Το 2018, η ΕΕ εφάρμοσε τον ΓΚΠΔ (Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων), έναν κοινό νόμο για την προστασία των δεδομένων σε ολόκληρη την Ευρωπαϊκή Ένωση. Έκτοτε, έχει μεταμορφώσει τον τρόπο με τον οποίο τα ιδρύματα χειρίζονται τα προσωπικά δεδομένα, ιδίως στην εκπαίδευση, όπου οι ευαίσθητες πληροφορίες βρίσκονται παντού. Παράλληλα με τον ΓΚΠΔ, κανονισμοί όπως η οδηγία για την προστασία της ιδιωτικής ζωής στις ηλεκτρονικές επικοινωνίες και διάφοροι εθνικοί νόμοι δημιουργούν ένα αυστηρό πλαίσιο για το πώς πρέπει να συλλέγονται, να αποθηκεύονται, να έχουν πρόσβαση και να μοιράζονται τα δεδομένα.
Για τα ιδρύματα τριτοβάθμιας εκπαίδευσης, οι κίνδυνοι μη συμμόρφωσης είναι πραγματικοί. Τα πρόστιμα μπορεί να είναι σημαντικά, αλλά η βλάβη της φήμης και η απώλεια εμπιστοσύνης από τους φοιτητές, τους γονείς και το προσωπικό μπορεί να είναι ακόμη πιο επιζήμια.
Πολλά ιδρύματα έχουν εφαρμόσει Λογισμικό Διαχείρισης Σχολείων (SMS) για την αποτελεσματικότερη διαχείριση των καθημερινών τους λειτουργιών. Αλλά εδώ είναι το σημαντικό ερώτημα: Βοηθάει το SMS σας να παραμείνετε συμβατοί με τους νόμους της ΕΕ για την προστασία των δεδομένων;
Σας παρέχουμε έναν πρακτικό κατάλογο ελέγχου για να σας βοηθήσουμε να το διαπιστώσετε. Θα είστε σε θέση να εντοπίσετε τυχόν κενά συμμόρφωσης, να κατανοήσετε τους κινδύνους σας και να αισθανθείτε πιο σίγουροι ότι το λογισμικό σας υποστηρίζει τις ευθύνες σας για την προστασία των δεδομένων.
1. Είναι το λογισμικό σας συμβατό με τον GDPR από τον σχεδιασμό και την προεπιλογή;
Το λογισμικό διαχείρισης σχολείων θα πρέπει να υποστηρίζει τη συμμόρφωση με τον GDPR μέσω του βασικού σχεδιασμού και της καθημερινής λειτουργικότητας. “Privacy by design and by default” σημαίνει ότι η προστασία των δεδομένων είναι ενσωματωμένη από την αρχή.
Αναζητήστε αυτά τα χαρακτηριστικά:
- Νομική βάση για την επεξεργασία: Ορίστε σαφώς τη συγκατάθεση, τις συμβάσεις ή το έννομο συμφέρον.
- Διαφάνεια: Εμφάνιση σαφών ειδοποιήσεων απορρήτου και πολιτικών χρήσης δεδομένων στους χρήστες.
- Ελαχιστοποίηση δεδομένων: Ελαχιστοποίηση δεδομένων: Συλλέγουμε μόνο τα δεδομένα που είναι απολύτως απαραίτητα.
- Περιορισμός σκοπού: Χρήση δεδομένων μόνο για τον σκοπό για τον οποίο συλλέχθηκαν.
- Ακρίβεια: Επιτρέψτε εύκολες ενημερώσεις για να διατηρήσετε τις πληροφορίες επίκαιρες.
- Περιορισμός αποθήκευσης: Ορίστε κανόνες για την αυτόματη διαγραφή ξεπερασμένων δεδομένων.
- Ασφάλεια: Χρησιμοποιήστε κρυπτογράφηση, ελέγχους πρόσβασης και αρχεία καταγραφής ελέγχου.
- Δικαιώματα του υποκειμένου των δεδομένων: Υποστήριξη πρόσβασης, διόρθωσης, διαγραφής και αντιρρήσεων.
- Υπεύθυνος προστασίας δεδομένων (DPO): Παροχή ενός τρόπου διαχείρισης της επικοινωνίας που σχετίζεται με τον DPO.
