Los sistemas de información estudiantil ya forman parte de la vida académica de millones de instituciones de todo el mundo. La facilidad de su uso, así como la estructura que proporcionan a todos los implicados, incluidos alumnos, profesores y padres, es una de las principales razones por las que los sistemas de información escolar se han hecho tan populares en los últimos años.
Pero, ¿qué hace que un sistema de información escolar sea bueno? Estos son los 5 criterios que le ayudarán a evaluar si realmente merece la pena invertir en un nuevo SIS:
1. El coste «real» de la propiedad del SIS
Al evaluar su sistema de información escolar, puede que subestime cuánto dinero puede costarle a la larga un software barato.
Los futuros costes de reparación y el valor residual, así como la funcionalidad limitada y la inflexibilidad del sistema, pueden costar mucho más que un Sistema de Información de Estudiantes inicialmente caro. Por lo tanto, para evaluar su plataforma, debe tener en cuenta:
– ¿Cuánto gasta en actualizar y mantener su plataforma? ¿O realizar copias de seguridad de datos en un entorno de autoalojamiento?
– ¿Cuánto gastas en hacer copias de seguridad de la plataforma y de tus datos para mantenerlos seguros?
– ¿Cuánto está perdiendo por un tiempo de inactividad inesperado o un rendimiento lento? ¿O incluso soluciones ineficaces para superar una funcionalidad limitada?
2. 2. Facilidad de uso
¿Es su software lo bastante flexible para satisfacer todas sus necesidades o está limitado por una solución única que carece de la flexibilidad que usted necesita? Un sistema de información escolar debe ser:
– Facilidad de acceso: Asegúrese de que el sistema no requiere condiciones de acceso complejas, como duplicar esfuerzos o introducir la misma información en sistemas distintos, y compruebe la funcionalidad y accesibilidad de las aplicaciones móviles.
– Facilidad de comprensión: ¿los datos son difíciles de entender? ¿Generar informes es un proceso largo y estresante?
– Facilidad en términos de elaboración de informes: ¿Es el sistema incapaz de generar informes con los datos correctos en el formato que su centro necesita?
– Facilidad en la comunicación: ¿carece su sistema de información escolar de ciertas herramientas que podrían simplificar definitivamente su experiencia?
– Capacidad de asistencia: ¿es difícil contactar con el equipo de su proveedor en caso de error o fallo?
3. Integración compatible
Cuando la tecnología y determinadas herramientas de software no son compatibles entre sí, los profesores, los alumnos y prácticamente todos los implicados se enfrentan a las consecuencias. En general, tenga en cuenta lo que se indica a continuación:
– ¿Pasan los alumnos más tiempo intentando manejar el sistema que aprendiendo?
– Cuando se integra con un sistema diferente, ¿peligran sus datos?
– ¿Necesita asistencia técnica frecuente para problemas derivados del acceso a distintos sistemas?
4. Preparación para el futuro
En el pasado, los sistemas de información escolar eran principalmente locales y se limitaban a almacenar datos sobre los alumnos. En nuestros días, los sistemas SIS deben estar conectados con sistemas de terceros, como Office 365, y deben ser accesibles desde cualquier lugar y en cualquier momento sin comprometer la seguridad de los datos. Así pues, el futuro del SIS moderno está en la nube, así como en las integraciones con varios LMS como Moodle o Brightspace.
5. 5. Seguridad de los datos
La seguridad de los datos es increíblemente importante para la protección de la privacidad de los estudiantes. Para saber si su SIS está protegido eficazmente, hágase estas preguntas:
– ¿Puede controlar los niveles de acceso de los usuarios?
– ¿Su SIS está «filtrando» datos por falta de integración segura con otros sistemas menos controlados?
– ¿Te respalda tu proveedor con un equipo de seguridad?
La elección de un SIS puede ser decisiva para su centro escolar. Un sistema de información estudiantil es una inversión para la gestión eficaz de su centro educativo y, por supuesto, para el éxito futuro de los alumnos en un mundo complejo e impulsado por la tecnología.
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Preguntas frecuentes
Los criterios clave son el coste real de propiedad, la facilidad de uso, la compatibilidad con otros sistemas, la preparación para el futuro y las medidas de seguridad de los datos.
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