Les établissements scolaires gèrent de nombreuses données : notes, assiduité, rapports de comportement, coordonnées des parents, etc. Mais vous êtes-vous déjà demandé si toutes les données que vous collectez sont nécessaires ? Pour de nombreuses écoles, la surcharge de données est devenue un véritable problème. En réalité, toutes les données ne se valent pas.
Pourquoi cette question est-elle urgente aujourd’hui ? Avec le passage à la transformation numérique, les écoles s’appuient plus que jamais sur les données pour améliorer les résultats et personnaliser l’apprentissage. Dans le même temps, les réglementations relatives à la confidentialité et à la sécurité des données se renforcent. Ce qui laisse peu de place à l’erreur.
Mais votre système d’information sur les étudiants (SIS) est là pour vous aider. Nous vous expliquons comment identifier les données qui comptent vraiment, les risques liés à la collecte d’informations inutiles et comment rationaliser vos processus. De plus, nous vous montrerons comment un SIS comme Classter peut vous aider à gérer les données plus efficacement, à rester conforme et à prendre des décisions plus intelligentes.
Le coût réel des données inutiles
Collecter des données inutiles peut être plus dommageable que vous ne le pensez. À première vue, il peut sembler inoffensif de stocker des informations « au cas où », mais les coûts s’accumulent.
Implications financières
Chaque donnée supplémentaire que vous stockez nécessite de l’espace numérique, et cet espace n’est pas gratuit. Que vous utilisiez un système de stockage en nuage ou que vous entreteniez des serveurs internes, le coût du stockage de données excessives peut grever votre budget. Et il ne s’agit pas seulement des frais de stockage : le temps passé par le personnel à organiser, rechercher ou corriger les erreurs de données est une autre dépense cachée.
Impact sur la prise de décision
Trop de données peuvent obscurcir votre jugement. Lorsque votre système est encombré d’informations non pertinentes, il est plus difficile d’extraire les informations qui comptent vraiment. Imaginez que vous essayez d’identifier des tendances dans les performances des élèves, mais que vous vous retrouvez bloqué par des mesures obsolètes ou non essentielles.
Risques cachés liés à la mauvaise gestion des données
Les enjeux sont encore plus importants lorsqu’il s’agit de conformité. Conserver des données inutiles augmente les risques de violation, mettant en danger les informations sensibles des élèves et du personnel. Pire encore, le non-respect des réglementations en matière de données peut entraîner de lourdes amendes et nuire à la réputation de votre établissement.
Données essentielles et non essentielles
Voici un bref aperçu de la manière dont vous pouvez séparer les données dont vous avez absolument besoin des informations qui ne font qu’occuper de l’espace.
| Données essentielles | Données non essentielles |
| Registres de présence des élèves | Registres de présence obsolètes datant de plusieurs années |
| Coordonnées actuelles des parents et des personnes à contacter en cas d’urgence | Coordonnées historiques qui ne sont plus utilisées |
| Données actives sur les résultats scolaires des élèves | Résultats d’examens archivés d’étudiants qui ne sont plus en cours d’études |
| Dossiers médicaux et de santé des étudiants inscrits | Dossiers médicaux périmés des anciens élèves |
| Modalités d’inscription et d’admission | Demandes rejetées ou incomplètes des années précédentes |
| Documents de conformité et de réglementation | Duplicata de rapports déjà soumis |
| Certifications du personnel et contrats actifs | Certifications ou contrats du personnel expirés |
| Dossiers disciplinaires actifs des élèves | Anciens dossiers disciplinaires d’étudiants diplômés |
| Des supports de cours et des plans d’études actualisés | Les anciens documents du programme d’études des années académiques précédentes |
| Dossiers d’aide financière pour les étudiants actuellement inscrits | Archives des dossiers d’aide financière pour les diplômés |
Comment un SIS empêche-t-il la collecte de données inutiles sur les élèves ?
- Champs de données personnalisables: Un système d’information sur les élèves robuste permet aux écoles de créer des champs de données personnalisés qui sont spécifiquement adaptés à leurs besoins. Ainsi, seules les informations les plus pertinentes sont collectées, ce qui réduit le risque de recueillir des données inutiles ou obsolètes susceptibles d’encombrer votre système.
- Politiques de conservation des données automatisées: Grâce à des règles de conservation automatisées, un SIS peut automatiquement archiver ou supprimer les données devenues inutiles. Cela inclut les registres de présence périmés, les dossiers médicaux périmés, les certifications ou contrats du personnel périmés, etc. Cela permet aux écoles de maintenir un système allégé et de s’assurer qu’elles ne stockent que les données essentielles, évitant ainsi des coûts de stockage inutiles.
