Quando si decide di impiegare un Sistema Informativo Studenti (SIS) nella propria organizzazione, il compito può rivelarsi piuttosto impegnativo. Gli aspetti da considerare sono molteplici ed è molto probabile che si finisca per spendere un bel po’ di tempo e di sforzi per trovare quello che funziona meglio per voi. Tuttavia, investendo in un Sistema Informativo Studenti ben progettato si possono ottenere risultati impressionanti nel gestire la propria organizzazione in modo più fluido che mai.
La prima cosa che viene in mente quando si pensa di installare un SIS è come sapere che si sta scegliendo la soluzione giusta. In questo post vi forniremo le risposte alle 10 domande più frequenti che vengono poste quando si cerca un SIS, analizzando al contempo alcune importanti funzionalità che il giusto Sistema Informativo Studenti dovrebbe fornire.
Accelera le operazioni quotidiane dei vostri utenti?
Con il SIS giusto, i processi quotidiani possono essere velocizzati per tutti gli utenti. I dipendenti dell’amministrazione saranno in grado di gestire in modo massiccio e senza problemi le domande, i pagamenti e altri processi importanti. Gli insegnanti saranno in grado di creare classi, compiti ed esami in modo semplice e veloce, oltre a poter monitorare i progressi degli studenti. Infine, gli studenti avranno sempre accesso ai loro compiti, alle materie e alle assenze, e potranno sempre seguire il flusso dell’anno accademico.
È veramente basato sul cloud?
L’architettura cloud può aiutarvi a creare un’ottima esperienza utente, preparandovi al contempo a qualsiasi esigenza istituzionale che potrebbe presentarsi in futuro. Inoltre, l’infrastruttura IT basata sul cloud elimina i costi e lo stress legati alla manutenzione di una soluzione on-premise.
È accessibile da chiunque e da qualsiasi luogo?
Una piattaforma SIS adeguata deve essere compatibile con qualsiasi dispositivo e deve consentire agli utenti di navigare e trovare facilmente le informazioni, sia a scuola che a casa. Assicuratevi che l’interfaccia della piattaforma sia facilmente utilizzabile da tutti, indipendentemente dalle competenze informatiche personali.
Quanto è facile trovare, utilizzare e consultare le informazioni?
Il successo della vostra organizzazione educativa dipende in larga misura dalla facilità di accesso a dati affidabili. Il SIS deve fornire all’organizzazione e agli amministratori distrettuali gli strumenti necessari per creare rapporti dinamici che aiutino a prendere decisioni basate sui dati. Categorie, filtri di ricerca e altri strumenti dovrebbero essere offerti agli utenti finali per rendere le operazioni ancora più semplici e veloci.
Quanto sono sicuri i vostri dati?
I sistemi basati sul cloud adottano misure di sicurezza informatica complete, soprattutto quando si gestiscono dati sensibili come quelli degli studenti. Prima di installare un nuovo SIS nel vostro istituto, è importante verificare che trasmetta i dati personali in modo sicuro su reti protette e che memorizzi le informazioni in modo sicuro utilizzando password e la crittografia dei dati appropriata.
Il SIS può essere personalizzato in base alle vostre esigenze?
L’aggiunta di campi personalizzati vi consentirà di tenere traccia in modo più accurato dei dettagli chiave dei vostri studenti e del vostro personale. È più probabile che le opzioni personalizzate, come la terminologia, forniscano le funzionalità necessarie. Inoltre, la creazione di report personalizzati vi fornirà informazioni preziose per iniziare a prendere decisioni informate.
La soluzione fornisce assistenza 24 ore su 24, 7 giorni su 7?
Un fattore chiave nella scelta di un sistema informativo per studenti è la disponibilità di un supporto tecnico. È probabile che abbiate bisogno di una guida per i primi passi dell’implementazione del sistema e per le piccole modifiche da apportare. Ogni sistema ha modalità operative diverse e probabilmente ci vorrà un po’ di tempo per familiarizzare con esso. Assicuratevi quindi che la formazione e il supporto tecnico siano forniti per aiutarvi lungo il percorso.
Sono disponibili integrazioni con altri sistemi?
Le integrazioni pronte per l’uso aiuteranno la vostra istituzione sia dal punto di vista finanziario che da quello del risparmio di tempo, in quanto vi faranno risparmiare denaro e tempo dall’adozione di più sistemi. Inoltre, un SIS ben costruito dovrebbe anche consentire l’integrazione con altri software di terze parti e offrire la connettività adeguata tra loro per scambiare informazioni in modo sicuro. È un altro fattore chiave che eviterà ai responsabili IT di essere sovraccaricati e di dover collegare tra loro software incompatibili.
L’elaborazione dei pagamenti fa parte del sistema?
La gestione finanziaria è una parte importante del successo della vostra istituzione. Un SIS dovrebbe fornire strumenti che aiutino a tenere traccia dei pagamenti dei singoli studenti, oltre che del bilancio, della contabilità generale, delle fatture e delle ricevute. Dovreste essere in grado di creare fatture di massa, riscuotere pagamenti online e disporre di tutti i report necessari per monitorare la ripartizione dei ricavi.
Migliora i processi di ammissione?
All’inizio di ogni anno accademico, migliaia di domande di ammissione sono in fila, in attesa di essere valutate. Un metodo di ammissione facile e semplice scioglierà le mani dell’amministrazione. Assicuratevi quindi che il vostro SIS per candidati offra ai candidati una procedura rapida da seguire quando si tratta di fare domanda per la vostra istituzione. I responsabili delle ammissioni devono avere accesso in qualsiasi momento e devono essere in grado di trovare qualsiasi tipo di domanda singolarmente o in modo massiccio senza alcuno sforzo.
Avvolte
Prima di scegliere un sistema informativo per studenti, assicuratevi di fare le vostre ricerche. Ci sono molte opzioni e non si vuole rimanere bloccati con una che non è adatta alle proprie esigenze. La scelta del miglior sistema SIS per il vostro istituto scolastico deve tenere conto di diversi fattori, tra cui l’importanza e la varietà. Assicuratevi di scegliere un SIS che offra tutte le funzionalità più adatte alle vostre esigenze e ai vostri requisiti.
Domande frequenti
Il SIS basato sul cloud offre accessibilità, scalabilità ed economicità, garantendo un accesso continuo alle informazioni da qualsiasi luogo ed eliminando la necessità di manutenzione e infrastruttura on-premise.
Un SIS robusto dovrebbe utilizzare la crittografia, le reti sicure e la protezione con password per salvaguardare i registri degli studenti e i dati personali, garantendo la conformità alle norme sulla privacy.
Sì, il SIS di Classter offre integrazioni con software di terze parti, facilitando lo scambio di dati senza soluzione di continuità e migliorando l’efficienza e la produttività complessive.
