School Management Software (SMS) ist eine digitale Plattform, die Bildungseinrichtungen dabei hilft, ihre akademischen, administrativen und finanziellen Aufgaben effizienter zu verwalten. Zwar verwenden viele Schulen SMS-Lösungen, aber Hochschuleinrichtungen haben besondere Anforderungen, die sie von den K12-Schulen unterscheiden. Universitäten, Hochschulen und andere postsekundäre Einrichtungen benötigen Systeme, die komplexe Kursstrukturen, die Nachverfolgung von Credits, die Verwaltung von Forschungsergebnissen und die Einhaltung von Akkreditierungsrichtlinien bewältigen können.
Die Suche nach der richtigen Schulverwaltungssoftware für Hochschulen kann eine Herausforderung sein. Deshalb erklären wir Ihnen, worauf Sie bei einem System achten sollten, das den Anforderungen von Hochschulen wirklich gerecht wird. In diesem Artikel gehen wir auf die Funktionen ein, die eine gute SMS haben muss, geben Ihnen eine praktische Checkliste an die Hand, die Ihnen bei Ihrer Entscheidung helfen soll, und zeigen Ihnen, warum Classter die beste Schulverwaltungssoftware für Hochschulen ist.
Fangen wir an.
Warum brauchen Hochschuleinrichtungen Schulverwaltungssoftware?
Ein SMS, das speziell für die Komplexität des Hochschulwesens entwickelt wurde, hilft den Institutionen, alles an einem Ort zusammenzuführen. Hier sehen Sie, warum das wichtig ist:
- Zentralisierte Daten und Abläufe: Speichern Sie alle akademischen, administrativen und finanziellen Informationen auf einer sicheren Plattform, um den Zugriff und die Zusammenarbeit zu erleichtern.
- Verbessertes Lebenszyklusmanagement für Studenten: Verwalten Sie jede Phase des Studentenlebenszyklus, von der ersten Anfrage über die Zulassung bis hin zum Studienabschluss und der Einbindung ehemaliger Studenten.
- Automatisierte akademische und finanzielle Arbeitsabläufe: Sparen Sie Zeit und reduzieren Sie menschliche Fehler durch die Automatisierung von Kursanmeldungen, Benotung, Abrechnung von Studiengebühren und mehr.
- Bessere abteilungs- und campusübergreifende Kommunikation: Optimieren Sie die Kommunikation zwischen Dozenten, Mitarbeitern und Studenten mit integrierten Messaging-Tools, Portalen und Benachrichtigungen.
- Einhaltung von Akkreditierungs- und Datenschutzbestimmungen (z. B. GDPR): Stellen Sie sicher, dass Ihre Einrichtung alle rechtlichen und akademischen Standards einhält, indem Sie eine Software verwenden, die auf die Einhaltung von Vorschriften ausgerichtet ist.
Hauptfunktionen für Schulverwaltungssoftware für den Hochschulbereich
1. Akademische Programmverwaltung
Universitäten bieten oft Hunderte von Kursen in mehreren Fakultäten und Studiengängen an. Ihre Schulverwaltungssoftware sollte die Erstellung und Verwaltung von Kurskatalogen, die Zuweisung von Leistungspunkten und die strukturierte Zuordnung von Lehrplänen erleichtern. So wird sichergestellt, dass die Studenten reibungslos vorankommen, während die Administratoren die Kontrolle über die akademische Planung behalten.
2. Studenteninformationssystem (SIS)
Stellen Sie sich dies als digitales Stammbuch für jeden Studenten vor. Mit einem robusten SIS können Sie persönliche Daten, den Immatrikulationsstatus, Ausweise, akademische Leistungen und sogar disziplinarische Maßnahmen verfolgen – alles an einem Ort.
3. Automatisierung von Zulassung und Einschreibung
Vergessen Sie die Papierflut. Mit einem automatisierten Zulassungsmodul können sich Studenten online bewerben, Dokumente hochladen und sofort Statusaktualisierungen erhalten. Die Mitarbeiter können die Eignung prüfen, die Anträge genehmigen und die Studenten mit minimalem Aufwand durch den Anmeldetrichter leiten.
4. Rechnungsstellung und Finanzverwaltung
Von Studiengebühren und Ermäßigungen bis hin zu Stipendien und Zahlungsplänen – die Verwaltung der Finanzen kann sehr komplex sein. Eine Schulverwaltungssoftware sollte Gebühren automatisch berechnen, Rechnungen versenden, Zahlungen sicher verarbeiten und aktuelle Finanzberichte erstellen.
5. Terminplanung und Zeitplanung
Verabschieden Sie sich von doppelt belegten Klassenzimmern. Intelligente Tools für die Zeitplanung helfen bei der Zuweisung von Lehrkräften, der Buchung von Räumen und der Erkennung von Terminkonflikten zwischen verschiedenen Abteilungen. Dies ist besonders wertvoll für große Einrichtungen, die hybride Lernformen verwalten.
