I sistemi informativi per studenti sono già parte integrante della vita accademica di milioni di istituzioni in tutto il mondo. La facilità d’uso e la struttura che offrono a tutti i soggetti coinvolti, compresi studenti, insegnanti e genitori, è uno dei motivi principali per cui i sistemi informativi scolastici sono diventati così popolari negli ultimi anni.
Ma cosa rende un sistema informativo scolastico un buon sistema? Ecco i 5 criteri che vi aiuteranno a valutare se l’investimento in un nuovo SIS vale effettivamente la pena:
1. Il costo “effettivo” della proprietà del SIS
Quando valutate il vostro sistema informativo scolastico, potreste sottovalutare quanto il software a basso costo possa effettivamente costarvi nel lungo periodo.
I costi di riparazione futuri e il valore residuo, così come le funzionalità limitate e l’inflessibilità del sistema, possono costare molto di più di un sistema informativo per studenti inizialmente costoso. Quindi, per valutare la vostra piattaforma, dovreste prendere in considerazione:
– Quanto spendete per aggiornare e mantenere la vostra piattaforma? O il backup dei dati in un ambiente self-hosting?
– Quanto spendete per il backup della piattaforma e dei vostri dati per mantenerli al sicuro?
– Quanto state perdendo a causa di tempi di inattività imprevisti o di prestazioni lente? O ancora, soluzioni inefficienti per superare le funzionalità limitate?
2. Facilità d’uso
Il vostro software è abbastanza flessibile da soddisfare tutte le vostre esigenze o è vincolato da una soluzione unica che non ha la flessibilità di cui avete bisogno? Un sistema informativo scolastico dovrebbe essere:
– Facilità di accesso: Assicuratevi che il sistema non richieda condizioni di accesso complesse, come la duplicazione degli sforzi o l’inserimento delle stesse informazioni in sistemi separati, e verificate la funzionalità e l’accessibilità delle app mobili.
– Facilità di comprensione: i dati sono difficili da capire? La generazione di report è un processo che richiede tempo e stress?
– Semplicità in termini di reportistica: Il sistema non è in grado di generare report con i dati giusti nel formato richiesto dalla scuola?
– Semplificare la comunicazione: il vostro sistema informativo scolastico non dispone di alcuni strumenti che potrebbero semplificare la vostra esperienza?
– Capacità di supporto: il team del fornitore è difficile da raggiungere in caso di errore o bug?
3. Integrazione compatibile
Quando la tecnologia e alcuni strumenti software non sono compatibili tra loro, gli insegnanti, gli studenti e praticamente tutte le persone coinvolte devono affrontare delle conseguenze. In generale, considerate i seguenti elementi:
– Gli studenti passano più tempo a cercare di gestire il sistema che ad imparare?
– Quando ci si integra con un altro sistema, i dati sono in pericolo?
– Avete bisogno di un’assistenza tecnica frequente per problemi derivanti dall’accesso a sistemi diversi?
4. Prontezza per il futuro
Negli anni passati i sistemi informativi scolastici erano principalmente on-premise e si concentravano solo sull’archiviazione dei dati relativi agli studenti. Al giorno d’oggi, i sistemi SIS devono essere collegati a sistemi di terze parti, come Office 365, e devono essere accessibili da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento senza compromettere la sicurezza dei dati. Il futuro del SIS moderno risiede quindi nel cloud e nelle integrazioni con vari LMS come Moodle o Brightspace.
5. Sicurezza dei dati
La sicurezza dei dati è incredibilmente importante per la protezione della privacy degli studenti. Per verificare se il vostro SIS è protetto in modo efficace, ponetevi queste domande:
– Avete la possibilità di controllare i livelli di accesso degli utenti?
– Il vostro SIS sta “perdendo” dati a causa della mancanza di un’integrazione sicura con altri sistemi meno controllati?
– Il vostro provider vi supporta con un team di sicurezza?
La scelta di un SIS può essere fondamentale per la scuola. Un sistema informativo per studenti è un investimento per la gestione efficace della vostra scuola e, naturalmente, per il futuro successo degli studenti in un mondo complesso e guidato dalla tecnologia.
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Domande frequenti
I criteri chiave includono il costo effettivo di proprietà, la facilità d’uso, la compatibilità con altri sistemi, la disponibilità futura e le misure di sicurezza dei dati.
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