Un guide pas à pas pour l’automatisation des flux de travail dans l’enseignement supérieur

L’automatisation des flux de travail dans l’enseignement supérieur consiste à utiliser des outils et des systèmes numériques pour rationaliser les tâches répétitives et manuelles. Il s’agit notamment du traitement des admissions, de la programmation des cours, de la communication avec les étudiants et de la notation. Au lieu de s’appuyer sur des feuilles de calcul, des formulaires papier ou des courriels interminables, les universités peuvent créer des flux de travail basés sur des règles qui s’exécutent automatiquement en arrière-plan. Cela permet non seulement de gagner du temps, mais aussi d’améliorer la précision et de donner au personnel plus de liberté pour se concentrer sur l’engagement significatif des étudiants.

Les processus manuels entraînent souvent des retards, des erreurs et des frustrations pour toutes les personnes concernées. Dans le monde numérique d’aujourd’hui, il n’y a aucune raison pour que les institutions soient confrontées à des systèmes dispersés, à des tâches administratives répétitives ou à des processus obsolètes qui ralentissent les choses.Dans cet article, nous vous proposons un guide étape par étape pour démarrer l’ automatisation des flux de travail dans l’enseignement supérieur. De l’identification de vos goulets d’étranglement actuels au choix des bons outils, chaque section est conçue pour vous aider à créer des flux de travail plus intelligents et plus efficaces qui améliorent l’expérience du personnel et des étudiants. Que vous commenciez à peine ou que vous cherchiez à passer à l’échelle supérieure, vous trouverez ici de quoi satisfaire toutes les institutions prêtes à adopter des systèmes plus intelligents.

Étape 1 : Identifier les flux de travail manuels qui ralentissent votre institution

Avant d’automatiser quoi que ce soit, vous devez savoir ce qui freine votre institution. De nombreuses universités fonctionnent avec un mélange de processus numériques et manuels, et bien que cela puisse sembler gérable, cela conduit souvent à des inefficacités qui grugent tranquillement le temps et la productivité.

Processus manuels courants à l’origine de goulets d’étranglement

• Admissions et formulaires sur papier
• L’accueil manuel de l’étudiant
• Communications internes par courrier électronique
• Planification et emploi du temps à l’aide d’une feuille de calcul

Ces types de processus prennent non seulement plus de temps, mais sont également plus propices aux erreurs humaines, à la perte d’informations et aux allers-retours inutiles entre les équipes.

Signes qu’un processus a besoin d’être automatisé

• Tâches répétitives
• Taux d’erreur élevés
• Longs délais d’approbation
• Plaintes du personnel
• Manque de visibilité en temps réel

Étape 2 : Établir la cartographie de vos processus existants

Maintenant que vous avez identifié les domaines clés dans lesquels votre institution est confrontée à des défis, l’étape suivante consiste à décomposer ces processus en détail. La cartographie de vos flux de travail actuels vous permet de comprendre clairement comment les tâches se déroulent du début à la fin et vous aide à découvrir les inefficacités ou les goulets d’étranglement.

Point de départ et d’arrivée

Cela signifie qu’il faut définir exactement le point de départ d’un processus et ce qui marque son achèvement. Connaître les points de départ et d’arrivée permet de définir clairement le champ d’application du flux de travail que vous souhaitez analyser.

Étapes à suivre

Ici, vous décomposez le processus en chaque action individuelle qui a lieu entre les points de départ et d’arrivée. Cela vous permet de voir la séquence des tâches, des décisions et des interactions nécessaires pour achever le flux de travail.

Personnes/services responsables

Il est important d’identifier les personnes impliquées à chaque étape du processus. Il peut s’agir de services, d’équipes ou de personnes chargées d’accomplir des tâches spécifiques ou de prendre des décisions. La clarification des rôles permet d’éviter la confusion et de garantir la responsabilité tout au long du processus.

Outils/systèmes actuellement utilisés

Il s’agit de dresser la liste de tous les logiciels, plateformes ou canaux de communication qui soutiennent le processus. Le fait de savoir quels outils sont actuellement utilisés permet de mettre en évidence les intégrations ou les mises à niveau nécessaires et vous aide à comprendre comment les informations circulent entre les systèmes. Cela permet également de repérer les solutions manuelles ou les doubles emplois que l’automatisation pourrait éliminer.

