Cela vaut-il la peine de créer un nouveau système d’information sur les étudiants ?

La décision d’acheter ou de construire un nouveau système d’information sur les étudiants est complexe. En tant que DSI ou responsable de l’éducation, vous vous demandez peut-être s’il y a des avantages à créer un nouveau système d’information sur les étudiants à partir de zéro. Quels sont les problèmes potentiels et les risques éventuels qu’il convient d’évaluer avant de prendre cette décision ? Certains établissements d’enseignement choisissent de développer leur propre SIS, ce qui peut conduire à des résultats incertains et à des dépassements de budget excessifs. Mais si votre conseil d’administration estime que le jeu en vaut la chandelle, vous pouvez envisager le coût réel et le temps nécessaire à la mise en place d’un système d’information de gestion nouveau et complexe.

Commençons par le facteur le plus simple mais le plus important : la durée.

Le développement d’un système d’information de gestion à partir de zéro comporte plusieurs étapes, dont la mise en œuvre nécessite un certain temps. Dans chaque cas, le temps de mise en œuvre peut varier car il dépend des besoins individuels existants et, bien sûr, de la complexité. Néanmoins, quelle que soit la situation, construire un logiciel, c’est comme construire une maison. Toutes les étapes nécessaires sont similaires, depuis l’identification des besoins et la conception jusqu’à la planification, l’architecture et le développement, et enfin les tests. Compte tenu de ce qui précède, la durée totale du cycle de vie d’un logiciel (SDLC) peut être de 4 à 9 mois en moyenne.

Phase 1 : Conception et spécification du système

Comme indiqué ci-dessus, la première étape d’un développement personnalisé est la conception du produit. Cela peut prendre de 2 à 4 semaines, pendant lesquelles les développeurs se concentreront sur la création d’un produit unique et adapté à vos besoins. Comme pour un projet de construction, vous devez disposer d’un plan d’ingénierie clair avant de commencer, afin de vous assurer qu’il répond aux exigences du produit. Une vision claire doit être donnée aux développeurs pour qu’ils sachent ce qu’ils doivent développer et comment le faire.

Phase 2 : Architecture et développement

C’est la phase la plus longue du développement et elle peut durer de 3 à 8 mois. La première étape est la planification, qui implique toutes les tâches et ressources nécessaires, tout en vérifiant quelles tâches peuvent être effectuées simultanément et lesquelles ne le peuvent pas. Une fois que c’est fait, le système aura besoin d’un cadre ou d’une structure sur laquelle il sera construit. Une équipe avec des rôles spécifiques sera nécessaire pour démarrer le projet et rester sur la bonne voie. Plus précisément, vous aurez besoin de développeurs de logiciels pour écrire le code, d’architectes techniques pour concevoir le cadre et de concepteurs pour contribuer à l’interface utilisateur (UI) et/ou à l’expérience utilisateur (UX).

Phase 3 : AQ et conformité

Il s’agit de l’étape finale du développement d’un logiciel personnalisé, qui dure généralement de 3 à 6 semaines. Il s’agit de tester et de comparer le produit final par rapport aux normes d’utilisation et de codage. Au cours de cette période, le système doit au moins faire l’objet d’une révision du codage, d’un test de bout en bout et d’un test d’acceptation par l’utilisateur (UAT). Des tests supplémentaires sur les temps de chargement et les performances en cas de trafic important doivent également être effectués, ainsi que des tests sur la manière dont votre logiciel s’intégrera à d’autres systèmes^tiers.

Cela étant dit, il reste une question à laquelle vous pouvez penser : cela vaut-il la peine d’attendre ?

Il convient de garder à l’esprit que même si vous construisez votre propre SIS et qu’il fonctionne déjà, il faudra environ deux fois plus de temps pour que le système soit pleinement opérationnel. De nombreuses lacunes et/ou bogues peuvent apparaître en cours de route, ce qui prend également du temps pour être corrigé. De même, pendant la période de construction du système d’information de gestion, il est raisonnable de penser que bon nombre des exigences auront évolué ou que de nouvelles technologies seront apparues, ce qui signifie que d’autres changements devront être apportés.

En réalité, l’adoption d’ une solution SIS prête à l’emploi peut réduire considérablement le temps de mise en œuvre dans votre institution. Plus précisément, le temps de mise en œuvre et de fonctionnement du logiciel est passé de 4 à 9 mois à 2 à 3 semaines, soit une réduction de plus de 90 %. Il convient de noter que cette période est nécessaire pour prendre contact avec l’équipe produit que vous avez choisie, pour déterminer vos besoins individuels et, à l’étape suivante, pour commencer à configurer et à intégrer vos données dans le système. Pensez que le produit final que vous obtiendrez sera un SIS complet, entièrement configuré et prêt à être utilisé.

Ceci étant dit, passons au facteur clé suivant que vous devez prendre en considération : la complexité.

Nous savons déjà que la mise en place d’un système de gestion à partir de zéro est un processus complexe qui nécessite beaucoup d’organisation et de patience. La même complexité (peut-être même plus) existe dans la gestion d’une école, en particulier dans l’enseignement supérieur et dans les grandes organisations en général. Ainsi, si l’on considère la quantité d’informations correspondant à chaque étudiant et le nombre d’étudiants actifs ou en cours d’admission, on commence déjà à avoir l’impression d’être au début d’un labyrinthe.

Une partie de la complexité provient du nombre d’opérateurs qui doivent être enregistrés et constamment mis à jour dans le système :

1. Multiples parties prenantes

Enseignants, personnel, étudiants, parents, membres du conseil d’administration, etc.

2. Structures institutionnelles multiples

Classes, divisions, sports, arts, clubs, etc.

3. Prestation de services

Administrateurs, enseignants, personnel, etc.