- Εκτίμηση αντικτύπου σχετικά με την προστασία δεδομένων (DPIA): Περιλαμβάνει εργαλεία για αξιολογήσεις επεξεργασίας δεδομένων υψηλού κινδύνου.
2. Μπορείτε να ελέγξετε και να περιορίσετε την πρόσβαση στα δεδομένα για διαφορετικούς ρόλους χρηστών;
Δεν χρειάζονται όλοι στο ίδρυμά σας πρόσβαση στις ίδιες πληροφορίες. Ένα λογισμικό διαχείρισης σχολείων που συμμορφώνεται με τον GDPR θα πρέπει να σας βοηθήσει να περιορίσετε την πρόσβαση με βάση τους ρόλους των χρηστών, μειώνοντας τον κίνδυνο έκθεσης δεδομένων και ανθρώπινου λάθους.
- Δικαιώματα βάσει ρόλων: Μπορείτε να αναθέσετε διαφορετικά επίπεδα πρόσβασης σε εκπαιδευτικούς, διαχειριστές, οικονομικό προσωπικό ή πληροφορική; Για παράδειγμα, ένας καθηγητής πρέπει να βλέπει τους βαθμούς, όχι τα οικονομικά αρχεία.
- Περιορισμοί ευαίσθητων δεδομένων: Αποτρέπει το σύστημα την πρόσβαση μη εξουσιοδοτημένων χρηστών σε αρχεία υγείας ή πειθαρχικά αρχεία μαθητών;
- Ίχνη ελέγχου: Καταγράφεται κάθε είσοδος, πρόσβαση και επεξεργασία; Τα αρχεία καταγραφής ελέγχου σας βοηθούν να παρακολουθείτε τη δραστηριότητα και να υποστηρίζετε τη λογοδοσία.
- Έλεγχος ταυτότητας πολλαπλών παραγόντων (MFA): Απαιτεί το SMS σας κάτι περισσότερο από έναν απλό κωδικό πρόσβασης για τους χρήστες διαχειριστικού επιπέδου; Το MFA ενισχύει σημαντικά την ασφάλεια.
3. Το σύστημά σας παρακολουθεί και καταγράφει σωστά τη συγκατάθεση;
Η συγκατάθεση είναι ένας από τους ακρογωνιαίους λίθους του ΓΚΠΔ. Για τα ιδρύματα τριτοβάθμιας εκπαίδευσης, αυτό περιλαμβάνει τα πάντα, από συμφωνίες ανταλλαγής δεδομένων μέχρι τη χρήση φωτογραφιών φοιτητών σε υλικό μάρκετινγκ. Το λογισμικό διαχείρισης της σχολής σας θα πρέπει να διευκολύνει τη συλλογή, την παρακολούθηση και τη διαχείριση της συγκατάθεσης με ασφαλή και διαφανή τρόπο.
Πρώτον, ελέγξτε αν το σύστημά σας επιτρέπει στους μαθητές ή τους κηδεμόνες να παρέχουν ψηφιακή συγκατάθεση μέσω ηλεκτρονικών εντύπων ή πυλών. Αυτές θα πρέπει να είναι εύκολα προσβάσιμες, γραμμένες σε σαφή γλώσσα και να συνδέονται με συγκεκριμένο σκοπό. Μόλις δοθεί, κάθε αρχείο συγκατάθεσης θα πρέπει να περιλαμβάνει χρονοσφραγίδα για να φαίνεται πότε και πώς συλλέχθηκε.
Εξίσου σημαντικό είναι ότι τα SMS σας θα πρέπει να επιτρέπουν στους χρήστες να αναθεωρούν, να ενημερώνουν ή να ανακαλούν τη συγκατάθεσή τους ανά πάσα στιγμή. Είτε πρόκειται για έναν γονέα που αλλάζει γνώμη σχετικά με τη χρήση φωτογραφιών είτε για έναν μαθητή που επιλέγει να μην λαμβάνει διαφημιστικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το σύστημα θα πρέπει να τιμά αυτή την επιλογή γρήγορα και χωρίς τριβές.
