Eine schrittweise Anleitung zur Workflow-Automatisierung im Hochschulbereich

Workflow-Automatisierung in der Hochschulbildung bedeutet die Verwendung digitaler Tools und Systeme zur Rationalisierung sich wiederholender und manueller Aufgaben. Dazu gehören die Bearbeitung von Zulassungen, die Planung von Kursen, die Kommunikation mit Studenten und die Benotung. Anstatt sich auf Tabellenkalkulationen, Papierformulare oder endlose E-Mail-Threads zu verlassen, können Hochschulen regelbasierte Workflows erstellen, die automatisch im Hintergrund ablaufen. Das spart nicht nur Zeit, sondern verbessert auch die Genauigkeit und gibt den Mitarbeitern mehr Freiraum, um sich auf eine sinnvolle Beschäftigung mit den Studenten zu konzentrieren.

Manuelle Prozesse führen oft zu Verzögerungen, Fehlern und Frustration bei allen Beteiligten. In der heutigen digitalen Welt gibt es keinen Grund mehr für Institutionen, sich mit verstreuten Systemen, sich wiederholender Verwaltungsarbeit oder veralteten Prozessen herumzuschlagen, die alles verlangsamen.In diesem Artikel führen wir Sie Schritt für Schritt durch den Einstieg in die Workflow-Automatisierung im Hochschulbereich. Von der Identifizierung Ihrer aktuellen Engpässe bis hin zur Auswahl der richtigen Tools – jeder Abschnitt soll Ihnen helfen, intelligentere und effizientere Arbeitsabläufe zu erstellen, die das Erlebnis für Mitarbeiter und Studenten gleichermaßen verbessern. Ganz gleich, ob Sie gerade erst anfangen oder Ihr Angebot erweitern möchten, hier ist für jede Einrichtung, die bereit ist, intelligentere Systeme einzuführen, etwas dabei.

Schritt 1: Identifizieren Sie die manuellen Arbeitsabläufe, die Ihre Institution ausbremsen

Bevor Sie irgendetwas automatisieren können, müssen Sie wissen, was Ihre Einrichtung tatsächlich behindert. Viele Universitäten arbeiten mit einer Mischung aus digitalen und manuellen Prozessen. Das mag zwar überschaubar erscheinen, führt aber oft zu Ineffizienzen, die im Stillen Zeit und Produktivität verschlingen.

Häufige manuelle Prozesse, die zu Engpässen führen

• Papierbasierte Zulassungen und Formulare
• Manuelle Aufnahme von Studenten
• E-Mail-gesteuerte interne Kommunikation
• Spreadsheet-basierte Zeitplanung und Stundenplanung

Diese Art von Prozessen dauert nicht nur länger, sondern ist auch anfälliger für menschliche Fehler, verlorene Informationen und unnötige Hin- und Herbewegungen zwischen den Teams.

Anzeichen dafür, dass ein Prozess automatisiert werden muss

• Sich wiederholende Aufgaben
• Hohe Fehlerquoten
• Lange Genehmigungszeiten
• Beschwerden des Personals
• Mangelnde Sichtbarkeit in Echtzeit

Schritt 2: Erfassen Sie Ihre bestehenden Prozesse

Nachdem Sie nun die wichtigsten Bereiche identifiziert haben, in denen Ihre Einrichtung vor Herausforderungen steht, besteht der nächste Schritt darin, diese Prozesse im Detail aufzuschlüsseln. Wenn Sie Ihre aktuellen Arbeitsabläufe aufzeichnen, erhalten Sie ein klares Bild davon, wie Aufgaben von Anfang bis Ende ablaufen, und können so Ineffizienzen oder Engpässe aufdecken.

Start- und Endpunkt

Das bedeutet, dass Sie genau definieren müssen, wo ein Prozess beginnt und was seinen Abschluss markiert. Wenn Sie den Start- und Endpunkt kennen, erhalten Sie einen klaren Rahmen für den Workflow, den Sie analysieren möchten.

Involvierte Schritte

Hier schlüsseln Sie den Prozess in jede einzelne Aktion auf, die zwischen dem Start- und Endpunkt stattfindet. Dies hilft Ihnen, die Abfolge der Aufgaben, Entscheidungen und Interaktionen zu erkennen, die für den Abschluss des Workflows erforderlich sind.

Verantwortliche Personen/Abteilungen

Es ist wichtig zu ermitteln, wer in jeder Phase des Prozesses beteiligt ist. Dazu gehören Abteilungen, Teams oder Einzelpersonen, die für die Erledigung bestimmter Aufgaben oder Entscheidungen verantwortlich sind. Die Klärung der Rollen hilft, Verwirrung zu vermeiden und gewährleistet die Verantwortlichkeit während des gesamten Arbeitsablaufs.

