7 razones por las que es crucial disponer de un software de admisión

El creciente número de estudiantes que solicitan estudios universitarios ejerce una gran presión sobre el cuerpo administrativo de las organizaciones de enseñanza superior. Es difícil gestionar manualmente el proceso de admisión y, al mismo tiempo, llevarlo a cabo con precisión y a tiempo. La gestión de las admisiones puede ser una tarea ardua y difícil para las universidades e institutos, pero con la llegada de las nuevas tecnologías, un software de admisiones puede facilitar el proceso, ya que todo puede gestionarse en línea.

No es de extrañar que la mayoría de las organizaciones educativas se hayan pasado a la solución de un SIS basado en la nube. Los institutos utilizan cada vez más la tecnología no sólo para mejorar el progreso académico de los estudiantes, sino también su proceso de admisión. Un sistema de gestión de admisiones en línea es esencial en el entorno educativo actual. Permite a las instituciones hacer un seguimiento más fácil de los solicitantes y las decisiones de admisión.

Veamos en profundidad por qué el software de admisión es una herramienta clave para cualquier institución educativa.

Seguimiento y evaluación de las solicitudes

Sus candidatos pueden presentar varias solicitudes para cada programa educativo en el que estén interesados. Al mismo tiempo, también pueden establecer la prioridad de los cursos preferidos. Por otro lado, los administradores de admisiones pueden recuperar información detallada, como cuántas solicitudes se han recibido frente a cuántos estudiantes han creado una cuenta pero no han enviado sus solicitudes, fase de la solicitud, etc. Además, las admisiones cerradas para cada curso académico pueden reabrirse en lugar de volver a crearse. Un software de admisiones puede proporcionar una visión global de cada solicitante, lo que permite a su institución tomar decisiones informadas sobre la eficacia del proceso de admisión.

Comunicación eficaz

Un sistema de admisión en línea agiliza la comunicación entre los solicitantes y los administradores de la escuela sin esfuerzo y en tiempo real. La información ya está almacenada en la base de datos del sistema, por lo que no es necesario introducirla manualmente. Informe fácilmente a los futuros estudiantes sobre el progreso, el estado o la finalización de sus solicitudes. Póngase en contacto rápidamente por correo electrónico, SMS o con mensajes directos a través de la plataforma y concierte entrevistas o infórmeles de cualquier asunto pendiente o pendiente.

Cero pérdida de documentos

Un software de admisión bien diseñado almacena automáticamente todos los datos de los solicitantes en un entorno seguro basado en la nube. Lo que la mayoría de la gente no sabe es que la información guardada con un proveedor de servicios en la nube es más segura que la almacenada en el disco duro de un ordenador. Si tu ordenador se estropea o tu centro de datos queda destruido debido, por ejemplo, a un desastre físico, seguirás teniendo acceso a tus archivos, ya que siempre habrá una copia cifrada y disponible en otro centro de datos.

Solución sin papel

Las herramientas de gestión de solicitudes en línea están diseñadas para ocuparse del proceso de admisión de principio a fin. Los solicitantes siguen los pasos y cargan toda la información y documentos necesarios en un entorno en línea para completar su solicitud. Las instituciones pueden utilizar herramientas de filtrado para descartar a los candidatos no aptos y las solicitudes inexactas. Es una solución digital que elimina el coste del papeleo y convierte el proceso de solicitud en un procedimiento más ecológico y respetuoso con el presupuesto.

Informes y actualizaciones en tiempo real

Con un software de admisión, las universidades e institutos pueden seguir su proceso de admisión en tiempo real. Un software de admisiones bien construido le permitirá acceder a los datos y le proporcionará información sobre las solicitudes recibidas, el número de tasas de solicitud abonadas, la fase del proceso de solicitud en la que se encuentran los estudiantes, etc. Puede obtener un informe detallado sobre los KPI de su proceso de solicitud, cómo han cambiado desde la última admisión y qué tipo de actividades de marketing podrían ser necesarias para mejorarlos.

Disponible 24 horas al día, 7 días a la semana

El software de admisión en línea permite a los solicitantes presentar sus solicitudes en línea en cualquier momento y desde cualquier lugar. El sistema está siempre operativo, 24 horas al día y siete días a la semana. El tiempo de tramitación de las solicitudes se reduce considerablemente, ya que la plataforma es fácil de usar y puede utilizarse desde cualquier lugar. Además, un software de gestión de admisiones puede ayudar a tus candidatos en cualquier momento ofreciéndoles tutoriales útiles, chatbots y preguntas frecuentes para resolver posibles dudas y preguntas.

Completar fácilmente los pagos en línea

La introducción del pago en línea no es un concepto nuevo, pero hoy es más relevante que nunca. Las pasarelas de pago en línea ofrecen a los solicitantes la posibilidad de pagar sus tasas académicas en línea, de forma fácil y segura, como parte final del proceso de solicitud. En colaboración con el Sistema de Información de Estudiantes y el Software de Admisión del instituto, la integración de una pasarela de pago en línea proporciona una solución unificada que permite a los solicitantes realizar todas las acciones necesarias de forma segura desde la web.

Conclusión

Un software de admisiones innovador le ayudará en general a simplificar y mejorar su flujo de trabajo de admisiones. Cabe señalar que los estudiantes de hoy en día son más conscientes y conocedores de la tecnología que hace 10 años. Con el paso del tiempo, el software de admisión se está convirtiendo en una herramienta esencial para las organizaciones educativas. Sus sólidas funciones agilizan la administración de la organización de principio a fin. La optimización y automatización del proceso de solicitud sólo puede beneficiarle y redundar en una mayor eficacia organizativa.

Preguntas frecuentes