Sammeln Sie Daten, die Sie nicht brauchen? Und wie ein SIS helfen kann

Schulen verwalten eine Menge Daten – Noten, Anwesenheit, Verhaltensberichte, Kontaktdaten der Eltern und vieles mehr. Aber haben Sie jemals darüber nachgedacht, ob all die Daten, die Sie sammeln, wirklich notwendig sind? Für viele Schulen ist die Datenflut zu einem echten Problem geworden. Die Wahrheit ist, dass nicht alle Daten gleich sind.

Warum ist dieses Thema jetzt so dringend? Im Zuge der digitalen Transformation sind Schulen mehr denn je auf Daten angewiesen, um die Ergebnisse zu verbessern und das Lernen zu personalisieren. Gleichzeitig werden die Vorschriften zum Datenschutz und zur Datensicherheit verschärft. Das lässt wenig Spielraum für Fehler.

Aber Ihr Schülerinformationssystem (SIS) kann Ihnen dabei helfen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie herausfinden, welche Daten wirklich wichtig sind, welche Risiken das Sammeln unnötiger Informationen birgt und wie Sie Ihre Prozesse rationalisieren können. Außerdem zeigen wir Ihnen, wie ein SIS wie Classter Ihnen helfen kann, Daten effizienter zu verwalten, die Vorschriften einzuhalten und intelligentere Entscheidungen zu treffen.

Die wahren Kosten für überflüssige Daten

Das Sammeln unnötiger Daten könnte mehr Schaden anrichten, als Sie denken. Auf den ersten Blick mag es harmlos erscheinen, Informationen „für den Fall der Fälle“ zu speichern, aber die Kosten summieren sich.

Finanzielle Auswirkungen
Jede zusätzliche Datenmenge, die Sie speichern, erfordert digitalen Speicherplatz, und dieser Platz ist nicht kostenlos. Unabhängig davon, ob Sie Cloud-Speicher verwenden oder eigene Server betreiben, können die Kosten für die Speicherung übermäßiger Daten Ihr Budget belasten. Und es geht nicht nur um die Speichergebühren – die Zeit, die Ihre Mitarbeiter mit dem Organisieren, Durchsuchen oder Beheben von Datenfehlern verbringen, ist eine weitere versteckte Ausgabe.

Auswirkungen auf die Entscheidungsfindung
Zu viele Daten können Ihr Urteilsvermögen beeinträchtigen. Wenn Ihr System mit irrelevanten Informationen überladen ist, ist es schwieriger, Erkenntnisse zu gewinnen, die wirklich wichtig sind. Stellen Sie sich vor, Sie versuchen, Trends bei den Schülerleistungen zu erkennen, werden aber von veralteten oder unwichtigen Metriken ausgebremst.

Versteckte Risiken beim Datenmissmanagement
Wenn es um die Einhaltung von Vorschriften geht, steht noch mehr auf dem Spiel. Wenn Sie unnötige Daten aufbewahren, erhöht sich das Risiko eines Datenschutzverstoßes, wodurch sensible Daten von Schülern und Mitarbeitern in Gefahr geraten. Schlimmer noch, die Nichteinhaltung von Datenvorschriften kann zu hohen Geldstrafen führen und den Ruf Ihrer Schule schädigen.

Wesentliche vs. nicht-wesentliche Daten

Hier ein kurzer Blick darauf, wie Sie die Daten, die Sie unbedingt brauchen, von den Informationen trennen können, die nur Platz wegnehmen.

Wie verhindert ein SIS die Erfassung unnötiger Schülerdaten?

1. Anpassbare Datenfelder: Ein robustes Schülerinformationssystem ermöglicht es Schulen, individuelle Datenfelder zu erstellen, die speziell auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind. Das bedeutet, dass nur die relevantesten Informationen erfasst werden, wodurch das Risiko verringert wird, dass unnötige oder veraltete Daten erfasst werden, die Ihr System unübersichtlich machen könnten.
2. Automatisierte Datenaufbewahrungsrichtlinien: Mit automatischen Aufbewahrungsregeln kann ein SIS nicht mehr benötigte Daten automatisch archivieren oder löschen. Dazu gehören veraltete Anwesenheitsprotokolle, abgelaufene Gesundheitsdaten, abgelaufene Personalzertifizierungen oder Verträge usw. Dies hilft den Schulen, ein schlankes System aufrechtzuerhalten und stellt sicher, dass nur wichtige Daten gespeichert werden, wodurch unnötige Speicherkosten vermieden werden.
3. Benutzerberechtigungen und Zugriffskontrollen: Schulen können sicherstellen, dass nur autorisierte Mitarbeiter Daten hinzufügen oder ändern können, indem sie benutzerspezifische Berechtigungen und Zugriffskontrollen einrichten. Dadurch wird verhindert, dass unbefugte Mitarbeiter versehentlich irrelevante Daten erfassen oder eingeben, so dass sich das System auf das Wesentliche konzentrieren kann.
4. Datenüberwachung in Echtzeit: Ein SIS bietet Tools zur Datenüberwachung in Echtzeit, mit denen Administratoren verfolgen können, welche Daten von wem eingegeben werden. Diese Überwachung hilft dabei, unnötige Daten frühzeitig zu erkennen und zu eliminieren, damit Ihr System organisiert und effizient bleibt.
5. Compliance- und Sicherheitsfunktionen: Angesichts der sich ständig weiterentwickelnden Datenschutzbestimmungen sammelt ein SIS nur notwendige und konforme Daten. Durch die automatische Kennzeichnung potenziell sensibler oder irrelevanter Informationen hilft das System den Schulen bei der Einhaltung der Datenschutzgesetze und verringert das Risiko von Verstößen und Strafen.

