Im Jahr 2018 hat die EU die GDPR (General Data Protection Regulation) eingeführt, ein gemeinsames Datenschutzgesetz für die gesamte Europäische Union. Seitdem hat sie die Art und Weise verändert, wie Institutionen mit persönlichen Daten umgehen, insbesondere im Bildungswesen, wo sensible Informationen überall vorhanden sind. Neben der DSGVO schaffen Verordnungen wie die ePrivacy-Richtlinie und verschiedene nationale Gesetze einen strengen Rahmen dafür, wie Daten gesammelt, gespeichert, abgerufen und weitergegeben werden sollten.
Für Hochschuleinrichtungen sind die Risiken der Nichteinhaltung real. Die Geldbußen können beträchtlich sein, aber der Imageschaden und der Verlust des Vertrauens von Studenten, Eltern und Mitarbeitern kann noch größer sein.
Viele Einrichtungen haben Schulverwaltungssoftware (SMS) eingeführt, um ihre täglichen Abläufe effizienter zu gestalten. Aber hier ist die wichtige Frage: Hilft Ihnen Ihr SMS tatsächlich dabei, die EU-Datenschutzgesetze einzuhalten?
Wir stellen Ihnen eine praktische Checkliste zur Verfügung, mit der Sie das herausfinden können. Sie werden in der Lage sein, Lücken in der Einhaltung der Vorschriften zu erkennen, Ihre Risiken zu verstehen und sich sicherer zu fühlen, dass Ihre Software Ihre Datenschutzpflichten erfüllt.
1. Ist Ihre Software standardmäßig GDPR-konform?
Ihre Schulverwaltungssoftware sollte die Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung (GDPR) durch ihr Kerndesign und ihre alltäglichen Funktionen unterstützen. „Privacy by design and by default“ bedeutet, dass der Datenschutz von Anfang an eingebaut ist.
Achten Sie auf diese Merkmale:
- Rechtsgrundlage für die Verarbeitung: Definieren Sie Zustimmung, Verträge oder berechtigtes Interesse klar.
- Transparenz: Zeigen Sie den Benutzern klare Datenschutzhinweise und Richtlinien zur Datennutzung.
- Minimierung der Daten: Sammeln Sie nur die Daten, die unbedingt notwendig sind.
- Zweckbeschränkung: Verwenden Sie Daten nur für den Zweck, für den sie erhoben wurden.
- Genauigkeit: Erlauben Sie einfache Aktualisierungen, um die Informationen aktuell zu halten.
- Speicherbegrenzung: Legen Sie Regeln zum automatischen Löschen veralteter Daten fest.
- Sicherheit: Verwenden Sie Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und Prüfprotokolle.
- Rechte der Betroffenen: Unterstützen Sie Zugriff, Korrektur, Löschung und Einwände.
- Datenschutzbeauftragter (DSB): Bieten Sie eine Möglichkeit, die Kommunikation mit dem DSB zu verwalten.
- Datenschutz-Folgenabschätzung (DPIA): Enthält Tools für die Bewertung von Datenverarbeitungsprozessen mit hohem Risiko.
2. Können Sie den Datenzugriff für verschiedene Benutzerrollen kontrollieren und einschränken?
Nicht jeder in Ihrer Einrichtung muss auf dieselben Informationen zugreifen können. Eine GDPR-konforme Schulverwaltungssoftware sollte Ihnen dabei helfen, den Zugriff auf der Grundlage von Benutzerrollen einzuschränken und so das Risiko der Datenpreisgabe und menschlicher Fehler zu verringern.
- Rollenbasierte Berechtigungen: Können Sie Lehrern, Administratoren, Finanzmitarbeitern oder der IT-Abteilung unterschiedliche Zugriffsebenen zuweisen? Ein Lehrer sollte zum Beispiel Noten einsehen, aber keine Finanzdaten.
- Beschränkungen für sensible Daten: Verhindert das System, dass unbefugte Benutzer auf Gesundheits- oder Disziplinarakten von Schülern zugreifen können?
- Prüfpfade: Wird jede Anmeldung, jeder Zugriff und jede Bearbeitung aufgezeichnet? Audit-Protokolle helfen Ihnen bei der Überwachung von Aktivitäten und unterstützen die Rechenschaftspflicht.
- Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA): Verlangt Ihre SMS mehr als nur ein Passwort für Benutzer der Admin-Ebene? MFA stärkt die Sicherheit erheblich.
3. Verfolgt und speichert Ihr System die Zustimmung ordnungsgemäß?
Die Einwilligung ist einer der Eckpfeiler der Datenschutzgrundverordnung. Für Hochschuleinrichtungen umfasst dies alles, von Vereinbarungen über die gemeinsame Nutzung von Daten bis zur Verwendung von Studentenfotos in Marketingmaterialien. Ihre Schulverwaltungssoftware sollte es einfach machen, Einwilligungen auf sichere und transparente Weise zu sammeln, zu verfolgen und zu verwalten.
Prüfen Sie zunächst, ob Ihr System es Schülern oder Erziehungsberechtigten erlaubt, ihre digitale Einwilligung über Online-Formulare oder Portale zu erteilen. Diese Formulare sollten leicht zugänglich sein, in einer klaren Sprache verfasst und an einen bestimmten Zweck gebunden sein. Jede einmal erteilte Einwilligung sollte einen Zeitstempel enthalten, der angibt, wann und wie sie eingeholt wurde.
Genauso wichtig ist es, dass Ihre SMS es den Nutzern ermöglicht, ihre Zustimmung jederzeit zu überprüfen, zu aktualisieren oder zu widerrufen. Ganz gleich, ob ein Elternteil seine Meinung über die Verwendung von Fotos ändert oder ein Schüler seine Zustimmung zu Werbe-E-Mails widerruft, das System sollte diese Entscheidung schnell und ohne Reibungsverluste berücksichtigen.
4. Ist die Verfolgung von E-Mails und Kommunikation sicher und konform?
Verschlüsselte Kommunikationskanäle
Ihre Plattform sollte sichere E-Mail-Protokolle wie TLS oder SSL verwenden, um Nachrichten während der Übertragung zu schützen. Dadurch wird sichergestellt, dass sensible Informationen – wie z. B. Aktualisierungen für Studenten oder Rechnungsbenachrichtigungen – vor dem Abfangen oder unbefugten Zugriff geschützt sind.
Präferenzen für Zustimmung und Benachrichtigung
Studenten, Mitarbeiter und Eltern sollten die Kontrolle über ihre Kommunikationspräferenzen haben. Können Benutzer nicht benötigte Benachrichtigungen an- oder abwählen? Ein konformes System respektiert die Zustimmung und macht es einfach, die Präferenzen jederzeit zu aktualisieren.
Marketing und Einhaltung des Datenschutzes
Wenn Ihre SMS Marketing-E-Mails oder Newsletter versendet, muss sie sowohl die GDPR- als auch die ePrivacy-Vorschriften einhalten. Das bedeutet, dass Sie die ausdrückliche Zustimmung einholen, klare Abmeldeoptionen anbieten und genaue Aufzeichnungen über die Kommunikationspräferenzen führen müssen.
5. Können Sie problemlos Schülerdaten abrufen, exportieren und löschen?
Nach der DSGVO haben Einzelpersonen das Recht, auf ihre persönlichen Daten zuzugreifen, ihre Übertragung zu verlangen und ihre Löschung zu fordern. Ihre Schulverwaltungssoftware sollte es Ihnen leicht machen, diesen Anträgen nachzukommen, ohne dass komplizierte Umgehungslösungen oder manuelle Prozesse erforderlich sind.
Beginnen Sie damit, zu prüfen, wie einfach Sie die Daten eines Studenten abrufen und exportieren können. Unabhängig davon, ob ein Student zu einer anderen Einrichtung wechselt oder einfach nur sein Recht auf Zugang wahrnimmt, sollte Ihr System die Daten in einem strukturierten, allgemein gebräuchlichen Format bereitstellen, das leicht und sicher weitergegeben werden kann.