6. Bewertung & Notenbuch-Tools
Ihr SMS sollte verschiedene Benotungssysteme (Buchstaben, Prozentsätze, bestanden/nicht bestanden) unterstützen und eine einfache Eingabe, Validierung und Veröffentlichung von Noten ermöglichen. Bonuspunkte gibt es für Funktionen wie die Planung von Prüfungen, Workflows zur Überprüfung von Noten und exportierbare Abschriften.
7. Tools für Kommunikation und Zusammenarbeit
Halten Sie alle auf dem Laufenden mit integrierten Messaging-Tools, Studenten- und Fakultätsportalen und automatischen Benachrichtigungen. Ob es sich um Ankündigungen auf dem Campus oder um individuelle Nachrichten handelt, gute Kommunikationstools fördern das Engagement und verringern Missverständnisse.
8. Berichte und Analysen
Daten sollten für Sie arbeiten. Mit den integrierten Dashboards, anpassbaren Berichten und der Integration mit BI-Tools können Administratoren den Erfolg von Studenten, die Budgetentwicklung und die Einhaltung von Vorschriften überwachen.
Wie Sie die beste Schulverwaltungssoftware für Ihre Einrichtung auswählen
| Kriterien | Was zu beachten ist |
| Größe der Institution | Wählen Sie eine Lösung, die zu Ihrer Größe passt, egal ob Sie ein kleines College oder eine große Universität mit mehreren Standorten sind. |
| Cloud vs. Vor-Ort | Cloud-basierte Systeme bieten Flexibilität und Updates. Vor-Ort-Systeme bieten möglicherweise mehr Kontrolle. |
| Budget und Gesamtbetriebskosten (TCO) | Betrachten Sie nicht nur die Lizenzkosten. Berücksichtigen Sie Einrichtung, Schulung, Support und zukünftige Upgrades. |
| Bedarf an Integration | Sorgen Sie für Kompatibilität mit Tools wie LMS, Finanzsoftware, HR-Systemen und mehr. |
| Lokale Compliance-Anforderungen | Vergewissern Sie sich, dass die Software Standards wie GDPR und regionale Akkreditierungsregeln unterstützt. |
| Anpassungsfähigkeit und Benutzerrollen | Achten Sie auf flexible Konfigurationen, Berechtigungseinstellungen und anpassbare Arbeitsabläufe. |
| Unterstützung und Schulungsoptionen | Eine gute Einarbeitung, Dokumentation und reaktionsschnelle Support-Teams sind unerlässlich. |
Classter ist die beste Schulverwaltungssoftware für die Hochschulbildung
Wenn es um Schulverwaltungssoftware geht, die speziell für den Hochschulbereich entwickelt wurde, erfüllt Classter alle Kriterien. Es wurde mit Blick auf Flexibilität und Skalierbarkeit entwickelt und eignet sich daher sowohl für kleine Hochschulen als auch für große Universitäten.
- Maßgeschneidert für das Hochschulwesen
Classter kennt die komplexen Anforderungen von Hochschuleinrichtungen, von der Verfolgung von ECTS-Credits bis hin zur Unterstützung von Mehrsprachigkeit und der Einhaltung von Akkreditierungsrichtlinien. - Flexible modulbasierte Preisgestaltung
Institutionen können nur die Module auswählen, die sie benötigen (von der Zulassung über die Rechnungsstellung bis hin zu CRM), was Classter zu einer kosteneffizienten Wahl mit Raum für Wachstum macht. - Verwaltet den gesamten Lebenszyklus von Studenten
Von der ersten Anfrage bis zum Alumni-Status unterstützt Classter jede Phase mit leistungsstarken Tools für Zulassung, Immatrikulation, akademische Verfolgung und Karrieredienste. - Personalisierte Portale für Lehrer, Schüler und Administratoren
Jeder Benutzer erhält ein individuelles Dashboard mit relevanten Tools und Informationen, um Verwirrung zu vermeiden und die Produktivität zu steigern. - Einfache Integration mit Microsoft 365, Moodle und SSO
Classter fügt sich nahtlos in Ihr bestehendes digitales Ökosystem ein, so dass Ihre Mitarbeiter und Studenten weiterhin die Tools nutzen können, die sie bereits kennen. - Integrierte Einhaltung der EU-Datenschutzbestimmungen
Classter wurde mit Blick auf die GDPR entwickelt und hilft Ihnen, sensible Schülerdaten sicher und verantwortungsvoll zu verwalten.
Möchten Sie es in Aktion sehen?
Buchen Sie noch heute eine kostenlose Demo und entdecken Sie, wie Classter Ihrer Einrichtung helfen kann, Abläufe zu rationalisieren, das Studentenerlebnis zu verbessern und den nächsten Schritt auf dem Weg zur digitalen Transformation zu machen. Ob Sie die Zulassung modernisieren oder eine Universität mit mehreren Standorten verwalten, Classter unterstützt Sie bei Ihren Zielen.