Proaktive Tipps zur Verwendung von SIS für die Datenverwaltung

Tipp 1:
Machen Sie es sich zur Gewohnheit, Ihre Schülerdaten auf dem neuesten Stand zu halten. Je aktueller Ihre Daten sind, desto genauer und zuverlässiger wird Ihre Berichterstattung sein. Ermutigen Sie Lehrer und Mitarbeiter, Details wie Anwesenheit, Noten und Kontaktinformationen umgehend zu aktualisieren. Mit einem SIS ist es ganz einfach, einen Echtzeit-Überblick über die Fortschritte der Schüler und Datenänderungen zu erhalten.

Tipp 2:
Nutzen Sie die Fähigkeit des SIS, Daten zu filtern und zu kennzeichnen. Damit können Sie Informationen so sortieren und organisieren, wie es für Ihre Schule sinnvoll ist. Benutzerdefinierte Filter erleichtern den schnellen Zugriff auf Daten. So können Sie beispielsweise akademische Leistungen, Gesundheitsdaten oder außerschulische Aktivitäten verfolgen.

Tipp 3:
Kontrollieren Sie, wer Zugang zu sensiblen Daten hat, indem Sie klare Berechtigungen in Ihrem SIS festlegen. Dies ist sowohl für die Sicherheit als auch für die Einhaltung von Vorschriften entscheidend. Durch die Zuweisung von Benutzerrollen können Sie sicherstellen, dass nur befugte Mitarbeiter Schülerdaten einsehen oder bearbeiten können, und so das Risiko von Datenschutzverletzungen verringern.

Tipp 4:
Nutzen Sie die Berichtsfunktionen des SIS, um individuelle Berichte zu erstellen. Ob für Elternversammlungen, Mitarbeiterbesprechungen oder Compliance-Audits – mit den Berichtsfunktionen sparen Sie Zeit und stellen sicher, dass die Daten, die Sie weitergeben, relevant und aktuell sind.

Tipp 5:
Richten Sie automatisierte Arbeitsabläufe ein, um Zeit für sich wiederholende Aufgaben zu sparen. Von der Anwesenheitsüberwachung bis zur Notenübermittlung kann die Automatisierung viele tägliche Aufgaben rationalisieren, so dass Ihre Mitarbeiter mehr Zeit haben, sich auf die Schüler zu konzentrieren, und weniger Zeit für Verwaltungsarbeit aufwenden müssen.

SIS von Classter

Classter macht die Erfassung von Schülerdaten stressfrei. Es bietet ein leistungsstarkes, benutzerfreundliches Schülerinformationssystem, das alle Aspekte der Datenverwaltung rationalisiert. Mit Classter können Schulen ihre Schülerdaten ganz einfach zentralisieren und sicherstellen, dass alle Informationen – von der akademischen Leistung bis zur Anwesenheit – an einem sicheren Ort gespeichert sind. Die intuitive Benutzeroberfläche der Plattform ermöglicht es den Mitarbeitern, auf die Daten zuzugreifen, sie zu aktualisieren und Berichte zu erstellen, wodurch der Zeitaufwand für Verwaltungsaufgaben verringert und die Gesamteffizienz verbessert wird. Classter verfügt außerdem über integrierte Compliance-Funktionen, die sicherstellen, dass Ihre Schule die Datenschutzbestimmungen einhält. Die anpassbaren Filter helfen Ihnen dabei, nur die wichtigsten Informationen zu erfassen.

Beginnen Sie noch heute mit Classter und entdecken Sie, wie mühelos Datenmanagement sein kann. Buchen Sie jetzt eine Demo, um zu sehen, wie wir Ihnen helfen können, Ihren Schulbetrieb zu optimieren!

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