Un système d’information sur les étudiants (SIS) doit être capable de gérer une grande quantité d’informations provenant de sources multiples. Il doit automatiser les processus clés, faciliter l’administration et les gestionnaires informatiques et, bien sûr, améliorer l’apprentissage.

N’oubliez pas que votre SIS devrait également être en mesure de vous aider dans les domaines suivants

Chaque étudiant doit avoir son propre dossier personnel qui contient toutes ses données démographiques, ainsi que ses informations académiques (cours actuels, notes, comportement, finances, etc.). Les étudiants devraient également avoir la possibilité de s’inscrire à des matières, de coordonner leurs devoirs et d’avoir une vue d’ensemble de leur progression académique.

Les enseignants, quant à eux, devraient également pouvoir gérer leurs classes avec facilité. Ils doivent avoir une communication fréquente et directe avec leurs élèves et leurs parents chaque fois que cela est nécessaire. En outre, la création d’emplois du temps et d’évaluations, l’évaluation, la vue d’ensemble de la progression des étudiants, les flux de travail, etc. sont des fonctions fondamentales qui doivent être mises à la disposition des éducateurs.

La gestion des admissions est un élément essentiel de tout système d’information sur les étudiants. Les SIS sont réputés pour améliorer l’ensemble du processus d’inscription, du début à la fin, en le facilitant à la fois pour l’institution et pour les candidats. Les candidats doivent être en mesure d’introduire leur demande dans le système avec tous les documents nécessaires, tandis que les responsables des admissions doivent avoir accès à n’importe quelle demande à n’importe quel moment.

Enfin, la gestion financière est une fonction essentielle que votre système doit offrir. Cela signifie des fonctions de suivi des dépenses, de budgétisation, de création de factures et de paiements. Le développement d’un SIS à partir de zéro peut s’avérer délicat pour les développeurs, car seuls quelques-uns d’entre eux possèdent une expertise dans le domaine financier. Pour obtenir des résultats crédibles, vous aurez donc besoin d’un expert financier dans votre équipe.

Et le labyrinthe de la complexité ne s’arrête pas là

On considère qu’un projet est très complexe lorsqu’il contient plus de 30 écrans, qu’il comprend des portails et des applications pour les utilisateurs, qu’il prend en charge plusieurs systèmes d’exploitation (web, Android, iOS), qu’il implique la migration de données à partir d’anciens systèmes et qu’il s’intègre à plusieurs systèmes et plates-formes : CRM (Customer Relationship Management), ERP (Enterprise Resource Planning), passerelles de paiement, MS Teams, etc.), et a des exigences complexes en matière de rapports. Cela ressemble à ce que contient un SIS, n’est-ce pas ?

Enfin, vous devez également tenir compte du coût total et de son incidence sur le retour sur investissement.

Le coût de la création d’un logiciel varie dans chaque cas. Les recherches ont montré que le coût moyen d’un logiciel personnalisé se situe entre 50 000 et 250 000 dollars. Dans notre cas, le coût final dépend de plusieurs facteurs qui seront examinés ci-dessous.

Tout d’abord, comme nous l’avons déjà mentionné, pour démarrer le projet, vous devrez rechercher et recruter une équipe de personnes composée de.. :

• Un architecte technique
• Une équipe de développeurs
• Concepteurs UI/UX
• Un expert en utilisabilité
• Un rédacteur technique
• Un chef de projet
• Un ingénieur AQ

Pour avoir une meilleure idée de la fourchette de prix, nous allons voir rapidement quels sont les facteurs exacts et comment ils déterminent le coût final.

Taille du logiciel

Plus la taille est grande, plus le travail à effectuer est important. Vous pouvez rapidement calculer la taille à partir du nombre d’écrans que votre système possède ou dont il a besoin. Une grande taille correspond à tout ce qui est supérieur à 40.

Complexité

Comme pour les logiciels, une logique d’entreprise plus complexe implique davantage de codage et de tests.

Intégrations de^tiers

L’intégration avec d’autres systèmes peut être risquée car de nombreux facteurs inconnus entrent en jeu. Les mises à jour des solutions tierces correspondantes peuvent entraîner des erreurs et augmenter les coûts de développement.

Migration des données existantes

Pour transférer vos données existantes, vous devez les supprimer de votre ancien système et les migrer dans votre nouveau système. Le temps passé à déterminer les règles de traduction, à élaborer des scripts et à réaliser une séquence de tests ajoutera un coût supplémentaire au projet.

Un système d’information sur les étudiants tout-en-un

En achetant une solution SIS, comme Classter, vous évitez les tracas de la construction. Derrière un système logiciel prêt à l’emploi se cache une équipe qui possède des années d’expérience et d’expertise dans ce domaine. Le système final installé fournit une plateforme entièrement fonctionnelle qui a été testée et mise en œuvre avec succès dans des organisations éducatives par le passé. N’oubliez pas non plus qu’une équipe d’assistance technique sera à vos côtés pour vous guider tout au long de la configuration et de l’installation du système et pour répondre à toutes vos questions ou difficultés d’utilisation de la plateforme.

Pendant la mise en œuvre, l’équipe produit que vous avez choisie fera tout le travail pour vous. Signification : Transférer toutes les données, créer des flux, des statuts, des portails, des étudiants, des emplois du temps et tout ce qui est nécessaire pour obtenir le système d’information sur les étudiants le plus complet possible qui réponde à vos besoins. Comme nous l’avons dit, il ne faut que 2 à 3 semaines pour que votre SIS soit opérationnel, alors n’hésitez pas à commencer.

Nous vous avons donné beaucoup d’éléments de réflexion, mais la vérité est que la réponse à la question de savoir s’il vaut la peine de construire un nouveau système d’information sur les étudiants vous appartient.

FAQ