Derzeit verwendete Tools/Systeme

Dazu gehört eine Auflistung aller Software, Plattformen oder Kommunikationskanäle, die den Prozess unterstützen. Wenn Sie wissen, welche Tools derzeit im Einsatz sind, können Sie feststellen, wo Integrationen oder Upgrades erforderlich sind und wie die Informationen zwischen den Systemen fließen. Außerdem werden dadurch manuelle Umgehungslösungen oder Doppelarbeit aufgedeckt, die durch Automatisierung vermieden werden könnten.

Schritt 3: Wählen Sie die richtigen Tools für die Automatisierung

Sobald Sie Ihre Arbeitsabläufe festgelegt haben, müssen Sie im nächsten Schritt die richtigen Tools für deren Automatisierung auswählen. Die richtige Plattform kann den Ausschlag für Ihre Automatisierungsbemühungen geben. Hier erfahren Sie, worauf Sie achten sollten:

• Integration mit SIS, LMS, CRM
  Ihr Automatisierungstool sollte nahtlos mit IhremStudenteninformationssystem (SIS), Ihrem Lernmanagementsystem (LMS) und Ihrer Customer Relationship Management (CRM)- Plattform verbunden sein. So wird sichergestellt, dass die Daten reibungslos zwischen den Systemen fließen und Doppelarbeit und manuelle Eingaben vermieden werden.
• Cloud-basierter Zugang
  Eine Cloud-basierte Plattform ermöglicht es Mitarbeitern und Dozenten, von überall aus auf Workflows zuzugreifen und Aufgaben zu verwalten, unabhängig davon, ob sie sich auf dem Campus befinden oder aus der Ferne arbeiten.
  
• Rollenbasierte Berechtigungen
  Achten Sie auf Tools, mit denen Sie je nach Rolle des Benutzers verschiedene Zugriffsstufen zuweisen können. So können Sie sensible Daten schützen und gleichzeitig jedem Team die benötigten Tools zur Verfügung stellen.
  
• Vorlagen für akademische Prozesse
  Vorgefertigte Vorlagen für Aufgaben wie die Zulassung, die Benotung und die Aufnahme von Studenten können Ihnen helfen, schneller zu beginnen und bewährte Verfahren zu befolgen.

Warum ein All-in-One Schulverwaltungssystem (SMS) gut funktioniert

All-in-One-Plattformen wie Classter vereinen alles unter einem Dach und machen die Workflow-Automatisierung einfacher und effektiver. Mit Classter müssen Sie nicht verschiedene Software-Tools zusammensetzen, die nicht gut miteinander kommunizieren. Stattdessen erhalten Sie maßgeschneiderte Module, die speziell für die Bedürfnisse von Hochschulen entwickelt wurden und die Bereiche Zulassung, Finanzen, akademische Verwaltung, Engagement der Studenten und vieles mehr abdecken.

Dieser modulare Ansatz bedeutet, dass Ihre Einrichtung genau das auswählen kann, was sie braucht, und dass sie die Lösung problemlos an ihre wachsenden Anforderungen anpassen kann. Eine kleine Hochschule könnte zum Beispiel mit der Automatisierung von Zulassungen und Kursregistrierungen beginnen, während eine große Universität die Bereiche Finanzen, Berichtswesen und sogar Alumni-Management ausbauen könnte.

Da Classter als einheitliche Plattform aufgebaut ist, fließen die Daten reibungslos zwischen den Modulen, wodurch Fehler und Doppelarbeit vermieden werden. Mitarbeiter und Studenten profitieren von einer nahtlosen Erfahrung, egal ob sie auf Stundenpläne zugreifen, Aufgaben einreichen oder Rechnungen bearbeiten.

Schritt 4: Aufbau eines automatisierten Arbeitsablaufs

Jetzt ist es an der Zeit, ihn in Ihrer Schulverwaltungssoftware einzurichten. Lassen Sie uns am Beispiel eines Schülers, der sich für einen Kurs anmeldet, zeigen, wie Sie einen automatisierten Workflow einrichten. Studenten, der sich für einen Kurs anmeldet.

1. Beginnen Sie mit einem Auslöser und dem Prozess, den Sie automatisieren möchten

Beginnen Sie damit, den spezifischen Workflow und das auslösende Ereignis zu identifizieren. In diesem Fall ist der Prozess die Kurseinschreibung und der Auslöser ist ein Student, der über das Studentenportal einen Antrag auf Einschreibung in einen Kurs stellt. Diese Aktion setzt die Automatisierung in Gang.

2. Definieren Sie die Workflow-Schritte innerhalb Ihrer SMS

Als nächstes skizzieren Sie jeden Schritt des Prozesses, so wie Sie es in Schritt 2 getan haben. Erstellen Sie innerhalb des SMS jeden Schritt als Teil des Arbeitsablaufs. Bei der Anmeldung zu einem Kurs könnten die Schritte wie folgt aussehen:

• Das System empfängt das Formular und protokolliert die Anfrage.
• Das System prüft automatisch den akademischen Werdegang des Studenten auf Voraussetzungen.
• Der Antrag wird zur Prüfung an den Studienberater weitergeleitet.
• Der Berater erhält eine Benachrichtigung und kann entweder zustimmen oder ablehnen.
• Wenn die Genehmigung erteilt wird, aktualisiert das System den Kursplan des Studenten.
• Der Student erhält eine Bestätigung mit den aktualisierten Stundenplandaten.