4. Είναι η παρακολούθηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και επικοινωνίας ασφαλής και συμβατή;
Κρυπτογραφημένα κανάλια επικοινωνίας
Η πλατφόρμα σας θα πρέπει να χρησιμοποιεί ασφαλή πρωτόκολλα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως TLS ή SSL, για την προστασία των μηνυμάτων κατά τη μεταφορά. Αυτό διασφαλίζει ότι οι ευαίσθητες πληροφορίες -όπως ενημερώσεις μαθητών ή ειδοποιήσεις χρέωσης- προστατεύονται από υποκλοπή ή μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση.
Προτιμήσεις συναίνεσης και κοινοποίησης
Οι μαθητές, το προσωπικό και οι γονείς θα πρέπει να έχουν τον έλεγχο των προτιμήσεων επικοινωνίας τους. Μπορούν οι χρήστες να επιλέξουν να λαμβάνουν ή να μην λαμβάνουν μη απαραίτητες ειδοποιήσεις; Ένα συμβατό σύστημα σέβεται τη συγκατάθεση και καθιστά εύκολη την ενημέρωση των προτιμήσεων ανά πάσα στιγμή.
Μάρκετινγκ και συμμόρφωση με το απόρρητο
Εάν το SMS σας στέλνει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μάρκετινγκ ή ενημερωτικά δελτία, πρέπει να συμμορφώνεται τόσο με τους κανόνες GDPR όσο και με τους κανόνες προστασίας της ιδιωτικής ζωής. Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να λαμβάνετε ρητή συγκατάθεση, να προσφέρετε σαφείς επιλογές διαγραφής και να τηρείτε ακριβή αρχεία των προτιμήσεων επικοινωνίας.
5. Μπορείτε εύκολα να λάβετε, να εξάγετε και να διαγράψετε δεδομένα μαθητών;
Σύμφωνα με τον ΓΚΠΔ, τα άτομα έχουν το δικαίωμα να έχουν πρόσβαση στα προσωπικά τους δεδομένα, να ζητούν τη διαβίβασή τους και να ζητούν τη διαγραφή τους. Το Λογισμικό Διαχείρισης Σχολείων σας θα πρέπει να καθιστά απλή την ικανοποίηση αυτών των αιτημάτων χωρίς να απαιτεί πολύπλοκες παρακάμψεις ή χειροκίνητες διαδικασίες.
Ξεκινήστε αξιολογώντας πόσο εύκολα μπορείτε να ανακτήσετε και να εξάγετε τα δεδομένα ενός μαθητή. Είτε ένας φοιτητής μεταφέρεται σε άλλο ίδρυμα είτε απλώς ασκεί το δικαίωμά του στην πρόσβαση, το σύστημά σας θα πρέπει να παρέχει δεδομένα σε δομημένη, κοινώς χρησιμοποιούμενη μορφή που είναι εύκολο να μοιραστεί με ασφάλεια.
Εξίσου σημαντικό είναι το δικαίωμα στη λήθη. Εάν ένας μαθητής ζητήσει τη διαγραφή των προσωπικών του δεδομένων, το SMS σας θα πρέπει να σας επιτρέψει να το πραγματοποιήσετε πλήρως, διατηρώντας παράλληλα ένα αρχείο της διαγραφής για σκοπούς ελέγχου. Μια σαφής διαδικασία διαγραφής, υποστηριζόμενη από διαδρομές ελέγχου και αρχεία καταγραφής δραστηριοτήτων, συμβάλλει στην απόδειξη της συμμόρφωσης και στην οικοδόμηση εμπιστοσύνης με τους μαθητές και τις οικογένειές τους.
6. Είναι τα αντίγραφα ασφαλείας κρυπτογραφημένα και διαχειρίζονται σωστά;
Ακόμα και τα πιο ασφαλή συστήματα μπορεί να αντιμετωπίσουν απροσδόκητα περιστατικά. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο τα αντίγραφα ασφαλείας διαδραματίζουν κρίσιμο ρόλο στη στρατηγική σας για την προστασία των δεδομένων – αλλά μόνο αν τα χειρίζεστε σωστά και με συμμόρφωση.
Αναζητήστε αυτά τα βασικά χαρακτηριστικά αντιγράφων ασφαλείας:
- Κρυπτογράφηση κατά τη μεταφορά και την ανάπαυση: διασφαλίζοντας την προστασία τους από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση σε κάθε στάδιο.
