Lorsque vous décidez d’utiliser un système d’information sur les étudiants (SIS) dans votre organisation, cela peut s’avérer être une tâche assez difficile. Les aspects à prendre en compte sont multiples et il est très possible que vous consacriez du temps et des efforts à trouver ce qui vous convient le mieux. Cependant, investir dans un système d’information sur les étudiants bien conçu peut donner des résultats impressionnants en permettant à votre organisation de fonctionner plus facilement que jamais.
La première chose qui vous vient à l’esprit lorsque vous envisagez d’installer un SIS est de savoir si vous choisissez la bonne solution. Dans ce billet, nous répondrons aux 10 questions les plus fréquentes posées lors de la recherche d’un SIS, tout en analysant certaines fonctionnalités importantes que doit offrir le bon système d’information sur les étudiants.
Accélère-t-il les activités quotidiennes de vos utilisateurs ?
Avec le bon SIS, les processus quotidiens peuvent être accélérés pour tous les utilisateurs. Les employés de l’administration pourront gérer les demandes, les paiements et d’autres processus importants de manière massive et sans heurts. Les enseignants pourront créer des classes, des devoirs et des examens rapidement et facilement, tout en étant en mesure de suivre les progrès de leurs élèves. Enfin, les étudiants auront toujours accès à leurs devoirs, matières et absences, et pourront toujours suivre le déroulement de l’année académique.
Est-il vraiment basé sur l’informatique dématérialisée ?
L’architecture en nuage peut vous aider à créer une excellente expérience utilisateur, tout en vous préparant à tout besoin institutionnel qui pourrait survenir à l’avenir. En outre, l’infrastructure informatique basée sur le cloud élimine les coûts et le stress liés à la maintenance d’une solution sur site.
Est-il accessible par n’importe qui et de n’importe où ?
Une plateforme SIS appropriée doit être compatible avec tous les appareils et permettre aux utilisateurs de naviguer et de trouver facilement des informations, qu’ils soient à l’école ou à la maison. Veillez à ce que l’interface de la plateforme soit facile à utiliser par tous, quelles que soient leurs compétences informatiques.
Est-il facile de trouver, d’utiliser et de parcourir les informations ?
Le succès de votre organisation éducative dépend fortement de la facilité d’accès à des données fiables. Votre SIS doit fournir à votre organisation et aux administrateurs du district les outils dont ils ont besoin pour créer des rapports dynamiques qui aident à prendre des décisions fondées sur des données. Des catégories, des filtres de recherche et d’autres outils devraient être proposés aux utilisateurs finaux pour rendre vos opérations encore plus simples et plus rapides.
Quel est le niveau de sécurité de vos données ?
Les systèmes basés sur l’informatique en nuage utilisent des mesures de cybersécurité complètes, en particulier lorsqu’il s’agit de gérer des données sensibles telles que les dossiers des étudiants. Avant d’installer un nouveau SIS dans votre institution, il est important de confirmer qu’il transmet les données personnelles en toute sécurité sur des réseaux sécurisés et qu’il stocke les informations en toute sécurité à l’aide de mots de passe et d’un système de cryptage des données approprié.
Le SIS peut-il être personnalisé en fonction de vos besoins ?
L’ajout de champs personnalisés vous permettra de suivre avec plus de précision les détails clés concernant vos étudiants et votre personnel. Les options personnalisées, telles que la terminologie, sont plus susceptibles de fournir la fonctionnalité dont vous avez besoin. En outre, la création de rapports personnalisés vous fournira des informations précieuses pour prendre des décisions éclairées.
La solution offre-t-elle une assistance 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 ?
Un facteur clé dans la sélection d’un système d’information sur les étudiants est la disponibilité de l’assistance technique. Il est probable que vous aurez besoin de conseils lors des premières étapes de la mise en œuvre du système, ainsi que lorsque vous devrez procéder à de petits ajustements. Chaque système a des modes de fonctionnement différents et il vous faudra probablement un certain temps pour vous familiariser avec eux. Veillez donc à ce que des formations et une assistance technique vous soient fournies pour vous aider tout au long du processus.
Des intégrations avec d’autres systèmes sont-elles disponibles ?
Les intégrations prêtes à l’emploi aideront votre institution à la fois d’un point de vue financier et en termes de gain de temps, car elles vous permettront d’économiser de l’argent et du temps en évitant d’adopter plusieurs systèmes. En outre, un SIS bien conçu devrait également vous permettre d’intégrer d’autres logiciels tiers et d’offrir la connectivité appropriée entre eux pour échanger des informations en toute sécurité. C’est un autre facteur clé qui permettra à vos responsables informatiques de ne pas être surchargés et de ne pas avoir à relier des logiciels incompatibles.
Le traitement des paiements fait-il partie du système ?
La gestion financière est un élément important de la réussite de votre institution. Un SIS doit vous fournir des outils qui vous aideront à suivre les paiements de chaque étudiant, ainsi que la budgétisation, les grands livres, les factures et les reçus. Vous devez être en mesure de créer des factures de masse, de collecter des paiements en ligne et de disposer de tous les rapports nécessaires pour vous aider à suivre la répartition des revenus.
Améliore-t-il vos processus d’admission ?
Au début de chaque année universitaire, des milliers de demandes d’admission font la queue et attendent d’être évaluées. Une méthode d’admission simple et facile déliera les mains de l’administration. Veillez donc à ce que votre SIS candidat offre aux candidats une procédure rapide à suivre lorsqu’il s’agit de postuler pour votre institution. Les responsables des admissions doivent y avoir accès à tout moment et doivent être en mesure de trouver n’importe quel type de demande, individuellement ou massivement, sans effort.
Récapitulation
Avant de choisir un système d’information sur les étudiants, assurez-vous de faire des recherches. Il existe de nombreuses options, et vous ne voulez pas vous retrouver avec une option qui ne vous conviendrait pas. Plusieurs facteurs doivent être pris en compte lors du choix du meilleur système SIS pour votre établissement d’enseignement, notamment l’importance et la variété. Veillez à choisir un SIS qui offre toutes les fonctionnalités qui correspondent le mieux à vos besoins et à vos exigences.
FAQ
Le SIS en nuage offre l’accessibilité, l’évolutivité et la rentabilité, garantissant un accès transparent à l’information depuis n’importe où, tout en éliminant la nécessité d’une maintenance et d’une infrastructure sur site.
Un SIS robuste doit utiliser le cryptage, des réseaux sécurisés et la protection par mot de passe pour protéger les dossiers des élèves et les données personnelles, et garantir la conformité avec les réglementations en matière de confidentialité des données.
Oui, le SIS de Classter propose des intégrations avec des logiciels tiers, ce qui facilite l’échange de données en toute transparence et améliore l’efficacité et la productivité globales.
