trasferire tutti i dati, creare flussi, stati, portali, studenti, orari e qualsiasi altra cosa sia necessaria per ottenere il sistema informativo per studenti più completo che soddisfi le vostre esigenze. Come abbiamo detto, sono sufficienti 2-3 settimane per rendere il vostro SIS operativo, quindi non esitate a iniziare.

Vi abbiamo dato molti spunti di riflessione, ma la verità è che la risposta alla domanda se vale la pena costruire un nuovo Sistema Informativo Studenti è vostra.

Domande frequenti