Étape 3 : Choisir les bons outils d’automatisation

Une fois que vous avez défini vos flux de travail, l’étape suivante consiste à choisir les bons outils pour les automatiser. La bonne plateforme peut faire ou défaire vos efforts d’automatisation, voici donc ce qu’il faut rechercher :

• Intégration avec SIS, LMS, CRM
  Votre outil d’automatisation doit se connecter de manière transparente à votresystème d’information sur les étudiants (SIS), à votre système de gestion de l’apprentissage (LMS ) et à votre plateforme de gestion de la relation client (CRM). Cela garantit que les données circulent bien entre les systèmes, réduisant ainsi les doublons et les saisies manuelles.
• Accès en nuage
  Une plateforme basée sur le cloud permet au personnel et aux enseignants d’accéder aux flux de travail et de gérer les tâches depuis n’importe où, qu’ils soient sur le campus ou qu’ils travaillent à distance.
  
• Permissions basées sur les rôles
  Recherchez des outils qui vous permettent d’attribuer différents niveaux d’accès en fonction du rôle de l’utilisateur. Cela permet de sécuriser les données sensibles tout en donnant à chaque équipe les outils dont elle a besoin.
  
• Modèles pour les processus académiques
  Des modèles prédéfinis pour des tâches telles que l’admission, la notation et l’accueil des étudiants peuvent vous aider à démarrer plus rapidement et à respecter les meilleures pratiques.

Pourquoi un système de gestion scolaire (SMS) tout-en-un fonctionne-t-il bien ?

Les plateformes tout-en-un comme Classter rassemblent tout sous un même toit, rendant l’automatisation du flux de travail plus simple et plus efficace. Avec Classter, vous n’avez pas à assembler différents outils logiciels qui ne communiquent pas bien entre eux. Au lieu de cela, vous disposez de modules personnalisés conçus spécifiquement pour les besoins de l’enseignement supérieur – couvrant les admissions, les finances, la gestion académique, l’engagement des étudiants, et bien plus encore.

Cette approche modulaire signifie que votre institution peut choisir exactement ce dont elle a besoin, en évoluant facilement au fur et à mesure que ses besoins augmentent. Par exemple, un petit établissement d’enseignement supérieur peut commencer par l’automatisation des admissions et des inscriptions aux cours, tandis qu’une grande université peut étendre ses activités aux finances, aux rapports et même à la gestion des anciens élèves.

Parce que Classter est construit comme une plateforme unifiée, les données circulent facilement entre les modules, réduisant ainsi les erreurs et les doublons. Le personnel et les étudiants bénéficient d’une expérience transparente, qu’il s’agisse d’accéder aux emplois du temps, de soumettre des devoirs ou de gérer la facturation.

Étape 4 : Création d’un flux de travail automatisé

Il est maintenant temps de l’intégrer dans votre logiciel de gestion scolaire. Voyons comment mettre en place un flux de travail automatisé en prenant l’exemple d’un étudiant s’inscrivant à un cours.

1. Commencez par un déclencheur et le processus que vous souhaitez automatiser

Commencez par identifier le flux de travail spécifique et l’événement qui le déclenche. Dans ce cas, le processus est l’inscription à un cours et le déclencheur est un étudiant qui soumet une demande d’inscription à un cours via le portail des étudiants. Cette action déclenche l’automatisation.

2. Définir les étapes du flux de travail dans votre SMS

Ensuite, décrivez chaque étape du processus, comme vous l’avez fait à l’étape 2. Dans le SMS, créez chaque étape en tant que partie du flux de travail. Dans le cas d’une inscription à un cours, les étapes peuvent être les suivantes :

• Le système reçoit le formulaire et enregistre la demande.
• Le système vérifie automatiquement l’historique académique de l’étudiant pour les prérequis.
• La demande est transmise au conseiller académique pour examen.
• Le conseiller reçoit une notification et approuve ou refuse.
• En cas d’approbation, le système met à jour le programme de cours de l’étudiant.
• Une confirmation est envoyée à l’étudiant avec les détails de l’emploi du temps mis à jour.

