En 2018, l’UE a mis en œuvre le GDPR (General Data Protection Regulation), une loi commune sur la protection des données dans l’ensemble de l’Union européenne. Depuis, elle a transformé la façon dont les institutions traitent les données personnelles, en particulier dans l’éducation, où les informations sensibles sont omniprésentes. Outre le GDPR, des réglementations telles que la directive « vie privée et communications électroniques » et diverses lois nationales créent un cadre strict pour la collecte, le stockage, l’accès et le partage des données.
Pour les établissements d’enseignement supérieur, les risques de non-conformité sont réels. Les amendes peuvent être importantes, mais les atteintes à la réputation et la perte de confiance des étudiants, des parents et du personnel peuvent être encore plus préjudiciables.
De nombreuses institutions ont mis en place un logiciel de gestion scolaire (SMS) pour gérer plus efficacement leurs activités quotidiennes. Mais voici une question importante : Votre SGS vous aide-t-il réellement à rester en conformité avec les lois européennes sur la protection des données ?
Nous vous fournissons une liste de contrôle pratique pour vous aider à le découvrir. Vous serez en mesure de repérer toute lacune en matière de conformité, de comprendre vos risques et d’être plus confiant dans le fait que votre logiciel vous aide à assumer vos responsabilités en matière de protection des données.
1. Votre logiciel est-il conforme au GDPR dès sa conception et par défaut ?
Votre logiciel de gestion scolaire doit prendre en charge la conformité au GDPR à travers sa conception de base et ses fonctionnalités quotidiennes. « La protection de la vie privée dès la conception et par défaut » signifie que la protection des données est intégrée dès le départ.
Recherchez les caractéristiques suivantes :
- Base juridique du traitement: Définissez clairement le consentement, les contrats ou l’intérêt légitime.
- Transparence: Affichez des avis de confidentialité et des politiques d’utilisation des données clairs pour les utilisateurs.
- Minimisation des données: Ne collectez que les données strictement nécessaires.
- Limitation de la finalité: Utiliser les données uniquement dans le but pour lequel elles ont été collectées.
- Précision: Permettez des mises à jour faciles pour que les informations restent actuelles.
- Limitation du stockage: Définissez des règles pour supprimer automatiquement les données obsolètes.
- Sécurité: Utilisez le cryptage, les contrôles d’accès et les journaux d’audit.
- Droits de la personne concernée: Accès au support, correction, suppression et objections.
- Délégué à la protection des données (DPD) : Fournir un moyen de gérer la communication relative au DPD.
- Évaluation de l’impact sur la protection des données (DPIA): Inclure des outils pour l’évaluation des traitements de données à haut risque.
2. Pouvez-vous contrôler et limiter l’accès aux données pour différents rôles d’utilisateurs ?
Tous les membres de votre établissement n’ont pas besoin d’accéder aux mêmes informations. Un logiciel de gestion scolaire conforme au GDPR devrait vous aider à limiter l’accès en fonction des rôles des utilisateurs, réduisant ainsi le risque d’exposition des données et d’erreur humaine.
- Permissions basées sur les rôles: Pouvez-vous attribuer des niveaux d’accès différents aux enseignants, aux administrateurs, au personnel financier ou au service informatique ? Par exemple, un enseignant doit voir les notes, pas les dossiers financiers.
- Restrictions concernant les données sensibles: Le système empêche-t-il les utilisateurs non autorisés d’accéder aux dossiers médicaux ou disciplinaires des élèves ?
- Pistes d’audit: Chaque connexion, chaque accès et chaque modification sont-ils enregistrés ? Les journaux d’audit vous aident à contrôler l’activité et à soutenir la responsabilité.
- Authentification multifactorielle (MFA): Votre SMS exige-t-il plus qu’un simple mot de passe pour les utilisateurs de niveau administrateur ? L’authentification multifactorielle renforce considérablement la sécurité.
3. Votre système suit-il et enregistre-t-il correctement le consentement ?
Le consentement est l’une des pierres angulaires du GDPR. Pour les établissements d’enseignement supérieur, cela va des accords de partage de données à l’utilisation de photos d’étudiants dans des supports marketing. Votre logiciel de gestion scolaire doit faciliter la collecte, le suivi et la gestion des consentements de manière sécurisée et transparente.
Tout d’abord, vérifiez si votre système permet aux élèves ou aux tuteurs de donner leur consentement numérique par le biais de formulaires ou de portails en ligne. Ces formulaires doivent être faciles d’accès, rédigés dans un langage clair et liés à un objectif spécifique. Une fois donné, chaque enregistrement de consentement doit comporter un horodatage indiquant quand et comment il a été recueilli.
Tout aussi important, votre SMS doit permettre aux utilisateurs de revoir, de mettre à jour ou de retirer leur consentement à tout moment. Qu’il s’agisse d’un parent qui change d’avis sur l’utilisation de photos ou d’un élève qui choisit de ne plus recevoir d’e-mails promotionnels, le système doit respecter ce choix rapidement et sans friction.