- Autorisations et contrôles d’accès des utilisateurs: Les écoles peuvent s’assurer que seul le personnel autorisé peut ajouter ou modifier des données en mettant en place des autorisations et des contrôles d’accès spécifiques à chaque utilisateur. Cela permet d’éviter que le personnel non autorisé ne collecte ou ne saisisse accidentellement des données non pertinentes, ce qui permet au système de se concentrer sur ce qui est important.
- Contrôle des données en temps réel: Un SIS fournit des outils pour contrôler les données en temps réel, ce qui permet aux administrateurs de savoir quelles données sont saisies et par qui. Cette surveillance permet d’identifier et d’éliminer rapidement les données inutiles, ce qui garantit l’organisation et l’efficacité de votre système.
- Conformité et sécurité: Compte tenu de l’évolution constante des réglementations en matière de protection de la vie privée, un SIS ne recueille que les données nécessaires et conformes. En signalant automatiquement les informations potentiellement sensibles ou non pertinentes, le système aide les écoles à se conformer aux lois sur la confidentialité des données, réduisant ainsi le risque de violations et de pénalités.
Conseils proactifs pour l’utilisation du SIS dans la gestion des données
Conseil n° 1 :
Prenez l’habitude de tenir vos dossiers d’étudiants à jour. Plus vos données sont à jour, plus vos rapports seront précis et fiables. Encouragez les enseignants et le personnel à mettre à jour rapidement les données telles que l’assiduité, les notes et les coordonnées. Avec un SIS, il est facile d’avoir une vue en temps réel des progrès des élèves et des changements de données.
Conseil n° 2 :
Profitez de la capacité du SIS à filtrer et à étiqueter les données. Cela vous permet de trier et d’organiser les informations de manière à répondre aux besoins de votre école. Les filtres personnalisés permettent d’accéder rapidement aux données. Cela comprend le suivi des résultats scolaires, des dossiers médicaux ou de la participation aux activités extrascolaires.
Conseil 3 :
Contrôlez qui a accès aux données sensibles en définissant des autorisations claires dans votre SIS. C’est essentiel pour la sécurité et la conformité. En attribuant des rôles aux utilisateurs, vous pouvez vous assurer que seul le personnel autorisé peut consulter ou modifier les informations relatives aux élèves, ce qui réduit le risque de violation des données.
Conseil n° 4 :
Utilisez les fonctions de reporting du SIS pour créer des rapports personnalisés. Qu’il s’agisse de réunions de parents, d’évaluations du personnel ou d’audits de conformité, les outils de reporting permettent de gagner du temps et de s’assurer que les données que vous partagez sont pertinentes et à jour.
Conseil n° 5 :
Mettez en place des flux de travail automatisés pour gagner du temps sur les tâches répétitives. Du suivi des présences à la remise des notes, l’automatisation peut rationaliser de nombreuses tâches quotidiennes, donnant à votre personnel plus de temps pour se concentrer sur les élèves et moins sur le travail administratif.
SIS de la classe
Avec Classter, la collecte des données sur les élèves se fait sans stress. Il offre un système d’information sur les élèves puissant et convivial, conçu pour rationaliser tous les aspects de la gestion des données. Avec Classter, les écoles peuvent facilement centraliser les données des élèves, en s’assurant que toutes les informations – des résultats scolaires à l’assiduité – sont stockées dans un seul endroit sécurisé. L’interface intuitive de la plateforme permet au personnel d’accéder aux données, de les mettre à jour et d’établir des rapports en toute simplicité, réduisant ainsi le temps consacré aux tâches administratives et améliorant l’efficacité globale. Classter comprend également des fonctions de conformité intégrées, garantissant que votre école reste alignée sur les réglementations en matière de protection des données, tandis que ses filtres personnalisables vous aident à ne collecter que les informations les plus pertinentes.
Commencez à utiliser Classter dès aujourd’hui et découvrez à quel point la gestion des données peut se faire sans effort. Réservez dès maintenant une démonstration pour voir comment nous pouvons vous aider à rationaliser les opérations de votre école !
FAQ
La collecte de données inutiles peut entraîner une surcharge de données, augmentant les coûts de stockage et rendant plus difficile l’extraction d’informations utiles. Elle accroît également le risque de violation de la conformité et d’éventuelles atteintes à la protection des données.
Classter comprend des règles automatisées de conservation des données, un contrôle d’accès des utilisateurs et des journaux d’audit intégrés pour aider les écoles à respecter des réglementations strictes en matière de protection des données, en garantissant la conformité avec le GDPR et d’autres lois sur la protection de la vie privée.