3. Définir des règles, des conditions et des autorisations

Ajoutez des règles pour gérer la logique et les points de décision. Ces règles sont construites à l’aide de conditions qui indiquent au SMS comment se comporter en fonction des données de l’élève.

• Si les conditions préalables ne sont pas remplies, le flux de travail s’interrompt et envoie une alerte à l’étudiant.
• Si le cours est complet, le système place automatiquement l’étudiant sur une liste d’attente.
• Les autorisations garantissent que seuls les conseillers peuvent approuver les demandes, tandis que les étudiants ne peuvent que consulter les mises à jour de l’état d’avancement.

4. Testez le flux de travail dans un environnement de type « bac à sable » (Sandbox)

Avant de passer à la phase opérationnelle, testez minutieusement le flux de travail dans un bac à sable ou un environnement de test. Simulez plusieurs scénarios d’inscription d’étudiants :

• Un étudiant qui remplit toutes les conditions préalables
• Un étudiant qui ne remplit pas les conditions requises
• Un étudiant qui s’inscrit dans une classe complète

Vérifiez que chaque étape se déclenche correctement, que les courriels ou les notifications in-app sont envoyés à temps et que les données du cours sont mises à jour dans le profil de l’étudiant. Cette étape est essentielle pour éviter les perturbations une fois que le flux de travail est utilisé.

Étape 5 : Contrôler les performances et s’améliorer en permanence

Une fois que vos flux de travail automatisés sont opérationnels, l’étape suivante consiste à surveiller leurs performances. Concentrez-vous sur le suivi des mesures qui montrent si l’automatisation apporte une réelle valeur ajoutée. Parmi les indicateurs clés, citons les délais d’exécution des tâches, le nombre d’interventions manuelles nécessaires et les taux d’erreur dans l’ensemble du flux de travail. Il est également important de recueillir les commentaires des utilisateurs (personnel et étudiants) afin de comprendre leur expérience. Si les processus sont encore lents ou nécessitent trop d’interventions humaines, c’est le signe qu’une optimisation plus poussée est nécessaire.

Votre logiciel de gestion scolaire comprend probablement des outils qui facilitent ce suivi. Les tableaux de bord analytiques intégrés fournissent des données en temps réel sur le fonctionnement des flux de travail et mettent en évidence les retards ou les goulets d’étranglement. Vous pouvez utiliser des formulaires de retour d’information pour recueillir des commentaires directement auprès des utilisateurs, et des cartes thermiques d’utilisateurs pour visualiser où ils passent le plus de temps dans le système.

L’amélioration continue consiste à utiliser ces données pour procéder à des ajustements intelligents. Vous pouvez décider de modifier quelques règles de flux de travail, d’ajouter des conditions pour réduire les erreurs ou d’automatiser des tâches supplémentaires qui sont encore traitées manuellement. Il est également utile de revoir les principaux flux de travail à la fin de chaque semestre, afin de s’assurer qu’ils correspondent toujours aux objectifs de l’institution et aux besoins des utilisateurs.

Logiciel de gestion scolaire Classter pour l’enseignement supérieur

Lorsqu’il s’agit de l’automatisation des flux de travail dans l’enseignement supérieur, Classter se distingue comme une puissante solution tout-en-un. Conçu spécifiquement pour les institutions académiques, Classter vous permet d’automatiser tous les processus, des admissions à la planification des cours, en passant par l’accueil des étudiants et les finances. Grâce à sa flexibilité modulaire, les institutions peuvent adapter la plateforme à leurs processus uniques – plus besoin de s’appuyer sur plusieurs systèmes déconnectés les uns des autres.

Qu’est-ce qui fait de Classter un outil idéal pour l’automatisation des flux de travail ? Classter offre des outils intégrés de création de flux de travail, des analyses en temps réel, des intégrations transparentes avec les plateformes SIS, LMS et CRM, et des autorisations basées sur les rôles qui sécurisent les données sensibles. Que vous soyez un petit collège ou une grande université, Classter s’adapte aux besoins de votre institution tout en vous aidant à gagner du temps, à réduire les erreurs et à offrir une meilleure expérience au personnel et aux étudiants.

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