3. Regeln, Bedingungen und Berechtigungen einrichten

Fügen Sie Regeln hinzu, um Logik und Entscheidungspunkte zu verwalten. Diese werden mithilfe von Bedingungen erstellt, die dem SMS mitteilen, wie es sich auf der Grundlage der Daten des Schülers verhalten soll.

• Wenn die Voraussetzungen nicht erfüllt sind, hält der Arbeitsablauf an und sendet eine Benachrichtigung an den Studenten.
• Wenn der Kurs voll ist, setzt das System den Studenten automatisch auf eine Warteliste.
• Die Berechtigungen stellen sicher, dass nur Berater Anfragen genehmigen können, während Studenten nur Statusaktualisierungen sehen können.

4. Testen Sie den Workflow in einer Sandbox-Umgebung

Testen Sie den Workflow gründlich in einer Sandbox oder Testumgebung, bevor Sie ihn in Betrieb nehmen. Simulieren Sie mehrere Szenarien für die Studentenregistrierung:

• Ein Student, der alle Voraussetzungen erfüllt
• Ein Student, der die Anforderungen nicht erfüllt
• Ein Student, der sich für einen vollen Kurs einschreibt

Überprüfen Sie, ob jeder Schritt korrekt ausgelöst wird, ob E-Mails oder In-App-Benachrichtigungen rechtzeitig gesendet werden und ob die Kursdaten im Profil des Studenten aktualisiert werden. Dieser Schritt ist entscheidend, um Störungen zu vermeiden, sobald der Workflow in Betrieb ist.

Schritt 5: Leistung überwachen und kontinuierlich verbessern

Sobald Ihre automatisierten Arbeitsabläufe in Betrieb sind, ist der nächste wichtige Schritt die Überwachung ihrer Leistung. Konzentrieren Sie sich auf die Verfolgung von Metriken, die zeigen, ob die Automatisierung einen echten Nutzen bringt. Zu den wichtigsten Indikatoren gehören die Dauer der Aufgabenerledigung, die Anzahl der erforderlichen manuellen Eingriffe und die Fehlerquote im gesamten Workflow. Es ist auch wichtig, das Feedback der Benutzer – sowohl der Mitarbeiter als auch der Studenten – einzuholen, um ihre Erfahrungen zu verstehen. Wenn Prozesse immer noch langsam sind oder zu viele menschliche Eingaben erfordern, ist dies ein Zeichen dafür, dass weitere Optimierungen erforderlich sind.

Ihre Schulverwaltungssoftware enthält wahrscheinlich Tools, die diese Überwachung erleichtern. Integrierte Analyse-Dashboards liefern Echtzeitdaten darüber, wie die Arbeitsabläufe funktionieren und weisen auf Verzögerungen oder Engpässe hin. Sie können Feedback-Formulare verwenden, um Kommentare direkt von den Nutzern zu sammeln, und Heatmaps, um zu visualisieren, wo die Nutzer die meiste Zeit im System verbringen.

Kontinuierliche Verbesserung bedeutet, dass Sie diese Daten nutzen, um intelligente Anpassungen vorzunehmen. Sie könnten beschließen, einige Workflow-Regeln zu optimieren, Bedingungen hinzuzufügen, um Fehler zu reduzieren, oder zusätzliche Aufgaben zu automatisieren, die noch manuell erledigt werden. Es ist auch hilfreich, alle wichtigen Arbeitsabläufe am Ende eines jeden Semesters zu überprüfen, um sicherzustellen, dass sie immer noch mit den institutionellen Zielen und den Bedürfnissen der Benutzer übereinstimmen.

Classter’s Schulverwaltungssoftware für die Hochschulbildung

Wenn es um die Automatisierung von Arbeitsabläufen im Hochschulbereich geht, hebt sich Classter als leistungsstarke All-in-One-Lösung ab. Mit Classter, das speziell für akademische Einrichtungen entwickelt wurde, können Sie alles automatisieren, von der Zulassung und Kursplanung bis hin zur Aufnahme von Studenten und Finanzen. Dank der modularen Flexibilität können Hochschulen die Plattform an ihre individuellen Prozesse anpassen – Sie müssen sich nicht auf mehrere voneinander getrennte Systeme verlassen.

Was macht Classter ideal für die Automatisierung von Arbeitsabläufen? Classter bietet integrierte Workflow-Builder, Echtzeit-Analysen, nahtlose Integrationen mit SIS-, LMS- und CRM-Plattformen sowie rollenbasierte Berechtigungen, die sensible Daten schützen. Ganz gleich, ob Sie ein kleines College oder eine große Universität sind, Classter passt sich den Anforderungen Ihrer Einrichtung an und hilft Ihnen dabei, Zeit zu sparen, Fehler zu reduzieren und eine bessere Erfahrung für Mitarbeiter und Studenten zu bieten.

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