Όταν τελειώνουν οι τελικές εξετάσεις και η πανεπιστημιούπολη αρχίζει να ηρεμεί, τα περισσότερα ιδρύματα τριτοβάθμιας εκπαίδευσης ανασαίνουν με ανακούφιση. Οι καλοκαιρινές διακοπές είναι ένα σπάνιο παράθυρο ηρεμίας. Λιγότεροι φοιτητές, λιγότερα μαθήματα και λιγότερες καθημερινές απαιτήσεις. Είναι μια χρυσή ευκαιρία να κάνετε ένα βήμα πίσω και να εξετάσετε πώς λειτουργεί το ίδρυμά σας στα παρασκήνια.
Αντί να αφήσετε τους πιο ήσυχους μήνες να περάσουν, τώρα είναι η ιδανική στιγμή για να αξιολογήσετε τι λειτουργεί, τι όχι και πού θα μπορούσαν τα πράγματα να λειτουργούν πιο ομαλά. Οι διοικητικές συμφορήσεις, τα ξεπερασμένα συστήματα και οι διάσπαρτες διαδικασίες συχνά περνούν απαρατήρητες κατά τη διάρκεια του πολυάσχολου ακαδημαϊκού έτους.
Το λογισμικό διαχείρισης σχολείων μπορεί να σας βοηθήσει να βελτιώσετε τα πάντα, από τις εγγραφές και τον προγραμματισμό των τάξεων μέχρι την επικοινωνία και την υποβολή εκθέσεων. Βοηθά στη δημιουργία ενός πιο έξυπνου, πιο συνδεδεμένου ιδρύματος. Σε αυτόν τον οδηγό, θα σας παρουσιάσουμε πώς να αξιοποιήσετε στο έπακρο τις καλοκαιρινές διακοπές σας, επανεξετάζοντας την προσέγγιση της διαχείρισης του σχολείου σας και χρησιμοποιώντας την τεχνολογία για να προετοιμάσετε το ίδρυμά σας για μακροπρόθεσμη επιτυχία.
Τι πρέπει να εξορθολογιστεί;
Οι καλοκαιρινές διακοπές προσφέρουν την ευκαιρία να ρίξετε μια καλή, ειλικρινή ματιά στον τρόπο με τον οποίο το ίδρυμά σας λειτουργεί παρασκηνιακά πριν από την έναρξη του νέου εξαμήνου . Με λιγότερους φοιτητές στην πανεπιστημιούπολη και ένα ελαφρύτερο πρόγραμμα, υπάρχει επιτέλους χρόνος να πατήσετε παύση και να αναλογιστείτε τι θα μπορούσε να βελτιωθεί.
Ξεκινήστε κάνοντας απογραφή των υφιστάμενων εργαλείων σας. Χρησιμοποιείτε πολλαπλές πλατφόρμες για τις εισαγωγές, τον προγραμματισμό, τα οικονομικά και την επικοινωνία; Αν ναι, συνεργάζονται πραγματικά ή αλλάζετε συνεχώς μεταξύ των συστημάτων; Τα κατακερματισμένα δεδομένα, οι διπλές εργασίες και οι χειροκίνητες διαδικασίες είναι όλα σημάδια ότι η τρέχουσα εγκατάστασή σας μπορεί να σας εμποδίζει.
Ρωτήστε τον εαυτό σας μερικές βασικές ερωτήσεις:
- Τα μέλη του προσωπικού απογοητεύονται συχνά από τα εργαλεία που χρησιμοποιούν;
- Είναι δύσκολο για τους μαθητές να βρουν τις πληροφορίες που χρειάζονται;
- Οι ομάδες σας ξοδεύουν περισσότερο χρόνο στη διαχείριση των δεδομένων παρά στη χρήση τους;
Αν η απάντηση είναι ναι, ήρθε η ώρα να σκεφτείτε τον εξορθολογισμό.
Ένας σωστός έλεγχος κατά τους καλοκαιρινούς μήνες μπορεί να αποκαλύψει ανεπάρκειες και να σας βοηθήσει να σχεδιάσετε μια καλύτερη λύση. Δεν πρόκειται να διορθώσετε τα πάντα με τη μία. Πρόκειται για τη θεμελίωση των βάσεων για ομαλότερες λειτουργίες και μια ισχυρότερη έναρξη του επόμενου ακαδημαϊκού έτους.
Λογισμικό διαχείρισης σχολείων και τριτοβάθμια εκπαίδευση
Ας μιλήσουμε για το τι είναι στην πραγματικότητα το λογισμικό διαχείρισης σχολείων. Λοιπόν, είναι μια ψηφιακή πλατφόρμα που βοηθά τα ιδρύματα να διαχειρίζονται όλες τις διοικητικές και ακαδημαϊκές διαδικασίες τους σε ένα μέρος. Από την εγγραφή έως τη βαθμολόγηση, τα οικονομικά έως την επικοινωνία, το λογισμικό διαχείρισης σχολείων (συχνά αποκαλούμενο SMS) έχει σχεδιαστεί για να μειώνει τη χειρωνακτική εργασία, να βελτιώνει την ακρίβεια και να δίνει στο προσωπικό περισσότερο χρόνο.