- Καθορισμένες πολιτικές διατήρησης: Το SMS σας θα πρέπει να σας επιτρέπει να ελέγχετε το χρονικό διάστημα αποθήκευσης των αντιγράφων ασφαλείας. Η διατήρηση αντιγράφων ασφαλείας για περισσότερο χρόνο από όσο χρειάζεται μπορεί να εκθέσει το ίδρυμά σας σε κινδύνους συμμόρφωσης.
- Κοκκώδεις δυνατότητες αποκατάστασης: Σε περίπτωση απώλειας δεδομένων, θα πρέπει να μπορείτε να επαναφέρετε συγκεκριμένα δεδομένα ή εγγραφές χρηστών, χωρίς να χρειάζεται να επαναφέρετε ολόκληρη τη βάση δεδομένων.
7. Υπάρχει σαφές πρωτόκολλο για τις παραβιάσεις δεδομένων;
Διαδικασία κοινοποίησης παραβίασης
Ο πάροχός σας θα πρέπει να διαθέτει καθορισμένη διαδικασία για τον εντοπισμό και την αντιμετώπιση παραβιάσεων. Αυτό περιλαμβάνει τον εντοπισμό του πεδίου εφαρμογής, τον περιορισμό της απειλής και την προετοιμασία αναφορών. Σύμφωνα με τον ΓΚΠΔ, οι αρχές πρέπει να ενημερώνονται εντός 72 ωρών- ως εκ τούτου, η γρήγορη εσωτερική κλιμάκωση είναι ζωτικής σημασίας.
Έγκαιρες ειδοποιήσεις προς τα θεσμικά όργανα
Μπορεί ο πάροχος SMS σας να ειδοποιήσει το ίδρυμά σας γρήγορα εάν συμβεί παραβίαση στο δικό του μέρος; Οι καθυστερήσεις μπορεί να οδηγήσουν σε κανονιστικές κυρώσεις. Αναζητήστε παρόχους που δεσμεύονται για άμεση ειδοποίηση, ώστε η ομάδα σας να μπορεί να δράσει γρήγορα.
Καταγραφή και αναφορά συμβάντων
Απαραίτητη είναι η ακριβής καταγραφή των παραβιάσεων, συμπεριλαμβανομένων των ημερομηνιών, των επηρεαζόμενων δεδομένων και των βημάτων επίλυσης. Το SMS σας θα πρέπει να καταγράφει όλα τα περιστατικά και να καθιστά τα αρχεία αυτά προσβάσιμα για ελέγχους, αναθεωρήσεις και θεσμική λογοδοσία.
Το Classter απαλλάσσει από την ταλαιπωρία της συμμόρφωσης
Στην Classter, καταλαβαίνουμε ότι η συμμόρφωση δεν είναι απλώς ένα κουτάκι – είναι ένα θεμέλιο εμπιστοσύνης. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο το ολοκληρωμένο λογισμικό διαχείρισης σχολείων μας έχει κατασκευαστεί με πυρήνα την πλήρη συμμόρφωση με τον GDPR. Από τη στιγμή που τα δεδομένα εισέρχονται στο σύστημα, οι αρχές της προστασίας της ιδιωτικής ζωής βάσει σχεδιασμού καθορίζουν τον τρόπο αποθήκευσης, επεξεργασίας και πρόσβασης σε αυτά. Τα δικαιώματα βάσει ρόλων, τα κρυπτογραφημένα αντίγραφα ασφαλείας, η παρακολούθηση της συγκατάθεσης και τα αρχεία καταγραφής ελέγχου είναι όλα απρόσκοπτα ενσωματωμένα, ώστε το ίδρυμά σας να παραμείνει συμμορφούμενο χωρίς πρόσθετο άγχος.
Εμείς κάναμε τη δύσκολη δουλειά, ώστε να μην χρειαστεί να το κάνετε εσείς.
Είστε έτοιμοι να απλοποιήσετε τη συμμόρφωση και να προστατεύσετε τα δεδομένα των μαθητών σας με σιγουριά;
Κάντε κράτηση για μια εξατομικευμένη επίδειξη και ανακαλύψτε πώς το Classter μπορεί να υποστηρίξει το ταξίδι του ιδρύματός σας προς μια πιο έξυπνη και ασφαλή διαχείριση των σχολείων.