4. Le suivi du courrier électronique et des communications est-il sécurisé et conforme ?
Canaux de communication cryptés
Votre plateforme doit utiliser des protocoles de messagerie sécurisés tels que TLS ou SSL pour protéger les messages en transit. Cela garantit que les informations sensibles, telles que les mises à jour concernant les étudiants ou les avis de facturation, sont protégées contre l’interception ou l’accès non autorisé.
Préférences en matière de consentement et de notification
Les élèves, le personnel et les parents doivent pouvoir contrôler leurs préférences en matière de communication. Les utilisateurs peuvent-ils choisir d’accepter ou de refuser les notifications non essentielles ? Un système conforme respecte le consentement et facilite la mise à jour des préférences à tout moment.
Marketing et respect de la vie privée
Si votre SMS envoie des courriels marketing ou des newsletters, il doit être conforme aux règles du GDPR et de l’ePrivacy. Cela signifie qu’il faut obtenir un consentement explicite, offrir des options de désabonnement claires et conserver des enregistrements précis des préférences de communication.
5. Pouvez-vous facilement obtenir, exporter et supprimer des données sur les étudiants ?
En vertu du GDPR, les individus ont le droit d’accéder à leurs données personnelles, d’en demander le transfert et d’en demander la suppression. Votre logiciel de gestion scolaire doit vous permettre d’honorer ces demandes en toute simplicité, sans passer par des solutions de contournement complexes ou des processus manuels.
Commencez par évaluer la facilité avec laquelle vous pouvez récupérer et exporter les données d’un étudiant. Que l’étudiant soit transféré dans un autre établissement ou qu’il exerce simplement son droit d’accès, votre système doit fournir des données dans un format structuré, couramment utilisé et facile à partager en toute sécurité.
Le droit à l’oubli est tout aussi important. Si un élève demande la suppression de ses données personnelles, votre système de gestion de la sécurité doit vous permettre de le faire complètement, tout en conservant une trace de la suppression à des fins d’audit. Une procédure de suppression claire, étayée par des pistes d’audit et des journaux d’activité, permet de démontrer la conformité et d’instaurer la confiance avec les étudiants et leurs familles.
6. Les sauvegardes sont-elles cryptées et correctement gérées ?
Même les systèmes les plus sécurisés peuvent être confrontés à des incidents inattendus. C’est pourquoi les sauvegardes jouent un rôle crucial dans votre stratégie de protection des données, mais seulement si elles sont effectuées correctement et dans le respect des règles.
Recherchez les caractéristiques de sauvegarde suivantes :
- Chiffrement en transit et au repos: Toutes les données de sauvegarde doivent être cryptées lors de leur transfert et de leur stockage, afin de les protéger contre tout accès non autorisé à chaque étape.
- Politiques de conservation définies: Votre SMS doit vous permettre de contrôler la durée de conservation des sauvegardes. Conserver des sauvegardes plus longtemps que nécessaire peut exposer votre institution à des risques de non-conformité.
- Capacités de restauration granulaire: En cas de perte de données, vous devez être en mesure de restaurer des données ou des enregistrements d’utilisateurs spécifiques, sans avoir à restaurer l’ensemble de la base de données.
7. Existe-t-il un protocole clair pour les violations de données ?
Processus de notification des violations
Votre fournisseur doit disposer d’un processus défini pour détecter les violations et y répondre. Il s’agit notamment d’identifier la portée, de contenir la menace et de préparer des rapports. En vertu du GDPR, les autorités doivent être notifiées dans les 72 heures ; une escalade interne rapide est donc cruciale.
Alertes en temps utile aux institutions
Votre fournisseur de SMS peut-il avertir rapidement votre institution en cas de violation de son côté ? Les retards peuvent entraîner des sanctions réglementaires. Recherchez des fournisseurs qui s’engagent à envoyer des alertes rapides afin que votre équipe puisse agir rapidement.
Enregistrement et signalement des incidents
Il est essentiel d’enregistrer avec précision les violations, y compris les dates, les données touchées et les étapes de résolution. Votre système de gestion de la sécurité doit enregistrer tous les incidents et rendre ces enregistrements accessibles à des fins d’audit, d’examen et de responsabilité institutionnelle.
Classter simplifie la mise en conformité
Chez Classter, nous comprenons que la conformité n’est pas qu’une simple case à cocher – c’est le fondement de la confiance. C’est pourquoi notre logiciel de gestion scolaire tout-en-un est conçu dans le respect total du GDPR. Dès l’instant où les données entrent dans le système, les principes de confidentialité par conception guident la façon dont elles sont stockées, traitées et consultées. Les autorisations basées sur les rôles, les sauvegardes cryptées, le suivi des consentements et les journaux d’audit sont tous intégrés de manière transparente, de sorte que votre institution peut rester conforme sans stress supplémentaire.
Nous avons fait le gros du travail, pour que vous n’ayez pas à le faire.
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