Για την τριτοβάθμια εκπαίδευση, οι προκλήσεις είναι συχνά πολύπλοκες και εκτεταμένες. Ακολουθούν μερικά μόνο κοινά σημεία που το σωστό λογισμικό μπορεί να βοηθήσει στην επίλυση τους:
- Αποσυνδεδεμένα συστήματα για εγγραφή, τιμολόγηση και διαχείριση μαθημάτων
- Χρονοβόροι χειροκίνητοι υπολογισμοί βαθμού και υποβολή εκθέσεων
- Κενά επικοινωνίας μεταξύ διδασκόντων, φοιτητών και τμημάτων
- Περιορισμένη ορατότητα της προόδου και της φοίτησης των μαθητών
- Ανακριβή ή ξεπερασμένα αρχεία μαθητών
- Διοικητική υπερφόρτωση για το προσωπικό back-office
Υπάρχουν επίσης ολοκληρωμένες λύσεις όπως το Classter. Αντί να χρησιμοποιείτε πολλαπλά εργαλεία, μπορείτε να διαχειρίζεστε τα πάντα από μια ενιαία πλατφόρμα. Και οι καλοκαιρινές διακοπές προσφέρουν μια πολύ καλή ευκαιρία για να δοκιμάσετε ζωντανές παρουσιάσεις και να εξερευνήσετε τι μπορεί πραγματικά να κάνει ένα σύστημα διαχείρισης σχολείων. Με λιγότερες καθημερινές πιέσεις, η ομάδα σας μπορεί να αφιερώσει χρόνο για να κάνει ερωτήσεις, να δοκιμάσει λειτουργίες και να δει πώς μια λύση όπως το Classter μπορεί να προσαρμοστεί στις μοναδικές ανάγκες του ιδρύματός σας. Είναι ένα έξυπνο βήμα προς μια πιο εκσυγχρονισμένη ακαδημαϊκή χρονιά.
Πώς να επιλέξετε το σωστό λογισμικό διαχείρισης σχολείων
Η επιλογή του σωστού λογισμικού διαχείρισης σχολείων μπορεί να μοιάζει με ένα μεγάλο έργο, ειδικά με τόσες πολλές επιλογές εκεί έξω. Αλλά μην ανησυχείτε αν ξέρετε τι να αναζητήσετε, γίνεται πολύ πιο εύκολο να βρείτε μια λύση που ταιριάζει στις ανάγκες του ιδρύματός σας. Το κλειδί είναι να επικεντρωθείτε σε χαρακτηριστικά που θα κάνουν πραγματικά τη διαφορά για το προσωπικό, τους μαθητές και τις συνολικές λειτουργίες σας.
Ακολουθούν ορισμένα βασικά χαρακτηριστικά που πρέπει να αναζητήσετε σε ένα σύστημα διαχείρισης σχολείων σχεδιασμένο για την τριτοβάθμια εκπαίδευση:
| Χαρακτηριστικό γνώρισμα | Γιατί έχει σημασία |
| Σύστημα πληροφοριών για τους φοιτητές | Συγκεντρώνει τα δεδομένα των μαθητών για εύκολη πρόσβαση και καλύτερη λήψη αποφάσεων |
| Διαχείριση μαθημάτων & εξετάσεων | Βοηθά στη διαχείριση χρονοδιαγραμμάτων, εργασιών, αξιολογήσεων και βαθμών, όλα σε ένα μέρος |
| Εργαλεία χρηματοδότησης & χρέωσης | Απλοποιεί τις πληρωμές διδάκτρων, υποτροφιών και τιμολόγησης |
| Εργαλεία επικοινωνίας | Ενημερώνει το προσωπικό, τους μαθητές και τους γονείς με έγκαιρες ενημερώσεις και ειδοποιήσεις. |
| Ενσωματώσεις API | Συνδέεται με τα υπάρχοντα συστήματά σας για να αποφεύγονται τα σιλό δεδομένων |
| Υποστήριξη Cloud & Mobile | Επιτρέπει την πρόσβαση οποτεδήποτε, οπουδήποτε, από οποιαδήποτε συσκευή |
Εκτός από τα χαρακτηριστικά, εξετάστε τον προϋπολογισμό σας, το πόσο επεκτάσιμη είναι η πλατφόρμα, τι είδους υποστήριξη προσφέρεται και πόσο προσαρμόσιμο μπορεί να είναι το σύστημα. Κάθε ίδρυμα είναι μοναδικό, οπότε το λογισμικό που θα επιλέξετε θα πρέπει να προσαρμόζεται στις διαδικασίες σας και όχι το αντίθετο.
Δημιουργία ενός θερινού σχεδίου υλοποίησης
Αφού επιλέξετε το κατάλληλο λογισμικό διαχείρισης σχολείων, το επόμενο βήμα είναι να δημιουργήσετε ένα σαφές και διαχειρίσιμο σχέδιο υλοποίησης. Οι καλοκαιρινές διακοπές είναι ιδανικές γι’ αυτό. Χωρίζοντας τη διαδικασία σε απλές φάσεις, μπορείτε να σημειώσετε πραγματική πρόοδο πριν επιστρέψουν οι μαθητές.