Genauso wichtig ist das Recht auf Vergessenwerden. Wenn ein Student die Löschung seiner persönlichen Daten beantragt, sollte Ihr SMS Ihnen die Möglichkeit geben, dies in vollem Umfang zu tun und gleichzeitig eine Aufzeichnung der Löschung zu Prüfzwecken aufzubewahren. Ein klarer Löschvorgang, der durch Prüfpfade und Aktivitätsprotokolle unterstützt wird, hilft dabei, die Einhaltung der Vorschriften zu demonstrieren und das Vertrauen der Schüler und ihrer Familien zu stärken.
6. Sind die Backups verschlüsselt und werden sie ordnungsgemäß verwaltet?
Selbst bei den sichersten Systemen kann es zu unerwarteten Zwischenfällen kommen. Deshalb spielen Backups eine entscheidende Rolle in Ihrer Datenschutzstrategie – aber nur, wenn sie korrekt und regelkonform durchgeführt werden.
Achten Sie auf diese wichtigen Sicherungsfunktionen:
- Verschlüsselung bei der Übertragung und im Ruhezustand: Alle Sicherungsdaten sollten bei der Übertragung und bei der Speicherung verschlüsselt werden, damit sie in jeder Phase vor unberechtigtem Zugriff geschützt sind.
- Definierte Aufbewahrungsrichtlinien: Ihr SMS sollte es Ihnen ermöglichen zu kontrollieren, wie lange Backups aufbewahrt werden. Wenn Sie Backups länger als nötig aufbewahren, kann dies für Ihre Einrichtung ein Risiko darstellen.
- Granulare Wiederherstellungsfunktionen: Im Falle eines Datenverlustes sollten Sie in der Lage sein, bestimmte Benutzerdaten oder Datensätze wiederherzustellen, ohne die gesamte Datenbank wiederherstellen zu müssen.
7. Gibt es ein klares Protokoll für Datenverletzungen?
Prozess zur Benachrichtigung bei Verstößen
Ihr Anbieter sollte über einen definierten Prozess zur Erkennung von und Reaktion auf Sicherheitsverletzungen verfügen. Dazu gehören die Identifizierung des Ausmaßes, die Eindämmung der Bedrohung und die Erstellung von Berichten. Nach der Datenschutz-Grundverordnung müssen die Behörden innerhalb von 72 Stunden benachrichtigt werden; daher ist eine schnelle interne Eskalation entscheidend.
Rechtzeitige Warnungen an Institutionen
Kann Ihr SMS-Anbieter Ihr Institut schnell benachrichtigen, wenn bei ihm ein Verstoß auftritt? Verzögerungen können zu behördlichen Strafen führen. Suchen Sie nach Anbietern, die sich zu einer schnellen Benachrichtigung verpflichten, damit Ihr Team schnell handeln kann.
Protokollierung von Vorfällen und Berichterstattung
Genaue Aufzeichnungen über Verstöße, einschließlich Datum, betroffener Daten und Lösungsschritte, sind unerlässlich. Ihr SMS sollte alle Vorfälle protokollieren und diese Protokolle für Audits, Überprüfungen und die institutionelle Rechenschaftspflicht zugänglich machen.
Classter macht die Einhaltung von Vorschriften ganz einfach
Wir bei Classter wissen, dass die Einhaltung der Vorschriften nicht nur ein Kästchen ist, sondern eine Grundlage des Vertrauens. Deshalb ist unsere All-in-One-Schulverwaltungssoftware so konzipiert, dass sie die GDPR-Vorschriften in vollem Umfang erfüllt. Von dem Moment an, in dem die Daten in das System gelangen, bestimmen die Prinzipien des „Privacy-by-Design“, wie sie gespeichert, verarbeitet und abgerufen werden. Rollenbasierte Berechtigungen, verschlüsselte Backups, Nachverfolgung von Einwilligungen und Audit-Protokolle sind nahtlos integriert, so dass Ihre Einrichtung ohne zusätzlichen Stress die Vorschriften einhalten kann.
Wir haben die schwere Arbeit erledigt, damit Sie es nicht tun müssen.
Sind Sie bereit, die Einhaltung von Vorschriften zu vereinfachen und die Daten Ihrer Schüler zuverlässig zu schützen?
Buchen Sie eine persönliche Demo und entdecken Sie, wie Classter Ihre Institution auf dem Weg zu einer intelligenteren und sichereren Schulverwaltung unterstützen kann.