Ακολουθεί ένα προτεινόμενο χρονοδιάγραμμα για να καθοδηγήσετε την καλοκαιρινή σας παρουσίαση:
- Ιούνιος – Εστίαση στην έρευνα και ζωντανές επιδείξεις. Αυτή είναι η κατάλληλη στιγμή για να εξερευνήσετε τα χαρακτηριστικά, να κάνετε ερωτήσεις και να αποκτήσετε μια αίσθηση για το πώς το λογισμικό ανταποκρίνεται στις ανάγκες σας.
- Ιούλιος – Ξεκινήστε την προσαρμογή και το onboarding. Συνεργαστείτε με τον πάροχό σας για να προσαρμόσετε το σύστημα στις δικές σας διαδικασίες και αρχίστε να εισάγετε βασικούς χρήστες από την ομάδα σας.
- Αύγουστος – Εκτελέστε δοκιμές, παρέχετε εκπαίδευση και λάβετε ανατροφοδότηση. Βεβαιωθείτε ότι το προσωπικό αισθάνεται σίγουρο για τη χρήση του συστήματος πριν από την έναρξη του εξαμήνου.
Είναι επίσης σημαντικό να συμμετέχουν όλοι οι ενδιαφερόμενοι από την αρχή. Η ομάδα πληροφορικής, η σχολή και το διοικητικό προσωπικό θα πρέπει να έχουν όλοι λόγο στη διαδικασία. Η συμβολή τους θα βοηθήσει να διασφαλιστεί η ομαλή λειτουργία του συστήματος σε όλα τα τμήματα. Με ένα σταθερό σχέδιο και τους κατάλληλους ανθρώπους στο σκάφος, το ίδρυμά σας μπορεί να αξιοποιήσει στο έπακρο το καλοκαίρι και να ξεκινήσει το ακαδημαϊκό έτος πλήρως προετοιμασμένο.
Γιατί η Classter είναι ο ιδανικός συνεργάτης για την Ανώτατη Εκπαίδευση
Όταν πρόκειται για την εύρεση μιας λύσης διαχείρισης σχολείων που να ανταποκρίνεται πραγματικά στις ανάγκες της τριτοβάθμιας εκπαίδευσης, το Classter ελέγχει όλα τα σωστά πεδία. Με τον αρθρωτό σχεδιασμό του, μπορείτε να επιλέξετε μόνο τα χαρακτηριστικά που χρειάζεστε (εισαγωγές, ακαδημαϊκή διαχείριση, τιμολόγηση ή CRM), καθιστώντας εύκολη την κλιμάκωση και την προσαρμογή του καθώς το ίδρυμά σας αναπτύσσεται.
Το Classter είναι επίσης κατασκευασμένο για εύκολη εφαρμογή, με ειδική υποστήριξη κατά την εισαγωγή και διαισθητικά εργαλεία που απλοποιούν τη μετάβαση. Η πλατφόρμα του που βασίζεται στο cloud εξασφαλίζει ασφαλή πρόσβαση ανά πάσα στιγμή και από οπουδήποτε, ενώ οι αναφορές σε πραγματικό χρόνο παρέχουν στην ομάδα σας άμεσες πληροφορίες για τη λήψη τεκμηριωμένων αποφάσεων.
Είτε είστε πανεπιστήμιο, κολέγιο ή άλλο ίδρυμα τριτοβάθμιας εκπαίδευσης, το Classter βοηθά στον εξορθολογισμό των λειτουργιών χωρίς να σας καταβάλλει. Και οι καλοκαιρινές διακοπές είναι η ιδανική στιγμή για να εξερευνήσετε τι μπορεί να κάνει.
Είστε έτοιμοι να το δείτε σε δράση; Κλείστε μια εξατομικευμένη επίδειξη για να ξεκινήσετε σήμερα.
Συχνές ερωτήσεις
Οι καλοκαιρινές διακοπές προσφέρουν λιγότερες καθημερινές διακοπές, καθιστώντας την ιδανική στιγμή για τον έλεγχο των υφιστάμενων συστημάτων, την εκτέλεση demo και την εφαρμογή νέου λογισμικού πριν από την έναρξη του νέου ακαδημαϊκού έτους.
Αναζητήστε βασικά χαρακτηριστικά όπως σύστημα πληροφοριών για τους φοιτητές (SIS), διαχείριση μαθημάτων και εξετάσεων, οικονομικά εργαλεία, χαρακτηριστικά επικοινωνίας, ενσωμάτωση API και πρόσβαση στο cloud/κινητό.
Ναι. Το Classter είναι κατασκευασμένο για την τριτοβάθμια εκπαίδευση, προσφέροντας χαρακτηριστικά όπως παρακολούθηση πτυχίων, προσαρμοσμένα συστήματα βαθμολόγησης, ηλεκτρονική εγγραφή, τιμολόγηση και πολλά άλλα, προσαρμοσμένα στις ανάγκες του ιδρύματός σας.